Meestal zal de opdracht tot statutenwijziging binnenkomen via het bestuur van de betreffende rechtspersoon. Ook verstrekt de accountant of belastingadviseur van de rechtspersoon (in dit geval dikwijls een kapitaalvennootschap) nogal eens namens de rechtspersoon de opdracht tot statutenwijziging aan de behandelaar.
Bij kapitaalvennootschappen komt het in de praktijk verder nog voor dat de aandeelhouder(s) de opdracht aan de behandelaar verstrekken.

De wijze van binnenkomst is in de praktijk zeer verschillend.
In de praktijk onderscheidt men een drietal vormen:
– de opdracht komt binnen via een telefoongesprek;
– de opdracht wordt verstrekt in een bespreking; of 
– er wordt een schriftelijke opdracht verleend (brief, e-mail, fax).

9.2.1 Opdrachtbevestiging

Na binnenkomst van de opdracht wordt deze bevestigd aan de opdrachtgever en/of aan de rechtspersoon.
Zoals geldt voor elke opdracht aan de behandelaar is het van belang dat duidelijk wordt vastgelegd wat de opdrachtgever van de behandelaar mag verwachten. Datzelfde geldt ook voor het in rekening te brengen honorarium (MODEL 9.2.1A).

De dienstverlening aan cliënten is gebaseerd op een privaatrechtelijk overeenkomst. Namelijk die van opdracht zoals geregeld in art. 7:400 en verder. De overeenkomst van opdracht is een wederkerige overeenkomst. Tegenover het recht op honorarium staat de plicht tot dienstverlening door de behandelaar. Beide elementen houden verband met elkaar: afhankelijk van de werkzaamheden waartoe de behandelaar zich verplicht, zal hij ook gehonoreerd worden.

Het verdient aanbeveling om een cliënt een ondertekend exemplaar van de opdrachtbevestiging terug te laten sturen. Bij een statutenwijziging zal als cliënt, en dus formele opdrachtgever, dienen te gelden de rechtspersoon zelf, vertegenwoordigd door het bestuur.
Daarnaast verdient het aanbeveling om ook de algemene voorwaarden van het notariskantoor mee te sturen met de opdrachtbevestiging (al dan niet vermeld op het briefpapier van het kantoor).

Ten slotte kan in de opdrachtbevestiging ook gevraagd worden om informatie en gegevens te verstrekken, welke nodig zijn om het dossier aan te kunnen maken en om met de werkzaamheden te kunnen beginnen.

9.2.2 Besluit tot statutenwijziging

Al naar gelang het betreft een statutenwijziging van een vereniging (inclusief coöperatie en onderlinge waarborgmaatschappij), stichting of kapitaalvennootschap (NV/BV) onderscheidt men verschillende soorten van besluitvorming die aan de statutenwijziging ten grondslag dienen te liggen.

Aan een statutenwijziging kunnen ten grondslag liggen:
– een aandeelhoudersbesluit (buiten vergadering);
– een besluit van de algemene vergadering van aandeelhouders;
– een bestuursbesluit (bij een statutenwijziging van een stichting);
– een besluit van de algemene ledenvergadering (in geval van een statutenwijziging van een vereniging of een aan haar verwante rechtspersoon (coöperatie of onderlinge waarborgmaatschappij)).

In de navolgende onderdelen zullen de wijze van totstandkoming van de verschillende besluiten en de wijze van oproepen van de organen die deze besluiten moeten nemen, nader worden bekeken.

9.2.2.1 Besluit tot statutenwijziging algemene vergadering van aandeelhouders

Aan een statutenwijziging van een kapitaalvennootschap (NV of BV) dient een besluit van de algemene vergadering van aandeelhouders (hierna algemene vergadering) ten grondslag te liggen. De bevoegdheid tot het wijzigen van de statuten komt immers toe aan de algemene vergadering. In de plaats daarvan kan ook een zogenaamd aandeelhoudersbesluit (genomen buiten vergadering) komen (zie onderdeel 9.2.3). Hierna wordt telkens het wetsartikel genoemd dat betrekking heeft op de BV. Voor de NV geldt (nagenoeg) hetzelfde.

