Notarissen, advocaten, gerechtsdeurwaarder, belastingdeurwaarders en overheden kunnen voor inschrijving in de openbare registers bestemde stukken elektronisch aanleveren. Abonnees van mijn Kadaster kunnen hiervoor gebruik maken van de door het Kadaster ontwikkelde applicatie Web-ELAN. Ook kan gebruik worden gemaakt van door softwareleveranciers ontwikkelde applicatie voor het opstellen van in te schrijven stukken, waarin de Web-ELAN functie is ingebouwd. Een voor inschrijving in de openbare registers bestemde elektronische aanbieding moet in beginsel geauthenticeerd worden met een gekwalificeerde digitale handtekening. Een uitzondering op deze regel geldt voor overheden die beperkingenbesluiten als bedoeld in de Wet Kenbaarheid Publiekrechtelijk Beperkingen aanleveren.

Na inwerkingtreding van de wijziging van deze wet gelden voor de authenticatie van in te schrijven stukken aangepaste bij Ministeriële regeling vast te stellen regels. Volgens de toelichting bij de wijziging wordt dan voor inschrijving van beperkingenbesluiten een ‘lichtere’ authenticatieprocedure ingevoerd.

Deze procedure houdt in dat een bronhouder zich op organisatieniveau identificeert, en niet op het niveau van een individuele medewerker. Het Kadaster zal hiervoor eHerkenning gebruiken een middel dat valt onder het afsprakenstelsel elektronische toegangsdiensten (zie besluit van de Minister van Economische Zaken van 15 april 2015, nr. WJZ/15023462, Stcrt. 2015, 10829).

Het Kadaster heeft software voor het elektronisch aanleveren van stukken ontwikkeld. Deze software wordt aangeduid als het systeem Web-ELAN. Het is een zogeheten ‘webapplicatie’, die vanaf het internet kan worden ‘gedownload’. Een aantal leveranciers van notariële softwarepakketten heeft de webapplicatie ingebouwd in hun eigen softwarepakket of een eigen variant daarop ontwikkeld, op basis van de door het Kadaster om niet beschikbaar gestelde broncode. De applicatie of een andere variant hierop kan alleen worden gebruikt door personen die bij het Kadaster zijn geregistreerd als elektronische aanbieder.

7.6.1 Aanmelden als elektronische aanbieder

Aanmelding voor registratie als aanbieder geschiedt schriftelijk door gebruik te maken van een aanmeldingsformulier. In het aanmeldingsformulier moet de naam worden vermeld van de vertrouwensdienstverlener (certificatiedienstverlener) van wie de aanbieder een elektronische identificatiemiddel, het certificaat bij de elektronische handtekening afneemt ten behoeve van het elektronisch aanleveren.

Op grond van art.7e KW moeten voor dit doel gebruikte handtekeningen voldoen aan de eisen van de Europese verordening voor elektronische identiteit en vertrouwensdiensten (EU nr. 910/2014). Er worden zogenaamde gekwalificeerde elektronische handtekeningen verlangd. Dat zijn handtekeningen die passen in een proces dat niet alleen de identiteit van de ondertekenaar, maar ook die van de certificatiedienstverlener zeker stelt.

Alvorens de mogelijkheid tot elektronisch aanleveren vrij te geven, controleert het Kadaster of deze certificatiedienstverlener bevoegd is de bedoelde handtekeningen uit te geven. Alleen elektronische handtekeningen bij deze certificaten voldoen aan de vereisten uit art. 3:15a, tweede lid a tot en met f, en hebben dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven handtekening. Ter voldoening aan art. 11r Kadasterregeling, controleert de bewaarder ook of hij voldoende mogelijkheden heeft om de geldigheid van ontvangen certificaten te controleren.

