7.4.1 Kadaster-on-line
Klanten met een abonnement op Mijn Kadaster kunnen een afschrift uit de registers direct inzien en downloaden via Kadaster-on-line. Zij moeten daarvoor het deel en nummer van inschrijving kennen.
Verwijzingen naar deelnummers van 50.000 of hoger betreffen altijd het landelijk openbaar register. Deze inschrijvingen dateren van 12 juni 2006 of later toen een landelijk openbaar register is ingevoerd. Inschrijvingen met een lager deelnummer betreffen altijd een inschrijving in een bepaalde vestiging. In dergelijke gevallen dient aan het deel en nummer altijd de betreffende kantoornaam te worden toegevoegd. Op verzoek kan een onderzoek naar inschrijvingen met specifieke bepalingen zoals een kettingbeding, mandeligheid, of buurweg of erfdienstbaarheden worden gevraagd. Omdat deze akten vaak vervallen kadastrale perceelnummers bevatten, kan ter aanvulling een filiatie worden gevraagd. Een filiatie toont welke vervallen perceelnummers door een actueel perceel worden overlapt.
Bij erfdienstbaarhedenonderzoeken maakt het Kadaster onderscheid tussen onderzoeken die terug gaan tot 1950 en onderzoeken die de periode voorafgaand aan 1950, toen akten nog met de pen werden overgeschreven, betreffen. Omdat bij onderzoeken tot 1950 gebruik kan worden gemaakt van geautomatiseerde hulpmiddelen kunnen deze sneller worden afgerond.
Incidenteel zal geen deel en nummer van inschrijving, maar een verwijzing naar de oude handmatige registratie worden aangetroffen. Dit betreft zogenaamde ‘primitieve tenaamstellingen’, die ontstonden bij de oprichting van het Kadaster na terreinonderzoek van een landmeter, waarna nooit een overdracht ingeschreven. Dit doet zich soms voor bij gronden van kerkgenootschappen.
7.4.2 Onderzoek naar geregistreerde netwerken
Rond een verzoek tot teboekstelling van een netwerk, kan de notaris het Kadaster een aantal onderzoeken laten uitvoeren.
Bij het Kadaster kan een netwerk BA-kaart worden aangevraagd (BA=Bevoegd Aanleggerschap) Deze kaart geeft inzicht in de eigendomstoestand van de kadastrale percelen waarin het net is aangelegd. Er wordt onder andere weergegeven of het net in publieke grond is aangelegd of in particuliere grond. Ook is te zien welke kadastrale percelen belast zijn met een zakelijk recht van degene die beweert bevoegd aanlegger te zijn.
Als het onderzoek naar het bevoegd aanleggerschap is afgerond en de notaris de akte van registratie heeft opgesteld, kan de notaris een onderzoek ingeschreven eigendomclaims en beslagen op netwerken bij het Kadaster aanvragen. Dit onderzoek leert of er al een eigendomclaim of beslag is aangetekend op het nog niet geregistreerde net is ingeschreven. De claim of het beslag kan voorafgaand aan de registratie van het net zijn aangetekend bij een of meerdere percelen waarin het net is aangelegd. Zodra een netwerk is geregistreerd, en daarmee een eigen kadastrale aanduiding heeft gekregen, wordt in de registratie naar de claim of beslag verwezen bij de kadastrale aanduiding van dit netwerk. Voorafgaande aan teboekstelling kan het Kadaster ook een onderzoek naar eerdere teboekstellingen van netwerken uitvoeren. Het Kadaster onderzoekt dan op grond van een aangeleverde hartlijn van het net of in de kadastrale registratie een identiek net aanwezig is. De kans dat een net al eerder werd geregistreerd is zeker niet uit te sluiten. Op basis van de Overgangsregeling (art. 155a Overgangswet Nieuw Burgerlijk Wetboek) werd doorgaans geen onderzoek op perceelniveau uitgevoerd. Daardoor is het mogelijk dat een deel van het net al eerder werd geregistreerd door degene die een deel van het net in beheer/onderhoud had.