9.2.3 Bijeenroeping algemene vergadering van aandeelhouders

In praktijk zal een besluit tot kapitaalvermindering genomen worden bij een vennootschap die maar één aandeelhouder kent, de zogenaamde éénpersoonsvennootschap. Vaak zien we dan dat er geen algemene vergadering van aandeelhouders wordt bijeengeroepen maar dat gebruik wordt gemaakt van een aandeelhoudersbesluit of een andere wijze van besluitvorming buiten vergadering. Deze vormen van besluiten komen hierna in onderdeel 6.5.3.9 aan de orde. Nu wordt eerst bekeken hoe een daartoe opgeroepen algemene vergadering van aandeelhouders zal overgaan tot een besluit om het kapitaal van de vennootschap te verminderen.

Vooraf zij vermeld dat art. 2:208 lid 5 voorschrijft dat de oproeping tot een vergadering waarin een besluit tot kapitaalvermindering moet worden genomen ook altijd dient te vermelden: het doel van de kapitaalvermindering en de wijze van uitvoering, dit op straffe van vernietigbaarheid van het besluit (art. 2:5).

9.2.3.1 Oproepingsbrieven

Aandeelhouders worden opgeroepen voor een algemene vergadering van aandeelhouders door middel van zogenaamde oproepingsbrieven, zie art. 2:223, gericht aan de adressen vermeld in het aandeelhoudersregister. aandeelhouders genoegzaam in de gelegenheid zijn geweest aan de besluitvorming te hebben kunnen deelnemen. Tenzij de statuten anders bepalen, kan, indien de aandeelhouder of andere vergadergerechtigde hiermee instemt, de oproeping geschieden door een langs elektronische weg toegezonden leesbaar en reproduceerbaar bericht aan het adres dat door hem voor dit doel aan de vennootschap is bekend gemaakt.

9.2.3.2 Wat vermelden de oproepingsbrieven?

De oproepingsbrieven moeten de te behandelen onderwerpen (lees: de kapitaalvermindering) vermelden. Doen ze dit niet dan zijn de besluiten die op deze niet vermelde onderwerpen betrekking hebben vernietigbaar (art. 2:15).

9.2.3.4 Agenderingsrecht

Met de invoering van de wet tot aanpassing van het structuurregime is de praktijk verblijd met de komst van een nieuw art. 2:224a betreffende het agenderingsrecht van aandeelhouders. Een beperking die dus ook geldt voor de huis-tuin-en-keuken-BV.
Eén of meer aandeelhouders die één procent of meer van het geplaatste kapitaal vertegenwoordigen kunnen de vennootschap schriftelijk verzoeken onderwerpen (dus ook een kapitaalvermindering) in de oproeping van de vergadering te plaatsen zodat deze daar behandeld kunnen worden. Het verzoek dient uiterlijk dertig dagen (voor de NV zestig dagen) voor de dag van de vergadering te zijn ingediend. Is deze termijn in acht genomen, dan dient dit verzoek in beginsel gehonoreerd te worden. Alleen een voor de vennootschap zwaarwegend belang kan aan de honorering van het verzoek in de weg staan. Te denken valt hierbij aan het indienen van een onderwerp met als doel het enkel verstoren van de vergaderorde. Verzoekers dienen bij de indiening van het verzoek wel hun belang aan te geven.
Van genoemde grens van één procent en/of de termijn van dertig (zestig) dagen kan bij de statuten worden afgeweken. Ook hier zijn door de wetgever de andere vergadergerechtigden dezelfde rechten toegekend.

9.2.3.5 Termijn voor oproeping

De oproeping van de vergadering dient niet later dan de achtste dag voor de vergadering te geschieden. Zonder deze termijn in acht te nemen kan de vergadering geen oproeping of zonder wettige besluiten nemen. Ook deze besluiten zijn weer vernietigbaar (zie art. 2:15 lid 1 sub a).

