8.1 Inleiding – Notariaat Online

In dit hoofdstuk wordt de vertegenwoordiging van de privaatrechtelijke rechtspersonen NV, BV, vereniging en stichting behandeld. De vertegenwoordigingsregeling van deze rechtspersonen is neergelegd in Boek 2 BW. De vertegenwoordigingsregeling die voor de NV en BV is neergelegd in art. 2:130/240 vormt de uitvoering van het zogenaamde ‘richtlijnstelsel’. Dit is het vertegenwoordigingsstelsel dat in de eerste EEG-Richtlijn was opgenomen in art. 9 (eerste EEG-richtlijn 68/151/EEG, PbEG 1968, L 65/8, d.d. 14 maart 1968). In het kader van een codificatieoperatie is de eerste EEG-richtlijn in 2009 vervangen door Richtlijn 2009/101/EG (Richtlijn 2009/101/EG van 16 september 2009, PbEG 2009, L 258/11 d.d. 1 oktober 2009, inwerkingtreding op 21 oktober 2009). Bij de recentste codificatieoperatie van de Europese wetgever is een aantal richtlijnen waaronder Richtlijn 2009/101/EG ingetrokken (andere ingetrokken richtlijnen zijn: richtlijnen 82/891/EEC, 89/666/EEC, 2005/56/EC, 2011/35/EU en 2012/30/EU, zie art. 166 Richtlijn (EU) 2017/1132 van het Europees Parlement en de Raad van 14 juni 2017 aangaande bepaalde aspecten van het vennootschapsrecht, OJ L 169, 30.6.2017, p. 46–127, https://data.europa.eu/eli/dir/2017/1132/oj. De bepalingen die hierin waren opgenomen zijn neergelegd in Richtlijn (EU) 2017/1132 van 14 juni 2017. De vertegenwoordigingsregeling die in eerste EEG-richtlijn was opgenomen in art. 9 is thans is neergelegd in art. 9 van Richtlijn (EU) 2017/1132. Inhoudelijk is er sinds 1968 niets aan de vertegenwoordigingsbepaling veranderd.
Behalve door wettelijke vertegenwoordigers kunnen de NV, BV, vereniging en stichting vertegenwoordigd worden door gevolmachtigden. In dit hoofdstuk wordt derhalve de volmachtsregeling van Boek 3 BW behandeld voor zover deze betrekking heeft op de vertegenwoordiging van de genoemde rechtspersonen. Voorts wordt ingegaan op de vertegenwoordiging van de personenvennootschappen. Ten slotte worden de vertegenwoordigingsregelingen van publiekrechtelijke rechtspersonen (Staat, Provincie en Gemeente) en de vertegenwoordiging van kerken besproken.
Vertegenwoordiging speelt een belangrijke rol om binding van de bovengenoemde rechtspersonen aan rechtshandelingen met derden tot stand te brengen. Rechtspersonen kunnen immers anders dan natuurlijke personen niet zelf handelen, maar zijn in grote mate afhankelijk van vertegenwoordigers die in het rechtsverkeer rechtshandelingen namens hen verrichten. Voor derden is het dan ook van groot belang om te weten welke personen bevoegd zijn om de rechtspersoon te vertegenwoordigen en wat de omvang van de aan hen toegekende vertegenwoordigingsbevoegdheid is. In dit hoofdstuk staan deze vragen en de beantwoording ervan, centraal.