Er zijn speciale instanties die certificaten uitgeven, de zogeheten certificatiedienstverleners. De Nederlandse overheid maakt gebruik van een certificaat dat wordt uitgegeven door Public Key Infrastructure (PKI)-Overheid. PKI is de infrastructuur voor het gebruik van asymmetrische versleutelingstechnieken (encryptie). Hierbij wordt gebruik gemaakt van sleutelparen: een privésleutel en een publieke sleutel die wiskundig met elkaar verbonden zijn. De privésleutel moet de rechtmatige houder strikt geheim houden, terwijl de publieke sleutel voor iedereen toegankelijk moet zijn. De toegang tot de privésleutel (een pincode) is dus het bewijs van de identiteit van de persoon.

Certificatiedienstverleners, die gekwalificeerde certificaten afgeven, worden in Nederland gecontroleerd door de Autoriteit Consument en Markt (tot 1 april 2013 OPTA genaamd). Logius heeft de rol van Policy Authority (PA) van PKI Overheid en begeleidt de toetreding van nieuwe certificatiedienstverleners tot de PKI, houdt toezicht op en controleert de werkzaamheden van deze dienstverleners. Een lijst met de actuele certificatiedienstverleners is te vinden op de website van Logius.

Op 19 juni 2011 werd ‘elektronisch ingebroken’ bij DigiNotar, tot dat moment de – voor het notariaat – grootste leverancier van persoonsgebonden gekwalificeerde elektronische handtekeningen. DigiNotar verzorgde de uitgifte van certificaten voor onder meer overheidswebsites waarmee de veiligheid van de website kon worden gegarandeerd. Ná de hack zijn onveilige certificaten in omloop gebracht.

Omdat niet met 100% zekerheid viel uit te sluiten dat gebruikers van websites geen risico’s zouden lopen bij het raadplegen van de websites, werden alle certificaten en diensten van DigiNotar niet langer als betrouwbaar aangemerkt. In eerste instantie leek het probleem zich te beperken tot de ‘eigen merk’ certificaten van DigiNotar. Naderhand bleek dat niet gegarandeerd kon worden dat het probleem zich niet ook zou (kunnen) voordoen bij de PKI Overheid certificaten die waren uitgegeven door DigiNotar. Alle gebruikers van persoonsgebonden gekwalificeerde certificaten werden daarmee genoodzaakt gebruik te maken van de diensten van één van de andere certificatiedienstverleners. Om te voorkomen dat notarissen en deurwaarders hun stukken niet langer op elektronische wijze zouden kunnen aanleveren aan het Kadaster werd door het Kadaster – in samenspraak met de KNB – een alternatief bedacht. De bewaarder accepteerde gedurende een overgangsperiode alsnog de certificaten die waren uitgegeven door DigiNotar. Aanvullend aan het gebruik van Web-ELAN werd de notaris gevraagd een door het Kadaster opgesteld overzicht van de van de notaris ontvangen stukken te controleren op eventuele onjuistheden en dit overzicht voor akkoord te ondertekenen met een handgeschreven handtekening en dit overzicht terug te sturen naar het Kadaster.

Als de gegevens van een elektronische aanbieder wijzigen, dient de elektronische aanbieder onverwijld de wijzigingen door te geven aan de bewaarder. Dat is het geval bij verandering van de elektronische postbus, de benoeming tot (toegevoegd) notaris en bij gebruik van certificaten van een andere dan de eerder opgegeven certificatiedienstverlener of een nieuw certificaat.

7.6.2 Technische vereisten

Web-ELAN kan worden gebruikt op elke computer die kan voldoen aan de technische vereisten voor elektronisch aanleveren. Deze zijn vastgelegd in een bijlage bij de Kadasterregeling, de Technische Handleiding Elektronisch Aanleveren (te downloaden van kadaster.nl onder Handleidingen). Het gaat om vereisten ten aanzien van het formaat, de indeling van bestanden, het uitwisselingsprotocol, gekwalificeerde certificaten en de wijze van aanbieding.

Aanbieders kunnen kiezen voor aanleveren via een beveiligde verbinding of onbeveiligde verbinding. Het stuk en de eventuele bijlagen en bewijsstukken moeten als pdf-bestand op A4-formaat aangeleverd worden. Een bijlage of bewijsstuk mag een groter formaat hebben. Een overzicht van eisen waaraan het stuk moet voldoen, staat in de ‘Technische handleiding elektronisch aanleveren’.