Net als bij de hierna te noemen regeling van de plaats van vergadering, geldt nog dat er wel wettelijke besluiten kunnen worden genomen indien een vergadering bijeen is waarin alle aandeelhouders (dat wil zeggen het gehele geplaatste aandelenkapitaal) aanwezig of vertegenwoordigd zijn en het besluit is genomen met algemene stemmen. Ook hier bestaat weer discussie over de vraag of ook houders van met medewerking van de vennootschap uitgegeven certificaten (en de daarmee gelijkgestelde pandhouders en vruchtgebruikers) voor zo’n vergadering geldig moeten zijn opgeroepen.

9.2.3.6 Plaats van vergadering

Algemene vergaderingen worden gehouden in de plaats die de statuten vermelden. Daarnaast kan de vergadering worden gehouden in de gemeente waar de vennootschap haar woonplaats heeft.

9.2.3.7 Wie mogen de vergadering bijwonen

Iedere aandeelhouder is bevoegd, in persoon of bij schriftelijk gevolmachtigde, de algemene vergadering bij te wonen, daarin het woord te voeren en het stemrecht uit te oefenen. De statuten kunnen beperkingen opleggen aan de bevoegdheid van aandeelhouders om zich te laten vertegenwoordigen (zie art. 2:227). De bevoegdheid om zich te laten vertegenwoordigen kan niet worden beperkt als het gaat om een vertegenwoordiging door een advocaat, notaris, kandidaat-notaris, registeraccountant of accountant-administratieconsulent.

Naast aandeelhouders zijn ook andere vergadergerechtigden (houders van certificaten waaraan bij de statuten vergaderrecht is verbonden en aandeelhouders die vanwege een vruchtgebruik of pandrecht geen stemrecht hebben, alsmede vruchtgebruikers en pandhouders die stemrecht hebben, vruchtgebruikers en pandhouders die geen stemrecht hebben hebben vergaderrecht indien de statuten dit bepalen en bij de vestiging of overdracht van het vruchtgebruik of pandrecht niet anders is bepaald) bevoegd om, in persoon of bij schriftelijk gevolmachtigde, de vergadering bij te wonen en daarin het woord te voeren. Ook voor andere vergadergerechtigden kunnen de statuten beperkingen opleggen aan de mogelijkheid om zich te laten vertegenwoordigen. Met opnieuw weer de uitzondering voor de genoemde beroepsgroepen.
Lid 6 van art. 2:227 bepaalt dat een aandeelhouder, die in gebreke is te voldoen aan een wettelijke of statutaire verplichting, door de statuten het recht kan worden ontzegd om de vergadering bij te wonen.
Art. 2:227 lid 7 verschaft verder nog bestuurders en commissarissen toegang tot de vergadering en geeft hen een raadgevende stem. Ook zij moeten daarom voor de vergadering worden opgeroepen en daar hun advies kunnen geven. Worden al deze voorschriften niet in acht genomen dan zijn de genomen besluiten vernietigbaar (art. 2:15 lid 1 sub a).
In art. 2:227 lid 8 is bepaald dat aan de eis van een schriftelijke volmacht ook is voldaan wanneer de volmacht elektronisch is vastgelegd.

9.2.3.8 Stemrecht in de algemene vergadering

Besluiten komen tot stand door het uitbrengen van een stem binnen een orgaan van een rechtspersoon. De art. 2:12 en art. 2:13 regelen het stemrecht bij rechtspersonen.

In art. 2:12 begint de wetgever met een regeling voor het bijzondere geval, waarin aan een lid of aan een aandeelhouder het stemrecht door de statuten kan worden ontnomen. De statuten kunnen bepalen dat het stemrecht over besluiten waarbij de rechtspersoon aan bepaalde personen rechten toekent of verplichtingen kwijtscheldt, aan die personen (en aan haar echtgenoot, geregistreerd partner of bloedverwanten in de rechte lijn) kan worden ontzegd. De strekking van deze bepaling is duidelijk. Een lid of aandeelhouder kan te nauw betrokken zijn bij een bepaald onderwerp en daarbij een persoonlijk belang hebben. Wel noemt de wet een uitzondering op deze regel. Het belang dat iemand in zijn hoedanigheid van lid van een orgaan of van aandeelhouder heeft, wordt niet gezien als een persoonlijk belang waarvoor de betrokkene niet zou mogen meestemmen. Men bedenke hier nog dat art. 2:12 de mogelijkheid biedt om in de statuten van de rechtspersoon op te nemen dat het stemrecht wordt ontzegd aan diegenen die persoonlijk te zeer betrokken zijn bij het te nemen besluit. Hetzelfde kan gelden voor de echtgenote, geregistreerd partner of bloedverwanten in de rechte lijn van deze persoon.