7.4.3 De actualiteit van informatie
Het Baarns-beslag-arrest (HR 30 januari 1981, NJ 1982, 56) resulteerde in een KNB-beleidsregel volgens welke de notaris met uitbetaling van gelden dient te wachten tot uit narecherche is gebleken dat er geen eerder ingeschreven stukken aan de transactie in de weg kunnen staan (zie paragraaf 2.7.5.3). Om de notaris te helpen aan deze voorwaarde te voldoen, heeft het Kadaster een systeem van signaleringen ingevoerd. Ontvangen stukken worden, ook als die nog niet zijn beoordeeld, direct in de registratie kenbaar gemaakt met de tekst ‘let op stuk’ en een verwijzing naar het voor inschrijving van dat stuk gereserveerde deel en nummer. Een raadpleger kan een afschrift van het stuk opvragen en aldus, ook indien nog niet over inschrijving is beslist, zelf beoordelen of het stuk kan worden ingeschreven en in dat geval aan zijn transactie in de weg kan staan.
De gedachte achter het werkproces rond signaleringen is vergelijkbaar met die rond boekingen in het register van voorlopige aantekening (zie onderdeel 7.11.15.3). Als de bewaarder inschrijving heeft geweigerd bestaat op grond van art. 3:20 de mogelijkheid dat de bewaarder met terugwerkende kracht tot inschrijving wordt veroordeeld. Daarom wordt de boeking in het register van voorlopige aantekeningen vermeld in de BRK en wordt op verzoek een afschrift van het geweigerde stuk verstrekt. De raadpleger kan aldus zelf inschatten hoe groot de kans is dat alsnog tot inschrijving van het geweigerde stuk wordt besloten.
Om zeker te weten dat er geen andere stukken zijn die hetzelfde object betreffen en wellicht voorrang hebben (op een eerder tijdstip zijn aangeboden), moet de notaris weten in hoeverre andere op dezelfde dag aangeboden stukken zijn gesignaleerd. Het Kadaster heeft voor dat doel een scherm met datuminformatie ingevoerd. Daarop wordt kenbaar gemaakt tot en met welke dag alle tot sluiting kantoor ontvangen stukken zijn gesignaleerd.
De keuze voor ‘datuminformatie’ kan in Kadaster-on-line worden gemaakt op het scherm ‘Selecteren product’ nadat een kadastraal object of persoon is geselecteerd. De datum ‘kadastraal signalering t/m’ leert van welke dag alle voor het register Hypotheken 4 aangeboden stukken zijn gesignaleerd. De datum ‘hypothecair signalering overige stukken t/m’ verschaft dezelfde informatie over voor het register Hypotheken 3 aangeboden hypotheekstukken. De datum ‘hypothecair signalering beslagen t/m’ verschaft dezelfde informatie voor beslagen. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen de beslagen van een gehele werkdag (tot 15:00) en beslagen die na sluiting de vorige werkdag en voor opening kantoor (met tijdstip 9:00 uur) werden ontvangen. Dit onderscheid was relevant ten tijde van de vorige KNB-beleidsregel. Omdat onder de nieuwe regel notarissen ook moet controleren op ‘last minute’ hypotheken en leveringen heeft specifieke beslaginformatie voor her- en narecherches geen zin meer.
De signalering zegt nog niets over inschrijving. Het besluit tot inschrijving vindt in beginsel later plaats en mag weer niet worden verward met voltooide bijhouding van de registratie of fiattering. Met de overmaking van gelden hoeft daarom niet te worden gewacht (zie W. Louwman en J. Vos in WPNR 6817 (2009).
Op grond van het eerste lid van art. 3d Kadasterwet moet het Kadaster passende technische en organisatorische maatregelen nemen om in het algemeen de kwaliteit van processen te waarborgen. Volgens het vierde lid van dit artikel moet het bestuur van de Dienst eenmaal per jaar door deskundigen laten toetsen of deze maatregelen toereikend zijn. Vanwege het afbreukrisico van fouten in her- en narecherches lijkt het logisch het proces rond signalering en datainformatie tot onderwerp van deze toetsing te maken en de uitkomsten en zo nodig getroffen verbetermaatregelen jaarlijks openbaar te maken. Aldus kan commotie over de betrouwbaarheid van her- en narecherches, die zelfs tot Kamervragen leidde (zie TK plenaire verslagen 14 februari 2017), worden voorkomen.