Er worden algemene standaarden en technieken voorgeschreven, zoals internetmail, S/MIME, XML en PDF. 
De technische eisen zijn tot stand gekomen in overleg met het bestuur van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie. Dat gebeurde ter uitvoering van een tussen het Kadaster en de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie gesloten convenant.
Een verzoek tot verruiming van de technische mogelijkheden kan als een verzoek tot aanpassing van het uitwisselingsprotocol worden ingediend bij de bewaarder van het Kadaster in Apeldoorn. Kosten van aanpassing komen voor rekening van de aanvrager.

Vanwege het risico dat berichten en bestanden tijdens transmissie worden onderschept en gewijzigd, worden ook vereisten ten behoeve van controle op het ongewijzigd blijven, de zogeheten integriteitcontrole, gesteld. Dat gebeurt door berekenen van een uniek controlegetal de zogeheten ‘hashwaarde’.

Web-ELAN bevat functionaliteit, waarmee de notaris voorafgaande aan verzending de hashwaarde berekent en versleutelt tot een elektronische handtekening. De notaris kan deze functionaliteit gebruiken als hij een ‘token’, een USB-stick of een smartcard met bijbehorende smartcardreader heeft verkregen van zijn certificatiedienstverlener. De bewaarder ontsleutelt een ontvangen elektronische handtekening en vergelijkt de aldus herkenbaar geworden hashwaarde met de hashwaarde van de bestanden die hij heeft ontvangen. Als beide gelijk zijn is duidelijk dat het ter inschrijving aangeboden stuk onderweg niet is gewijzigd. Ter voldoening aan art. 11b lid 2 onder 4 Kw is in art. 11a lid 3 Ku een elektronisch alternatief voor het ambtszegel op papieren stukken geregeld. Een certificatiedienstverlener kan een specifiek attribuut in het certificaat opnemen, waaruit blijkt dat de sleutelhouder (toegevoegd) notaris of kandidaat-notaris met waarnemingsbevoegdheid is. De certificaatdienstverleners voegen dit attribuut aan de certificaten toe. Voor het geval dat notarissen gebruik willen maken van gekwalificeerde certificaten van certificatiedienstverleners die geen alternatief voor het ambtszegel in hun certificaat opnemen, kan een bewijsstuk van de benoeming worden overgelegd dat niet ouder is dan 2 jaar (art. 11a lid 2 Ku).

7.6.3 Inschrijven door elektronisch aanleveren

In elektronische vorm kan een digitaal equivalent van een op papier gesteld afschrift of uittreksel van de minuutakte worden aangeboden. Het afschrift of uittreksel op papier wordt dan ingeschreven door het digitaal equivalent daarvan op te nemen in de elektronische openbare registers. Het equivalent dient te zijn voorzien van een verklaring, die ook wel equivalentieverklaring wordt genoemd. Met deze verklaring legt de notaris vast dat de bits en bytes van het elektronisch stuk een equivalent zijn van de op schrift gestelde akte of een uittreksel daarvan. De letterlijke tekst van de in art. 11b lid 1 Kw vastgelegde verklaring is dat het stuk inhoudelijk een volledige en juiste weergave is van de inhoud van het stuk, waarvan het een afschrift/uittreksel is. De verklaring moet zijn voorzien van een elektronische handtekening (art. 11b lid 1 Kw). Omdat niet het elektronisch equivalent, maar het bijbehorend origineel als het ingeschreven stuk geldt, kan ondertekening van de equivalentieverklaring door een ander dan de protocolhouder geen schending opleveren van art. 24 Kw, volgens welke het in te schrijven stuk een authentiek afschrift of uittreksel moet zijn. De bepaling, waarin aanbieding van een authentiek elektronisch afschrift of uittreksel wordt verlangd, betreft een vormvereiste voor inschrijving. Indien niet aan dit vereiste is voldaan, maar wel werd ingeschreven, kan inschrijving niet achteraf worden betwist (art. 3:22). Omdat blijkens de wetsgeschiedenis voor elektronische aanbieding geen strengere eisen werden beoogd dan reeds bestonden voor aanbieding op papier, wordt door de bewaarders niet getoetst op elektronische ondertekening door de protocolhouder (zie W. Louwman in JBN 2006/66), J.P.F. Kooijman in JBN 2006/63 en P. Blokland in JBN 2006/44 en 2006/64).