Een meer algemene regeling van het stemrecht behandelt de wetgever in art. 2:13. Deze regeling is voor de praktijk meer van belang en wordt hierna uitvoeriger besproken.

Art. 2:13 lid 1 geeft antwoord op de vraag of een stem ook kan worden vernietigd los van het besluit dat op basis van deze stem is genomen. De wet geeft een duidelijk antwoord: ‘een stem is nietig in de gevallen waarin een eenzijdige rechtshandeling nietig is; een stem kan niet worden vernietigd.’

Voorbeelden van nietige stemmen:
– een stem uitgebracht door iemand die geen stemrecht heeft, bijvoorbeeld vanwege een schorsing;
– een stem is niet uitgebracht op de wijze zoals in de statuten is voorgeschreven;
– een stem uitgebracht door een gevolmachtigde, terwijl een schriftelijke volmacht ontbreekt;
– een stem die niet schriftelijk is uitgebracht in het geval de wet dit vereist, bijvoorbeeld bij aandeelhoudersbesluiten buiten vergadering (art. 2:238 en 128).

De bepaling dat stemmen niet kunnen worden vernietigd, heeft ook gevolgen voor een stem uitgebracht door een handelingsonbekwame. Hierin voorziet lid 2 van art. 2:13. Daar wordt bepaald dat een stem die toekomt aan een onbekwame, moet worden uitgebracht door zijn wettelijke vertegenwoordiger.
Een onbekwame die lid is van een vereniging wordt hiervan uitgezonderd. Voor zover de statuten van de vereniging zich daartegen niet verzetten, kan het stemrecht in alle organen van de vereniging (want er staat: ‘binnen de vereniging’) door de onbekwame zelf worden uitgeoefend.
Voor andere rechtspersonen geldt dat de wettelijke vertegenwoordiger het stemrecht van een onbekwame moet uitoefenen. Dit is dwingend recht. Een stem uitgebracht door een onbekwame is dus nietig.

De regel dat een stem alleen nietig kan zijn en niet vernietigbaar, brengt ook met zich mee dat vernietiging van de stem als rechtsbehandeling op grond van dwaling, misbruik van omstandigheden of bedrog niet vernietigbaar is. Uiteraard is wel het besluit dat op grond van zo’n stem is genomen vernietigbaar. Hoe besluiten worden vernietigd, komt hierna aan de orde.

Nietige stemmen kunnen voor een besluit ook vergaande gevolgen hebben. Gevolg kan zijn dat het besluit nietig is of helemaal niet is genomen, omdat de meerderheid van stemmen niet is bereikt of omdat een quorum niet is gehaald. Het omgekeerde kan juist ook het geval zijn; er kan juist wel een meerderheid zijn bereikt waardoor het besluit toch geacht moet worden te zijn genomen.

Er kan ook discussie ontstaan over de uitslag van de stemming of over de inhoud van een besluit ingeval zo’n besluit is genomen op basis van een voorstel dat niet schriftelijk werd vastgelegd.
Voor deze situatie biedt art. 2:13 lid 3 uitkomst. Indien de statuten niet anders bepalen, is namelijk het oordeel van de voorzitter bij deze kwesties beslissend.
Om te zien wie als voorzitter van een orgaan van een rechtspersoon optreedt, moeten worden gekeken naar de statuten of de reglementen. Voor de vereniging wordt dit door de wet geregeld, en wel in art. 2:38 lid 2.
Het oordeel van de voorzitter geeft slechts de doorslag in dezelfde vergadering als waarin de stemming of het genomen besluit aan de orde kwamen. Een en ander heeft te maken met de inhoud van lid 4 van art. 2:13. Daar wordt namelijk bepaald dat, indien de juistheid van het oordeel van de voorzitter wordt betwist, onmiddellijk een herstemming kan worden verlangd.
Als de stemming hoofdelijk of schriftelijk plaats heeft gevonden, kan de meerderheid van de vergadering een herstemming verlangen. Onduidelijk is daarbij of het moet gaan om stemgerechtigde aanwezigen. De wet spreekt van ‘de meerderheid der vergadering’. Wanneer een stemming niet hoofdelijk of schriftelijk plaatsvond, dan kan al één stemgerechtigde aanwezige een herstemming verlangen. Hier heeft de wetgever het wel over een stemgerechtigde. Door de nieuwe stemming vervallen alle gevolgen van de oude.

