Meestal zal de opdracht tot statutenwijziging binnenkomen via het bestuur van de betreffende rechtspersoon. Ook verstrekt de accountant of belastingadviseur van de rechtspersoon (in dit geval dikwijls een kapitaalvennootschap) nogal eens namens de rechtspersoon de opdracht tot statutenwijziging aan de behandelaar.
Bij kapitaalvennootschappen komt het in de praktijk verder nog voor dat de aandeelhouder(s) de opdracht aan de behandelaar verstrekken.

De wijze van binnenkomst is in de praktijk zeer verschillend.
In de praktijk onderscheidt men een drietal vormen:
– de opdracht komt binnen via een telefoongesprek;
– de opdracht wordt verstrekt in een bespreking; of –
– er wordt een schriftelijke opdracht verleend (brief, e-mail, fax).

9.2.1 Opdrachtbevestiging

Na binnenkomst van de opdracht wordt deze bevestigd aan de opdrachtgever en/of aan de rechtspersoon.
Zoals geldt voor elke opdracht aan de behandelaar is het van belang dat duidelijk wordt vastgelegd wat de opdrachtgever van de behandelaar mag verwachten. Datzelfde geldt ook voor het in rekening te brengen honorarium (MODEL 9.2.1A).

De dienstverlening aan cliënten is gebaseerd op een privaatrechtelijk overeenkomst. Namelijk die van opdracht zoals geregeld in art. 7:400 en verder. De overeenkomst van opdracht is een wederkerige overeenkomst. Tegenover het recht op honorarium staat de plicht tot dienstverlening door de behandelaar. Beide elementen houden verband met elkaar: afhankelijk van de werkzaamheden waartoe de behandelaar zich verplicht, zal hij ook gehonoreerd worden.

Het verdient aanbeveling om een cliënt een ondertekend exemplaar van de opdrachtbevestiging terug te laten sturen.