Inschrijving blijkt in de elektronische openbare registers uit een aantekening dat het stuk de status ‘ingeschreven’ heeft, voorzien van de naam van de bewaarder (art. 12 lid 1 en 2 Kw). Papieren bijlagen kunnen door de notaris worden gescand en als digitale bijlage mee worden ingeschreven. Indien de bijlage een groter formaat dan A4 heeft, zal de notaris veelal niet over een geschikte scanner beschikken. In dergelijke gevallen kan de bijlage tot 2 weken voor de inschrijving bij de bewaarder in bewaring worden gegeven. De bewaarder zal in die periode tegen betaling van het bijbehorende tarief (conform de Regeling Tarieven Kadaster) de bijlage scannen en de papieren bijlage door een digitaal equivalent vervangen.

Indien vervolgens in het verzoek tot inschrijving van het elektronisch afschrift naar de bijlage wordt verwezen, wordt de digitale bijlage mee ingeschreven.

Bij latere inzage zal dan zowel het afschrift van de akte als de bijlage langs elektronische weg raadpleegbaar zijn. Ook vooraf in depot gegeven digitale bestanden kunnen, mits daarom in het verzoek tot inschrijving wordt verzocht, als bijlage mee worden ingeschreven. Digitaal depot wordt behandeld in onderdeel 7.6.7 en gebruikt voor netwerktekeningen en splitsingstekeningen.

Raadplegers van de elektronische openbare registers kunnen incidenteel stuiten op een verwijzing naar een papieren bijlage, die nog niet is gedigitaliseerd. Van die bijlage kan dan kosteloos een afschrift bij de Klantenservice van het Kadaster worden opgevraagd.
Het is van groot belang dat de zelfde gegevens van de ondertekenaar worden opgenomen in certificaat en equivalentieverklaring. Als door het aangaan van een huwelijk of geregistreerd partnerschap een andere achternaam in de equivalentieverklaring terecht komt, die niet is opgenomen in certificaat zal de bewaarder een verzoek tot verbetering van de inschrijving versturen.

7.6.4 Elektronisch verzoek tot inschrijving

De ELAN-applicatie is afgestemd op aanlevering van voor inschrijving bestemde stukken met een elektronisch verzoek tot inschrijving (art. 11b lid 2 Kw). De vereisten voor dit verzoek worden nader geregeld in art. 11n Kr en de technische handleiding. Het verzoek dient een aantal vereiste gegevens te bevatten. Na invoer van de vereiste gegevens wordt dit verzoek automatisch door de ELAN-applicatie vervaardigd. Vereist is onder andere invoer van de soort, te weten register Hypotheken 3 of 4 met OZ (onroerende zaken), S (schepen) dan wel L (Luchtvaartuigen) met een kenmerk van het stuk en van mee in te schrijven dan wel over te leggen elektronische bijlagen.

In het verzoek tot inschrijving kan een dossierkenmerk worden meegegeven. Het verzoek tot inschrijving kan meerdere stukken bevatten, met een maximum van 15 stukken per verzoek. Het kenmerk dat in het verzoek wordt meegegeven, wordt middels het Bewijs van Ontvangst (BVO) weer teruggeleverd, zodat de notaris ziet dat specifiek dit bericht is ontvangen. In het BVO wordt eveneens een overzicht gegeven van de bestanden die zijn ontvangen. De notaris wordt geadviseerd niet dezelfde bestandsnamen te gebruiken voor verschillende berichten dan wel dezelfde namen voor verschillende bestanden binnen één bericht. Dat zou immers kunnen leiden tot verwarring op het notariskantoor; niet duidelijk is dan wellicht welk bestand daadwerkelijk is verzonden en ontvangen en welk bestand nog verzonden moet worden aan het Kadaster.