Tot slot moet nog worden vermeld dat de voorzitter alleen mag oordelen over de uitslag van de stemming in die zin dat hij niet mag oordelen over de vraag of de stemmen terecht of ten onrechte tot de stemming zijn toegelaten.
Verder is het oordeel van de voorzitter slechts beslissend voor de vaststelling van de inhoud van een besluit dat genomen werd aan de hand van een niet-schriftelijk vastgelegd voorstel. Is het voorstel wel schriftelijk vastgelegd, dan heeft het geschreven woord voorrang boven het oordeel van de voorzitter.

9.2.3.9 Besluit buiten vergadering/aandeelhoudersbesluit tot statutenwijziging

Art. 2:128/238 biedt de mogelijkheid aan de praktijk om besluiten te nemen zonder dat er een vergadering van aandeelhouders wordt gehouden. Op deze wijze van besluitvorming zal in dit onderdeel nader worden ingegaan.

In de (notariële) praktijk worden, zeker bij de ‘gewone’ besloten vennootschappen, de meeste besluiten door aandeelhouders genomen zonder dat er een algemene vergadering volgens de voorschriften is bijeengeroepen.

Vaak zien we dat een zogenaamd aandeelhoudersbesluit is genomen welk besluit is vastgelegd in een schriftelijk stuk. Ook dit is een besluit in de zin van art. 2:238. Zo’n besluit kan op deze manier genomen worden als er maar een aandeelhouder is.
Kent de vennootschap meerdere aandeelhouders, dan kan er buiten vergadering ook een besluit worden genomen, maar dan moeten de aandeelhouders allemaal hun stem schriftelijk hebben uitgebracht. Dit kan overigens ook per fax of e-mail (langs elektronische weg) als de staturen dit toelaten.
Zijn de stemmen niet schriftelijk uitgebracht dan is er geen besluit tot stand gekomen of zo men wil, sprake van een nietig besluit.
In de praktijk zien we ook vaak schriftelijke notulen van een vergadering van aandeelhouders, zonder dat de vergadering echt heeft plaatsgevonden en de stemmen ook niet schriftelijk zijn uitgebracht. Dit zijn notulen van een zoals Van Schilfgaarde (p. 196) het noemt ‘papieren vergadering’. In beginsel zijn de besluiten opgenomen in deze notulen nietig, tenzij de aandeelhouders of alle aandeelhouders deze notulen hebben ondertekend. In dat geval kan het document worden aangemerkt als een besluit in de zin van art. 2:238.

Andere vergadergerechtigden
Besluitvorming buiten vergadering is alleen maar toegestaan wanneer, in geval er andere vergadergerechtigden zijn, zij met deze wijze van besluitvorming hebben ingestemd.

Adviesrecht
Het adviesrecht van bestuurders en commissarissen blijft ook bij besluitvorming buiten vergadering bestaan. Zij moeten in de gelegenheid worden gesteld hun adviserende stem uit te brengen.