8.1.1 Hoofdregel vertegenwoordiging van de NV en BV

De vertegenwoordigingsregeling voor de NV en BV is neergelegd in art. 2:130 respectievelijk art. 2:240. Deze bevat een combinatie van gezamenlijke vertegenwoordigingsbevoegdheid en individuele vertegenwoordigingsbevoegdheid. In de eerste plaats is het gezamenlijke bestuur altijd vertegenwoordigingsbevoegd (art. 2:130/240 lid 1). In de statuten kan de collegiale vertegenwoordigingsbevoegdheid niet aan het bestuur worden ontnomen. Bovendien heeft in beginsel iedere bestuurder individuele vertegenwoordigingsbevoegdheid (art. 2:130/240 lid 2, zin 1) (MODEL 8.1.1A, MODEL 8.1.1B, MODEL 8.1.1C). De wettelijke hoofdregel voorziet in een zo ruim mogelijke binding van de vennootschap. Deze ontstaat zowel door rechtshandelingen verricht door het bestuur als college als door individuele bestuurders.
Voor wat betreft het beginsel van ‘Gesamtvertretung’ door het bestuur (art. 2:130/240 lid 1) is in de literatuur de vraag opgeworpen wat hieronder verstaan moet worden. Wordt bedoeld dat alle bestuurders gezamenlijk moeten optreden, hetzij in persoon hetzij bij volmacht of is voldoende dat het bestuur een meerderheidsbesluit neemt, gevolgd door een namens het gezamenlijke bestuur verrichte vertegenwoordigingshandeling? Heersende opvatting is dat vertegenwoordigd wordt bij meerderheidsbesluit. Het besluit hoeft niet de instemming te hebben van alle bestuurders. Voldoende is dat de meerderheid erachter staat.

Zie hierover P. van Schilfgaarde, ‘Vertegenwoordiging van rechtspersonen volgens 17 725’, WPNR 5940 (1980); B.C. de Die, ‘Zeer vele troebele en duistere plekken?’, in: Recht door zee: liber amicorum H. Schadee, 1980, p. 42-44; W.C.L. Van der Grinten, Handboek voor de naamlooze en de besloten vennootschap, 1992, nr. 235; J.B. Huizink, GS Rechtspersonen (losbl.), art. 130, nr. 4 vertegenwoordiging door het bestuur. Anders: F.J.W. Löwensteyn, Pitlo-Löwensteyn, Rechtspersonenrecht, deel 2, 1994, nr. 2.55, p. 156-157.

8.1.2 Variatiemogelijkheden vertegenwoordiging NV en BV

De wet geeft vennootschappen de mogelijkheid in de statuten af te wijken van de hoofdregel dat iedere individuele bestuurder vertegenwoordigingsbevoegd is. De statuten kunnen bepalen dat de vertegenwoordigingsbevoegdheid behalve aan het bestuur slechts toekomt aan een of meer bestuurders (MODEL 8.1.2A). Tevens kunnen de statuten bepalen dat een bestuurder slechts gezamenlijk met een of meer anderen kan vertegenwoordigen (art. 2:130/240 lid 2, zin 2 en 3). Laatstgenoemde statutaire bepaling wordt een tweehandtekeningenclausule genoemd. Een voorbeeld van het in de statuten variëren op de vertegenwoordigingsregeling is de volgende bepaling: bestuurder A en bestuurder B zijn slechts gezamenlijk vertegenwoordigingsbevoegd; bestuurder C heeft geen vertegenwoordigingsbevoegdheid en bestuurder D is slechts gezamenlijk vertegenwoordigingsbevoegd met derde X. De vennootschap kan hierop jegens derden een beroep doen, mits deze statutaire bepaling is ingeschreven in het handelsregister (art. 25 Hregw jo. art. 22a en art. 22b Hregb).

Behandelaar:
– De behandelaar dient te inventariseren wie vertegenwoordigingsbevoegdheid moeten verkrijgen.
– De behandelaar moet vervolgens uitzoeken of de vertegenwoordigers individueel of gezamenlijk vertegenwoordigingsbevoegd zijn.
– De behandelaar dient in de statuten neer te leggen wie vertegenwoordigingsbevoegd zijn en of zij gezamenlijk of individueel de vennootschap mogen vertegenwoordigen.