De gegevens van de ondertekenaar , die worden opgenomen in certificaat en equivalentieverklaring moeten gelijk zijn. Als door het aangaan van een huwelijk of geregistreerd partnerschap een achternaam in de equivalentieverklaring terecht komt, die niet is opgenomen in certificaat moet de bewaarder een verzoek tot verbetering van de inschrijving versturen.

7.6.5 Elektronische retourzending en bewaking integriteit

De elektronische aanbieder heeft de optie een kopie van het door hem naar de bewaarder verzonden e-mailbericht te ontvangen. Dit bericht is echter niet meer dan een bericht dat de verzending succesvol is verlopen. Daarmee staat de ontvangst van het bericht aan Kadasterzijde echter nog niet vast. Immers, er wordt gebruik gemaakt van e-mailberichten, hetgeen zou kunnen leiden tot een vertraagde ontvangst. (Zie nader: NM 2006, 12.) Na ontvangst van het bericht stuurt de bewaarder een elektronisch bewijs van ontvangst. In geval van mee aangeleverde bijlagen worden ook daarvan de gegevens in het bewijs van ontvangst overgenomen.

Het bewijs van ontvangst wordt in voorkomende gevallen nog voorafgaande aan de openingstijden van het Kadasterkantoor verzonden en bevat de gegevens van de gekwalificeerde elektronische handtekening van de aanbieder, die met het aangeboden stuk werd ontvangen, het voor inschrijving gereserveerde deel en nummer en het dossierkenmerk dat door de notaris in zijn verzoek tot inschrijving was vermeld. Door vergelijking van dossierkenmerk en eventueel de elektronische handtekening kan de notaris vaststellen aan welk stuk welk deel en nummer is toegekend. Na daadwerkelijke inschrijving van het stuk ontvangt de notaris het elektronisch bewijs van inschrijving, waarin hetzelfde deel en nummer en dossierkenmerk wordt vermeld.

De bewaarders sturen na ontvangst twee elektronische antwoorden. Een bewijs van ontvangst en een bewijs van inschrijving. Voor het authenticeren van dit elektronisch antwoord gebruiken bewaarders een zegelcertificaat dat wordt geleverd door Digidentity.

De afzender wiens stukken technisch worden afgekeurd, ontvangt daarvan in beginsel een bericht.

Voor het geval dat de aanbieder van het bericht niet herkenbaar is en dus ook geen bericht van afkeuring kan worden teruggezonden, kan de aanbieder uit het feit dat hij geen bewijs van ontvangst terugkrijgt, concluderen dat het elektronische bericht niet is aangekomen.

Het totaal aan door de bewaarders ontvangen bestanden wordt gedurende twintig jaar bewaard. Dit totaal omvat de ingeschreven stukken, de daarbij behorende bijlagen en bewijsstukken en het bijbehorend verzoek tot inschrijving, de verzoeken tot intrekking, de elektronische handtekeningen en certificaten. De door het Kadaster ontwikkelde applicatie is zo opgezet dat de opslag van deze gegevens volledig geautomatiseerd plaatsvindt. Ter waarborging van de integriteit van de openbare registers wordt de tekst van de digitale bestanden bovendien omgezet naar microfilm. Jaarlijks wordt de toereikendheid van dergelijke beveiligingsmaatregelen door externe deskundigen onderzocht (art. 3 lid 4 Kw).