9.2.3.10 Specifieke voorwaarden voor een besluit tot statutenwijziging kapitaalvennootschap

De wet geeft in art. 2:231 tot en met 237 de regels voor de statutenwijziging van de BV. De bevoegdheid om de statuten te wijzigen komt toe aan de algemene vergadering. Wel dient nog in de statuten te worden gekeken of de bevoegdheid tot wijziging van de statuten is uitgesloten, of er een grotere meerderheid van stemmen is voorgeschreven en of voor een besluit tot wijziging nog toestemming van het bestuur of de RvC nodig is (art. 2:231 lid 1 en 2). Lid 4 van dit artikel vertelt ons nog dat een besluit tot statutenwijziging dat specifiek afbreuk doet aan enig recht van houders van aandelen van een bepaalde soort of aanduiding (te denken valt met name aan hierbij aan stemrechtloze aandelen) de goedkeuring behoeft van deze groep van aandeelhouders. Deze goedkeuring is niet vereist indien bij de toekenning van dit recht de bevoegdheid tot wijziging van die bepaling uitdrukkelijk was voorbehouden.
Hierbij moet worden bedacht dat wanneer de statuten de mogelijkheid tot wijziging uitsluiten of wanneer de bedoelde toestemming ontbreekt, er toch een besluit tot statutenwijziging kan worden genomen, maar dan wel met algemene stemmen in een vergadering waarin het gehele geplaatste kapitaal is vertegenwoordigd. In deze situatie kan de bepaling die de toestemming voorschrijft van de RvC of van het bestuur, niet worden gewijzigd. De vergadering kan overigens geen terugwerkende kracht aan de statutenwijziging verlenen.
Ook hier moet weer worden opgemerkt dat de redelijkheid en billijkheid met zich mee kunnen brengen dat, ook al is voldaan aan de formele eisen voor een geldig besluit tot statutenwijziging, een algemene vergadering onder omstandigheden geen besluit tot statutenwijziging kan nemen inzake een onderwerp waarbij de belangen van bepaalde aandeelhouders in bijzondere mate zijn betrokken, zonder deze aandeelhouders in de gelegenheid te stellen om aan de besluitvorming over dat onderwerp deel te nemen.

Ten slotte bepaalt art. 2:233 nog dat wanneer de algemene vergadering wordt voorgesteld de statuten te wijzigen, de oproeping voor zo’n vergadering steeds moet vermelden dat er een statutenwijziging aan de orde is.
Voorts dienen degenen die de vergadering oproepen tegelijkertijd een afschrift van het voorstel waarin de voorgedragen wijziging woordelijk is opgenomen, ten kantore van de vennootschap voor iedere aandeelhouder ter inzage te leggen tot de afloop van de vergadering. Daarnaast kunnen aandeelhouders kosteloos een afschrift van het bedoelde voorstel ontvangen. Ook hier worden de andere vergadergerechtigden (lees: certificaathouders alsmede vruchtgebruikers en pandhouders met vergaderrechten) gelijkgesteld met de aandeelhouders.
Wordt aan de gemelde voorwaarden niet voldaan, dan kan er niet geldig tot een statutenwijziging worden besloten met ook hier weer de uitzondering van art. 2:224 lid 2 (een met algemene stemmen genomen besluit van het gehele geplaatste kapitaal).
In dit verband dient men zich nog af te vragen hoe het zit met wijzigingen op de voorgestelde statutenwijziging, die ter vergadering worden ingebracht. Algemeen wordt aangenomen dat deze wijzigingen niet zodanig van aard mogen zijn dat daardoor over een geheel ander wijzigingsvoorstel zal worden besloten.

9.2.3.11 Besluit bestuur tot statutenwijziging stichting

Een besluit tot het wijzigen van de statuten van een stichting wordt genomen door het orgaan van de stichting dat daartoe door de statuten wordt aangewezen. Daarbij moeten de statuten een statutenwijziging ook met zoveel woorden mogelijk maken (art. 2:298). Verder moet het besluit tot wijziging van de statuten en de daadwerkelijke uitvoering daarvan worden opgenomen in een notariële akte. Ontbreekt een notariële akte dan is de statutenwijziging nietig en is zij dus niet tot stand gekomen.
De meeste stichtingen hebben het bestuur als enig orgaan. In de praktijk wordt het bestuur meestal ook aangewezen om de statuten te wijzigen. Andere organen zoals bijvoorbeeld een raad van toezicht of commissarissen kunnen evenwel door de statuten ook de bevoegdheid hebben gekregen de statuten te wijzigen. Bieden de statuten wel de mogelijkheid tot wijziging ervan maar wijzen zij geen orgaan aan dat dit besluit moet nemen, dan wordt algemeen aangenomen dat het bestuur dit besluit mag nemen.
Voorzien de statuten van de stichting niet in de mogelijkheid tot wijziging ervan, dan kan de rechtbank de statuten wijzigen.