8.1.3 Vertegenwoordigingsbevoegdheid van het bestuur van een vereniging

De vertegenwoordigingsregels voor de vereniging zijn neergelegd in art. 2:45. Hoofdregel is dat het bestuur de vereniging vertegenwoordigt (art. 2:45 lid 1). In de statuten kan hiervan niet worden afgeweken. Het bestuur is altijd bevoegd de vereniging te vertegenwoordigen. De wet zelf geeft geen vertegenwoordigingsbevoegdheid aan de individuele bestuurders van een vereniging. Deze zijn – in tegenstelling tot de bestuurders van een NV en die van een BV – in beginsel niet vertegenwoordigingsbevoegd. De wet laat daarentegen wel toe dat de statuten de bevoegdheid tot vertegenwoordiging aan een of meer bestuurders toekennen (art. 2:45 lid 2). Dit betekent dat in de statuten aan een individuele bestuurder vertegenwoordigingsbevoegdheid kan worden verleend. Ook kunnen in de statuten zogenaamde tweehandtekeningenclausules worden opgenomen. In de statuten kan bijvoorbeeld bepaald worden dat het bestuur alsmede bestuurder A en bestuurder B gezamenlijk vertegenwoordigingsbevoegd zijn. Voorts is het mogelijk dat de statuten bepalen dat een bestuurder de vereniging slechts met medewerking van een of meer anderen mag vertegenwoordigen. Bijvoorbeeld dat bepaald is dat de voorzitter en de secretaris tezamen bevoegd zijn de vereniging te vertegenwoordigen. De vereniging kan op deze statutaire bepalingen een beroep doen jegens derden mits deze zijn ingeschreven in het handelsregister (art. 25 Hregw jo. art. 28a en art. 28b Hregb).

Stel: een vereniging heeft drie bestuurders A, B en C. In de statuten van de vereniging zijn geen bepalingen opgenomen over de vertegenwoordigingsbevoegdheid. Indien bestuurder A namens de vereniging een transactie verricht, is de stichting hieraan niet gebonden. De vereniging kan zich jegens de wederpartij beroepen op de vertegenwoordigingsonbevoegdheid van bestuurder A. Er is sprake van een wettelijke beperking van de vertegenwoordigingsbevoegdheid in de zin van art. 2:45 lid 3. Indien bestuurder A de betreffende transactie zou hebben verricht samen met bestuurder B was de vereniging eveneens niet gebonden. Ook in dit geval is de vereniging immers vertegenwoordigd door vertegenwoordigingsonbevoegde bestuurders. Hetzelfde geldt indien bestuurder A samen met een andere persoon is opgetreden namens de vereniging. In een dergelijk geval wordt de vereniging slechts rechtsgeldig vertegenwoordigd als bestuurders A, B en C gezamenlijk namens de vereniging de transactie verrichten.

8.1.4 Vertegenwoordigingsbevoegdheid van het bestuur van een stichting

De vertegenwoordigingsregels voor de stichting zijn opgenomen in art. 2:292. De wet kent het bestuur van de stichting vertegenwoordigingsbevoegdheid toe (art. 2:292 lid 1). Aan de gezamenlijke vertegenwoordigingsbevoegdheid van het bestuur als zodanig kan in de statuten niet voorbij worden gegaan. Het bestuur van een stichting is altijd vertegenwoordigingsbevoegd. De wet geeft stichtingen voorts de mogelijkheid naast het bestuur in de statuten aan individuele bestuurders vertegenwoordigingsbevoegdheid toe te kennen (art. 2:292 lid 2). In de statuten kan bepaald worden dat een bestuurder afzonderlijk vertegenwoordigingsbevoegd is, ook kunnen in de statuten tweehandtekeningenclausules worden opgenomen. Bijvoorbeeld dat de voorzitter en de secretaris gezamenlijk vertegenwoordigingsbevoegd zijn en/of bestuurder A en bestuurder B gezamenlijk vertegenwoordigingsbevoegd zijn. Deze mogelijkheid volgt uit de zinsnede van art. 2:292 lid 2 waarin is bepaald dat vertegenwoordigingsbevoegdheid kan worden toegekend aan een of meer bestuurders (MODEL 8.1.4A). Ook kunnen de statuten bepalen dat een bestuurder slechts met medewerking van een of meer anderen de stichting mag vertegenwoordigen. De stichting kan dergelijke statutaire bepalingen jegens derden inroepen mits deze zijn ingeschreven in het handelsregister (art. 25 Hregw jo. art. 29a Hregb).