7.6.6 Onderscheid elektronische aanbieder/ondertekenaar

In de regelgeving wordt onderscheid gemaakt tussen de elektronische ondertekenaar en de elektronische aanbieder. Het in te schrijven stuk met de daarbij behorende equivalentieverklaring dient te worden voorzien van een elektronische handtekening (art. 11b lid 3 Kw) en in geval van notariële akten en verklaringen dient deze elektronische handtekening door een notaris te worden gesteld (art. 3 lid 3 en 4 Ku). De totale zending wordt aangeduid als het bericht. Ter waarborging van de integriteit is voorgeschreven dat deze elektronische berichten door de aanbieder met gebruikmaking van de techniek van een digitale handtekening moeten worden gewaarmerkt (art. 11g lid 1 Kr). Er is echter niet voorgeschreven dat deze waarmerking door de notaris zelf moet geschieden. Waarmerking van het bericht zou daarom kunnen geschieden met een zogeheten kantoorcertificaat. Door dit onderscheid zou de notaris de stukken kunnen ondertekenen, waarna de medewerkers van het notariskantoor het bericht zouden kunnen verzenden, met gebruikmaking van het kantoorcertificaat. Functionaliteit voor het onderscheid tussen de handtekening van een elektronische aanbieder (de kantoormedewerker) en de ondertekenaar van de stukken (de notaris) is echter op verzoek van het notariaat niet opgenomen in Web-ELAN.

7.6.7 Digitaal depot van tekeningen

De Kadasterwet bevat een mogelijkheid om vooraf bijlagen in bewaring te geven (art. 11b lid 10 Kw). Deze mogelijkheid is nader uitgewerkt in art. 10 en 11 Ku. Inbewaringgeving is zowel op papier als in elektronische vorm mogelijk. Het vooraf in bewaring geven is praktisch in gevallen waarin de bijlagen toch vooraf aan de bewaarder moeten worden aangeboden om kadastrale aanduidingen voor appartementsrechten of netwerken te reserveren.
Het proces verloopt als volgt:
– de notaris stuurt een digitale versie van de toekomstige bijlagen, het verzoek tot inbewaringneming en reservering van kadastrale aanduidingen naar de bewaarder; het verzoek dient een uniek kenmerk te bevatten;
– de bewaarder stuurt de verklaring terug met voornoemd uniek kenmerk en het depotnummer waaronder de bijlage in bewaring is genomen, terug naar de aanvrager. Hij vermeldt daarbij tevens de gereserveerde kadastrale aanduiding;
– de notaris verlijdt de minuutakte op papier met daaraan gehecht een papieren exemplaar van de bijlage, die de bewaarder in bewaring heeft genomen;
– de notaris stuurt een elektronisch afschrift of uittreksel van zijn minuutakte naar de bewaarder; daarbij gebruikt hij een aangepaste tekst voor de equivalentieverklaring;
– de notaris verklaart nu dat het elektronisch afschrift of uittreksel samen met de tekening, die in bewaring is genomen met depotnummer * een volledige en juiste weergave is van de inhoud van het stuk, waarvan het een afschrift/uittreksel is; in het begeleidend verzoek tot inschrijving verzoekt de notaris depotbestand met depotnummer * als bijlage mee in te schrijven;
– de bewaarder schrijft het elektronisch afschrift of uittreksel in met als bijlage het in depot genomen stuk.

In gevallen, waarin de notaris niet over een digitale versie van de in bewaring te nemen bijlage beschikt, kan hij de bewaarder verzoeken een papieren versie te scannen en het digitaal equivalent in depot te nemen.

Als vergoeding voor het scannen dient de notaris het in de Regeling tarieven Kadaster genoemde tarief te betalen. De papieren bijlage dient minstens twee weken voorafgaande aan inschrijving van de akte te worden aangeboden (art. 10 lid 2 Ku).