9.2.3.12 Besluit algemene ledenvergadering tot statutenwijziging van een vereniging, coöperatie of onderlinge waarborgmaatschappij

Art. 2:42 geeft de spelregels voor de wijziging van de statuten van een vereniging, en via de schakelbepaling van art. 2:53a ook voor de statutenwijziging bij een coöperatie en onderlinge waarborgmaatschappij. Dit artikel bepaalt dat de statuten slechts kunnen worden gewijzigd door een besluit van de algemene ledenvergadering. In de volgende onderdelen zal aan de orde komen op welke wijze dit besluit tot stand dient te komen.

9.2.3.13 Bijeenroeping algemene ledenvergadering

Uit art. 2:42 volgt dat de statuten worden gewijzigd door een besluit van de algemene vergadering. Bij de oproeping van deze vergadering moet worden meegedeeld dat in deze vergadering een wijziging van de statuten zal worden voorgesteld.
Tussen de ontvangst van de oproep en de datum van de vergadering dient minimaal een termijn van zeven dagen te zitten.

De oproepers tot de vergadering moeten het voorstel waarin de wijzigingen woordelijk zijn opgenomen, ter inzage leggen gedurende een termijn van minstens vijf dagen voor de vergadering. Dit voorstel moet op een voor de leden geschikte plaats ter inzage liggen, en tot dat de dag van de vergadering is afgelopen.
Wanneer een vereniging uit afdelingen bestaat of afgevaardigden kent, wordt de hiervoor genoemde periode van zeven dagen verlengd naar veertien dagen. In dit geval wordt het letterlijke voorstel met de oproeping meegestuurd.

Voor het antwoord op de vraag wie de vergadering waarin de statutenwijziging aan de orde komt, bijeen mag roepen moet art. 2:41 worden geraadpleegd. Hoofdregel is dat het bestuur de algemene vergadering van de leden bijeenroept. Daarnaast kan deze bevoegdheid door de statuten ook aan anderen worden toegewezen.
Het bestuur kan een vergadering bijeenroepen wanneer het dit wenselijk acht, maar kan er ook door de wet of de statuten toe worden verplicht.
Verder is het bestuur verplicht een algemene vergadering bijeen te roepen op verzoek van ten minste een zodanig aantal leden of afgevaardigden als bevoegd is tot het uitbrengen van een tiende gedeelte van de stemmen in de algemene vergadering of een zoveel geringer aantal als bij de statuten is bepaald. De vergadering moet in dat geval binnen vier weken na indiening van het verzoek worden gehouden.
Indien aan het verzoek tot bijeenroeping door het bestuur binnen 14 dagen geen gehoor wordt gegeven, dan mogen de verzoekers zelf een vergadering bijeenroepen. Dat dient te gebeuren op dezelfde wijze als waarop het bestuur dit zou moeten doen of door middel van een advertentie in ten minste een ter plaatse waar de betreffende rechtspersoon gevestigd is, veel gelezen dagblad. De verzoekers kunnen dan zelfs anderen dan bestuursleden belasten met de leiding van de vergadering en het opstellen van de notulen.
Wel moet erop worden gelet dat de statuten van de betreffende rechtspersoon zelf een alternatieve wijze van bijeenroepen kan voorschrijven voor het geval het bestuur een verzoek van de leden zou negeren. De wijze van bijeenroepen zal bij een vereniging met volledige rechtsbevoegdheid altijd in de statuten te vinden zijn. Art. 2:27 schrijft namelijk voor dat dit in de statuten moet worden opgenomen.

9.2.3.14 Besluit tot statutenwijziging door de algemene vergadering

Art. 2:42 vertelt ons de spelregels voor de wijziging van de statuten van een vereniging en via de schakelbepaling van art. 2:53a ook voor de statutenwijziging bij een coöperatie en onderlinge waarborgmaatschappij. We lezen in dit artikel dat de statuten slechts gewijzigd kunnen worden door een besluit van de algemene ledenvergadering. In de volgende onderdelen lezen we op welke wijze dit besluit tot stand dient te komen.

