Wanneer de behandelaar de conceptakte van statutenwijziging gereed heeft gemaakt, verstuurt hij deze naar de rechtspersoon en andere betrokkenen (bijvoorbeeld de accountants, adviseurs en/of aandeelhouders).
Wanneer vervolgens alle stukken, die betrekking hebben op de besluitvorming inzake de statutenwijziging (notulen van leden-aandeelhouders en/of bestuursvergaderingen of aandeelhoudersbesluiten), zijn ontvangen, kan het passeren van de akte plaatsvinden.

9.5.1 Wie tekent de akte

De akte van statutenwijziging (anders dan een proces-verbaal van een vergadering) kan worden getekend door het bestuur van de rechtspersoon waarvan de statuten worden gewijzigd. In de praktijk zullen in het besluit tot statutenwijziging doorgaans een of meerdere bestuurders of derden (zoals medewerkers van het notariskantoor) worden gemachtigd om de akte van statutenwijziging te tekenen. Men raadplege dus de besluitvorming om te zien wie bevoegd is de akte te tekenen.

9.5.2 Bijwerken aandeelhoudersregister

Het bestuur van de kapitaalvennootschap is verplicht de statutenwijziging in het aandeelhoudersregister te vermelden. Wanneer door de statutenwijziging ook het soort aandelen of het aantal of de nominale waarde ervan wijzigt, dient deze wijziging ook nog bij de vermelding van het maatschappelijk en geplaatst kapitaal van de vennootschap te worden aangepast alsmede bij de (afzonderlijke) aandeelhouders. Doorgaans verzorgt het notariaat deze werkzaamheden.

9.5.3 Opgave wijziging handelsregister

Het bestuur van de rechtspersoon waarvan de statuten zijn gewijzigd, is verplicht de wijziging op te geven aan het handelsregister. Deze verplichtingen zijn voor de vereniging opgenomen in art. 2:43 lid 5, voor de stichting in art. 2:293 en voor de NV en de BV in art. 2:126 en art. 2:236.
De bestuurders zijn verplicht een afschrift van de akte van statutenwijziging en een zogenaamde doorlopende tekst van de statuten neer te leggen bij het handelsregister.
Blijft deze neerlegging ten kantore van het handelsregister achterwege dan plegen de bestuurders een economisch delict (strafbaar feit) en kan de rechtspersoon jegens derden die van de wijziging onkundig waren, geen beroep doen op de statutenwijziging (denk aan bijvoorbeeld de bepalingen omtrent de vertegenwoordiging; zie art. 2:6).
Toezending van het afschrift van de akte en de doorlopende tekst van de gewijzigde statuten gaat vergezeld van het formulier 15 van de Kamers van Koophandel. De notaris beantwoordt de vragen op dit formulier en ondertekent deze vervolgens. De vragen op dit formulier hebben betrekking op de inhoud van de wijzigingen, bijvoorbeeld wijziging van de naam, het doel, de vestigingsplaats en het kapitaal. De notaris kan de inschrijving ook digitaal verzorgen.

Ook de opgave van de statutenwijziging aan het handelsregister geschiedt in de regel door het notariaat.

9.5.4 Aanvragen uittreksel

Tegelijk met het toesturen van het afschrift van de akte, de doorlopende tekst van de statuten en het formulier 15 vraagt de behandelaar in de begeleidende brief aan de Kamers van Koophandel om toezending van een nieuw uittreksel uit het register van de rechtspersoon waarvan de statuten zijn gewijzigd. Op deze manier kan worden gecontroleerd of de wijzigingen ook correct zijn verwerkt in het betreffende register. Dit nieuwe uittreksel kan vervolgens met het afschrift van de akte en de doorlopende tekst worden toegestuurd aan de belanghebbenden.

9.5.5 Wie krijgen er een afschrift van de akte

Het afschrift, de doorlopende tekst en een nieuw uittreksel worden in ieder geval toegestuurd aan het bestuur van de rechtspersoon. Wanneer de opdracht tot statutenwijziging is binnengekomen via de accountant, fiscalist of andere adviseurs van de rechtspersoon, ontvangt ook deze de genoemde bescheiden. Ook andere belanghebbenden, zoals aandeelhouders, leden, commissarissen of andere toezichthouders kunnen voor toezending van deze stukken in aanmerking komen.

9.5.6 Dossier archiveren

Wanneer alle hiervoor in onderdeel 9.5 vermelde werkzaamheden zijn verricht en de stukken zijn verstuurd, kan het dossier worden gearchiveerd.
Maar voordat daartoe kan worden overgegaan, dient nog een declaratie te worden opgemaakt en verstuurd.
Alvorens het dossier te archiveren, dient te worden gekeken welke stukken eruit kunnen worden ‘geschoond’. Men moet oppassen dat niet te veel wordt weggegooid.
Alle correspondentie en aantekeningen van de behandelaar dienen in ieder geval te worden bewaard.

9.5.7 Nazorg dossier

De behoefte aan nazorg bij de statutenwijziging van een rechtspersoon zal met name kunnen ontstaan bij wijzigingen die een sterk inhoudelijk karakter dragen. In deze gevallen zou men nog eens aan de opdrachtgever (doorgaans het bestuur van de betreffende rechtspersoon) kunnen vragen of de gewijzigde statutaire bepaling in de praktijk ook het gewenste effect sorteert.