7.6.8 Geautomatiseerde inschrijving

Het Kadaster heeft een systeem ontwikkeld, waardoor in bepaalde gevallen geautomatiseerd tot inschrijving in de openbare registers kan worden besloten. Voorwaarde is dat elektronische afschriften van akten worden aangeleverd, waarvan herkenbaar is dat een eerder door de bewaarder goedgekeurde modeltekst ongewijzigd is gebruikt en dat de modeltekst volledig met de vereiste variabele gegevens is gevuld. Modelteksten worden vastgelegd in zogeheten ‘stylesheets’. Dat zijn digitale formulieren, die na goedkeuring door de bewaarder onder een uniek nummer in depot worden genomen. Als een notaris akten aanbiedt, die op basis van die stylesheet zijn vervaardigd moet dat elektronisch gebeuren onder vermelding van het depotnummer van de gebruikte stylesheet en onder toevoeging van de variabele gegevens in een Xtensible Markup Language (XML)-bestand. Het geautomatiseerde systeem van de bewaarder voegt de van de notaris ontvangen variabelen samen met de door de notaris gebruikte stylesheet. Welk stylesheet door de notaris is gebruikt bij het opstellen van zijn akte wordt bekend doordat de notariële software ‘onder water’ het depotnummer van de gebruikte stylesheet toevoegt aan het XML-bestand. Na samenvoeging van de stylesheet en de variabelen, moet het resultaat gelijk zijn aan de ter inschrijving aangeboden akte. Als dat het geval is, is duidelijk dat de notaris de akte heeft vervaardigd met de eerder goedgekeurde modeltekst en kan, als de stylesheet volledig is gevuld, geautomatiseerd tot inschrijving worden besloten. Als een verschil met de stylesheet wordt geconstateerd of als de stylesheet niet volledig blijkt te zijn gevuld, leidt dat tot uitval en wordt de akte handmatig op inschrijvingsvereisten beoordeeld.

Aan de kant van het Kadaster is geautomatiseerde inschrijving technisch mogelijk voor publiekrechtelijke beperkingen, beslagen, vervallenverklaring van beslagen, royementsakten, hypotheekakten voor een aantal banken, akten van levering, akten van verdeling (tussen (ex-)samenwonenden, (ex-)echtelieden en (ex-)vennoten) en registerverklaringen met betrekking tot de inschrijving van koopovereenkomsten. Het ontwikkelen van meer mogelijkheden, variabelen en tekstkeuzen naar persoonlijke voorkeuren van notarissen is een continu proces. Daarbij wordt rekening gehouden met de gebruikersvriendelijkheid van het systeem van stylesheets. Notarissen die niet de beschikking hebben over een notarieel softwarepakket van één van de softwareontwikkelaars van het notariaat kunnen gebruik maken van de Kadasterapplicatie KIK-Lokaal (zie onderdeel 7.6.8.3).

Als een stylesheet in depot is genomen, geeft de bewaarder daarvan een verklaring af. De aanbieder van de stylesheet mag er daarna op vertrouwen dat een op basis van deze stylesheet vervaardigde akte, voor zover deze voldoet aan de overige eisen uit de Technische Handleiding Elektronisch Aanleveren, wordt ingeschreven (zie W. Louwman en J. Vos, JBN 2009/14).

7.6.8.1 Redactievrijheid van de notaris

Ook bij gebruik van stylesheets kunnen notarissen eigen teksten blijven gebruiken. Dat komt doordat alle voor de bijwerking van de registratie relevante bepalingen worden opgenomen in het eerste ‘stylesheetgedeelte’ van een akte. Het tweede gedeelte is vrije tekst.

Om een ononderbroken tweede deel vrije tekst te realiseren, worden tot het eerste deel ook notarisverklaringen inzake equivalentie, het tijdstip van verlijden en, in geval van transportakten, art. 24 Wvg gerekend. Het feit dat deze verklaringen boven de aktetekst worden getoond, is geen bezwaar omdat de elektronische handtekening van de notaris wordt gekoppeld aan het totale bestand van verklaringen en daarop volgende aktetekst.