In art. 2:42 lezen we dat de statuten worden gewijzigd door een besluit van de algemene vergadering. De oproeping van deze vergadering moet vergezeld gaan van de mededeling dat in deze vergadering een wijziging van de statuten zal worden voorgesteld.
Vanaf de ontvangst van de oproep en de datum van de vergadering dient minimaal een termijn van zeven dagen te zitten.

De oproepers tot de vergadering moeten het voorstel waarin de wijzigingen woordelijk zijn opgenomen, ter inzage leggen gedurende een termijn van minstens vijf dagen voor de vergadering.
Het voorstel moet op een voor de leden geschikte plaats ter inzage liggen tot dat de dag van de vergadering is afgelopen.
Wanneer een vereniging uit afdelingen bestaat of afgevaardigden kent wordt de hiervoor genoemde periode van zeven dagen verlengd naar veertien dagen. In dit geval wordt het letterlijke voorstel met de oproeping meegestuurd.

Voor het antwoord op de vraag wie de vergadering waarin de statutenwijziging aan de orde komt, bijeen mag roepen raadplegen we art. 2:41.
Hoofdregel is dat het bestuur de algemene vergadering van de leden bijeenroept. Daarnaast kan deze bevoegdheid door de statuten ook aan anderen worden toegewezen.
Het bestuur kan een vergadering bijeenroepen wanneer het dit wenselijk oordeelt maar kan er ook door de wet of de statuten toe worden verplicht.
Verder is het bestuur verplicht om op verzoek van tenminste een zodanig aantal leden of afgevaardigden als bevoegd is tot het uitbrengen van een tiende gedeelte van de stemmen in de algemene vergadering of een zoveel geringer aantal als bij de statuten bepaald, een algemene vergadering bijeenroepen. De vergadering moet dan binnen vier weken na indiening van het verzoek worden gehouden.
Indien aan het verzoek tot bijeenroeping door het bestuur binnen 14 dagen geen gehoor wordt gegeven, dan mogen de verzoekers zelf een vergadering bijeenroepen. Dat moet dan gebeuren op dezelfde wijze als waarop het bestuur dit zou moeten doen of door middel van een advertentie in tenminste één ter plaatse waar de betreffende rechtspersoon gevestigd is, veel gelezen dagblad. De verzoekers kunnen dan zelfs anderen dan bestuursleden belasten met de leiding van de vergadering en het opstellen van de notulen.
Wel moet erop gelet worden dat de statuten van de betreffende rechtspersoon zelf een alternatieve wijze van bijeenroepen kan voorschrijven voor het geval het bestuur een verzoek van de leden zou negeren. De wijze van bijeenroepen zullen we bij een vereniging met volledige rechtsbevoegdheid altijd in de statuten vinden. Art. 2:27 schrijft namelijk voor dat dit in de statuten wordt opgenomen.

9.2.4 Dossier aanmaken

Na ontvangst van de opdrachtbevestiging gaat de behandelaar over tot het aanmaken van het dossier en het verzamelen van alle gegevens die hij nodig heeft voor zijn werkzaamheden.
Bij het handelsregister dient een uittreksel te worden opgevraagd van de rechtspersoon waarvan de statuten zullen worden gewijzigd.

Het bestuur van de rechtspersoon zal worden gevraagd om:
– een afschrift van de laatste statuten van de rechtspersoon. Tenzij de staturen al in het bezit zijn van het notariskantoor. De behandelaar controleert via het uittreksel uit het handelsregister of dit inderdaad de laatst opgemaakte statuten zijn;
– de personalia (inclusief geldig legitimatiebewijs) van het bestuur of afzonderlijke bestuurders van de rechtspersoon die uitvoering moeten geven aan het besluit tot statutenwijziging;
– het aandeelhoudersregister van de vennootschap of een afschrift daarvan (in geval van een statutenwijziging van een kapitaalvennootschap).

Ondertussen wordt de opdracht als nieuwe zaak ingevoerd in het kaartsysteem van het notariskantoor en voorzien van een dossiernummer.