Eerder in dit hoofdstuk is aan de orde gekomen op welke wijze voor alle typen van rechtspersonen een besluit tot statutenwijziging tot stand komt en welke voorwaarden daarvoor gelden.
In de volgende onderdelen van dit hoofdstuk zal worden gekeken op welke wijze aan deze besluiten uitvoering moet worden gegeven willen deze ook daadwerkelijk tot een statutenwijziging leiden. Daarbij zal duidelijk worden dat een notariële akte doorgaans noodzakelijk is.
Verder zal worden stilgestaan bij de vraag wie aan het besluit tot statutenwijziging uitvoering moet geven en dus wie de akte moet tekenen.

Alvorens dit te doen dient nog te worden vermeld dat onder een notariële akte dient te worden verstaan een akte opgemaakt ten overstaan van een in Nederland residerende notaris. Daarnaast moet erop worden gelet dat de akte in de Nederlandse taal (of Fries) wordt verleden. Gebeurt dit niet dan is de statutenwijziging nietig. Mocht de notariële akte om welke andere reden dan ook authentieke kracht missen, dan is de statutenwijziging eveneens nietig.
Dat de inwerkingtreding van de statutenwijziging afhankelijk is van een notariële akte wil niet zeggen dat aan de statutenwijziging niet de bepaling mag worden toegevoegd dat zij pas op een vaste datum in de toekomst inwerking treedt.
Over de vraag of aan een statutenwijziging ook terugwerkende kracht kan worden verleend, zijn de meningen verdeeld. Zie Van Schilfgaarde, Van de NV en de BV, 2006, p. 346. Aan terugwerkende kracht kan in de praktijk behoefte bestaan als bekrachtiging van een besluit tot statutenwijziging niet mogelijk is.

9.4.1 Algemeen

Voor de wijziging van de statuten van een rechtspersoon moet een notariële akte worden gemaakt. De uitvoering van het besluit tot statutenwijziging moet in een notariële akte worden opgenomen.
In art. 2:234 staat dit voor de BV vermeld en voor de NV in art. 2:124.
Lid 5 van art. 2:43 bepaalt dat voor een vereniging met volledige rechtsbevoegdheid (inclusief coöperatie en onderlinge waarborgmaatschappij) de statutenwijziging pas in werking treedt, nadat hiervan een notariële akte is opgemaakt. Na het verlijden van de notariële akte kan het besluit tot statutenwijziging dat eerder is genomen, pas gaan werken.
Voor de statutenwijziging van een stichting vermeldt art. 2:293 dat de wijziging bij notariële akte tot stand moet komen. Kortom: ook hier dient het besluit van het tot wijziging bevoegde orgaan van de stichting te worden uitgevoerd in een notariële akte.

9.4.2 Comparitie

In de comparitie van de notariële akte wordt omschreven wie bij de akte compareren, ofwel wie voor de notaris verschijnen.
Om te kunnen zien wie voor een akte van statutenwijziging voor de notaris dient te verschijnen zal in de wet moeten worden nagegaan wie voor de uitvoering van een besluit tot statutenwijziging wordt aangewezen. Per afzonderlijke rechtspersoon wordt hierna aangegeven wie uitvoering geeft aan het besluit tot wijziging van de statuten.

De NV en de BV
Voor deze kapitaalvennootschappen geldt dat het bestuur steeds bevoegd is de akte te doen verlijden ook zonder machtiging van de algemene vergadering (art. 2:124 lid 2 en 234 lid 2).

De vereniging (inclusief coöperatie en onderlinge waarborgmaatschappij)
Voor de vereniging geldt dat de algemene ledenvergadering een gemachtigde kan aanwijzen om de notariële akte te doen verlijden. Blijft deze machtiging achterwege, dan moet het bestuur de akte doen verlijden (zie MvA bij art. 2:43, Kamerstukken II 1984/85, 17 725, nr. 7, p. 26).

De stichting
Het antwoord op de vraag wie de akte van statutenwijziging voor een stichting kan doen verlijden, vindt men in art. 2:293. Dit artikel vermeldt dat de statuten van een stichting alleen kunnen worden gewijzigd wanneer de statuten die mogelijkheid bieden en dan ook nog alleen door een besluit van het orgaan van de stichting dat daarvoor door de statuten wordt aangewezen.
Bieden de statuten wel de mogelijkheid tot wijziging, maar wijzen zij geen speciaal orgaan aan om het besluit daartoe te nemen, dan is het bestuur van de stichting daartoe bevoegd.
Algemeen wordt aangenomen dat het orgaan (waaronder begrepen het bestuur) dat bevoegd is het besluit tot wijziging te nemen, ook bevoegd is de notariële akte te doen verlijden.

9.4.3 Proces-verbaal van de algemene vergadering

In art. 2:124/234 lid 2 opent de wet voor de NV/BV de mogelijkheid dat de notariële akte kan bestaan uit een notarieel proces-verbaal van de algemene vergadering waarin het besluit tot statutenwijziging is genomen. Alleen de algemene vergadering is bevoegd opdracht te geven tot het maken van een notarieel proces-verbaal, tenzij de statuten anders bepalen (zie: Van der Grinten, Handboek (1992) nr. 222).
In de praktijk komt zo’n proces-verbaal zelden voor. Doorgaans worden notulen gemaakt van een vergadering waarin het besluit tot statutenwijziging werd genomen en worden deze later aan de notariële akte gehecht.

9.4.4 Hoe worden veranderingen omschreven

Zoals al eerder gezegd is, zijn alle mogelijke statutenwijzigingen van rechtspersonen te talrijk om allemaal te behandelen. Enkele in de notariële praktijk regelmatig voorkomende soorten werden eerder in dit hoofdstuk behandeld.
Toch valt in de notariële praktijk voor elke statutenwijziging wel een terugkerende vorm te ontdekken. In grote lijnen kunnen daarbij twee varianten worden onderscheiden, te weten:
– het wijzigen van een of meerdere artikelen van de statuten; of –
– een wijziging van de gehele statuten: een integrale statutenwijziging.

9.4.5 Slotbepalingen

Zoals hiervoor in onderdeel 9.3.1 al vermeld, verdienen de slotbepalingen in de akte van statutenwijziging van kapitaalvennootschappen bijzondere aandacht. Met name in de gevallen waarbij het aantal aandelen of het soort of de nominale waarde van aandelen door de statutenwijziging verandert.
In deze gevallen is het zaak om in de slotbepaling van de akte een recapitulatie op te nemen die weergeeft wat er met de oorspronkelijke aandelen is gebeurd. Met andere woorden dient er te worden aangegeven uit hoeveel aandelen, van welke soort en met welke nominale waarde, het maatschappelijk en het geplaatste kapitaal van de vennootschap bestond voor de statutenwijziging en vervolgens hoe dit na de statutenwijziging is verdeeld.
Het ontbreken van zo’n slotbepaling kan bij latere overdrachten van aandelen aanleiding geven tot veel gepuzzel en een titelonderzoek ernstig belemmeren.