De bewaarder heeft ambtshalve ‘kadasterstylesheets’ in depot genomen. Voor akten van levering, akten van verdeling en hypotheekakten bevatten die stylesheets alleen een vast eerste deel (zie MODEL 7.6.8.1A en MODEL 7.6.8.1B). Een notaris kan ook een ‘notarisstylesheet’ met eigen teksten in depot geven. Bouw van zo een notarisstylesheet door het Kadaster is mogelijk tegen het tarief vermeld in de Regeling Tarieven Kadaster. Het depotnummer en modeltekst van ‘kadasterstylesheets’ wordt algemeen bekend gemaakt en kan worden gebruikt door iedere notaris, die zich heeft aangemeld voor stylesheetgebruik. Depotnummers en teksten van ‘notarisstylesheets’ worden door het Kadaster niet algemeen openbaar gemaakt en zijn daarom alleen bekend bij de gebruiker van de stylesheet. Deze kan zelf beslissen om de stylesheet aan anderen te verstrekken en via bekendmaking van het depotnummer geautomatiseerde verwerking op basis van deze stylesheet mogelijk te maken. Stylesheets worden gebouwd volgens een schema met verplichte en facultatieve gegevensblokken, die per rechtsfeit door verbindende teksten worden verbonden. Het schema wordt vermeld in de Technische Handleiding Elektronisch Aanleveren. Het gebruik van gegevensblokken vergemakkelijkt afwijkingen doordat aanpassing van de stylesheet kan worden beperkt tot een bepaald gegevensblok (zie W. Louwman en J. Vos, JBN 2009/22 en J. Vos, JBN 2011/3)

7.6.8.2 Geautomatiseerde bijwerking van de registratie

Na geautomatiseerde inschrijving van hypotheekakten, royementsakten, beslagen en vervallenverklaringen van beslagen, registerverklaringen bij koopovereenkomsten, akten van levering en verdeling kan de registratie geheel geautomatiseerd worden bijgewerkt. Na geautomatiseerde inschrijving van publiekrechtelijke beperkingen kan de registratie in 2020 gedeeltelijk geautomatiseerd worden bijgewerkt. Na inwerkingtreding van de gewijzigde Wet Kenbaarheid Publiekrechtelijke Beperkingen kan de registratie van publiekrechtelijke beperkingen ook volledig geautomatiseerd worden bijgewerkt. Voorwaarde is wel dat de notaris vooraf met het Kadaster een overeenkomst inzake het gebruik van vaste teksten heeft gesloten. In deze overeenkomst is vastgelegd dat de notaris geen akten met een koopsom, hoofdsom of andere tegenprestatie van meer dan € 5.000.000,- zal aanbieden en in het vrije gedeelte van de KIK-akte, het tweede deel van de stylesheet, geen rechtsfeiten zal opnemen die in de registratie dienen te worden opgenomen, zoals bijvoorbeeld de doorhaling van een koopovereenkomst of de vestiging van een erfdienstbaarheid. Als hij dat toch doet, kan de bewaarder hem schorsen als aanbieder van geautomatiseerd te verwerken akten. In de Regeling tarieven Kadaster is voor de inschrijving van stukken die volledig of gedeeltelijk geautomatiseerd kunnen worden afgedaan een korting op het inschrijvingstarief opgenomen.

7.6.8.3 Software voor het vervaardigen van automatisch te verwerken stukken

Notarissen van wie de software nog niet geschikt is voor het vervaardigen van geautomatiseerd te verwerken stukken, kunnen de door het Kadaster ontwikkelde applicatie ‘KIK-Lokaal’ gebruiken. Deze applicatie is geen werkelijk alternatief voor de doorgaans zeer geavanceerde notariële softwarepakketten, maar vormt een rudimentair systeem, strikt bedoeld voor het vervaardigen van KIK-akten. Zo zijn er geen koppelingen met andere registers of geautomatiseerde zoekfuncties in KIK-Lokaal beschikbaar. De software bevat versies van de kadasterstylesheets en is geschikt om:
– door het vullen van deze stylesheets (het eerste deel van) een akte te vervaardigen;
– de aan de stylesheet toegevoegde variabelen om te zetten naar een XML-bestand;
– het aldus vervaardigde XML-bestand en eerste deel van de akte te importeren in de eigen applicatie. Met behulp van de eigen applicatie moet een tweede deel van de hypotheek- of transportakte worden gevuld. Met behulp van Web-ELAN kan vervolgens een afschrift van de akte met het voor geautomatiseerde verwerking vereiste XML-bestand elektronisch naar het Kadaster worden verzonden.