In de statuten moet in ieder geval de wijze van benoeming en ontslag van de bestuurders worden opgenomen (art. 2:27 lid 4 onder f). Het verdient aanbeveling in het model van een gewone vereniging ook de hierna behandelde onderwerpen te regelen.
4.8.1 Samenstelling bestuur
De wet geeft geen voorschriften over het aantal bestuursleden. In de statuten wordt dit aantal opgenomen. Ook een eenhoofdig bestuur is mogelijk.
Meestal is in de statuten bepaald dat er een maximum aantal bestuursleden is.
Sinds 1 juli 2021 is het ook mogelijk gebruik te maken van de wettelijke mogelijkheid om een one-tier board te hebben: een bestuur bestaande uit zowel uitvoerende als niet uitvoerende, toezichthoudende bestuursleden.
4.8.1.1 Kwaliteitseisen bestuurslid
Van een bestuurslid mag worden verlangd dat hij affiniteit heeft met de activiteiten van de vereniging en de doelstelling van de vereniging ondersteunt. De algemene vergadering zal zich daarvan ter gelegenheid van de benoeming proberen te vergewissen.
De eisen die aan een bestuurslid mogen worden gesteld hoeven niet per se in de statuten te worden opgenomen. Dat kan wel. Is dit het geval dan dient in de statuten ook te worden opgenomen dat het bestuurslidmaatschap eindigt bij verlies van de vereiste kwaliteit.
4.8.1.2 Meerhoofdig bestuur: voorzitter, secretaris en penningmeester
Indien het bestuur uit meer leden bestaat, wijst het uit zijn midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester aan (art. 2:37 lid 7).
De statuten kunnen dit anders regelen. Zo kunnen functies worden gecombineerd. Bij een wat kleiner bestuur komt in de praktijk de functie van secretaris-penningmeester wel voor. In de statuten kan worden bepaald dat het bestuur niet zelf deze functies verdeelt, maar dat de voorzitter door de algemene vergadering in functie wordt gekozen. Dat kan ook voor de secretaris en penningmeester worden bepaald. Daarnaast is ook een combinatie van in functie kiezen en aanwijzen door het bestuur mogelijk.
Tenzij de statuten anders bepalen, kan de algemene vergadering aan de bestuurders een bezoldiging toekennen (art. 2:57 lid 6).
4.8.1.3 Plaatsvervanging
De statuten kunnen voorzien in plaatsvervangers voor leden van het bestuur en voor de voorzitter, secretaris en penningmeester. In het gewone model van de vereniging zal daaraan geen behoefte zijn als het bestuur uit een voldoende aantal leden is samengesteld.
In de literatuur wordt het plaatsvervangend bestuurderschap wel ontraden (zie de literatuur vermeld in Asser/Rensen 2-III* 2017/140), omdat daardoor onduidelijk kan zijn wie bevoegd is als bestuurder op te treden. Om dat bezwaar weg te nemen, moet een statutaire regeling in elk geval duidelijk omschrijven wanneer de plaatsvervangers bevoegd zijn op te treden, omdat dit gevolgen kan hebben voor de geldigheid van de besluitvorming in het bestuur en de vertegenwoordiging. In het model is op dit punt een heldere regeling opgenomen (MODEL 4.8.1.3A).
4.8.2 Benoeming bestuur
4.8.2.1 Benoeming door de algemene vergadering uit de leden
De benoeming van het bestuur kan op zeer verschillende wijzen worden geregeld.
In dit onderdeel wordt voor het gewone model van de vereniging uitgegaan van een benoeming door de algemene vergadering uit de leden. De andere mogelijkheden komen aan de orde bij de vereniging met afdelingen en de federatie (onderdeel 4.10 en 4.11).
4.8.2.2 Incident: benoeming buiten de leden
Uitgangspunt is dat het bestuur uit de leden wordt benoemd. De statuten kunnen bepalen dat een of meer of zelfs alle bestuursleden buiten de leden worden benoemd. Is dat het geval dan dient in de statuten tevens te bepalen of dit bestuurslid toegang heeft tot de algemene vergadering (onderdeel 4.7.4) en daar stemrecht heeft (onderdeel 4.7.6.4).
4.8.2.3 Incident: benoeming anders dan door de algemene vergadering
4.8.2.4 Incident: benoeming door anderen dan de leden
4.8.2.5 Benoeming op bindende voordracht
In de praktijk geschiedt benoeming van bestuursleden vaak uit een bindende voordracht. Een bindende voordracht houdt in dat de algemene vergadering alleen de personen kan benoemen die op de voordracht staan.
Er is geen wettelijk voorschrift voor de vereniging dat de voordracht altijd ten minste twee personen moet bevatten. In de literatuur wordt algemeen aangenomen dat een bindende voordracht met een naam geldig is (Asser/Rensen 2-III* 2017/146). Een bindende voordracht mag ook meer namen bevatten.
De bindende voordracht punt moet in de statuten worden opgenomen en uitgewerkt. In elk geval moet worden bepaald wie bevoegd is tot het maken van een bindende voordracht. Dat zal vaak het bestuur zijn, maar de bevoegdheid kan ook aan een bepaald aantal leden worden gegeven. Het bindend karakter kan aan de voordracht worden ontnomen door een besluit van de vergadering genomen met ten minste twee derden van de uitgebrachte stemmen.
De statuten kunnen voor zo'n besluit een quorumeis stellen die niet hoger mag zijn dan twee derden van het aantal stemmen dat door de stemgerechtigden samen kan worden uitgebracht. De statuten kunnen zowel de gekwalificeerde meerderheid als het quorum lager vaststellen. Zie art. 2:37 lid 4. Is aan de voordracht het bindend karakter ontnomen, dan is de algemene vergadering vrij in de benoeming. De statuten kunnen voor dat geval bepalen dat er dan een nieuwe bindende voordracht moet worden gemaakt.
4.8.2.6 Incident: benoeming op voordracht van anderen
In bijzondere sectorale wetten kunnen regels voorkomen ten aanzien van de benoeming van bestuurders in verenigingen uit bindende voordrachten. De behandelaar zij hierop bedacht bij de redactie van de statuten. Een uitputtende behandeling van de sectorale wetgeving op dit vlak gaat het bestek van dit hoofdstuk te buiten. Volstaan wordt met een voorbeeld.
Een voorbeeld is art. 10 van de Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen 2018 (Stb. 2018, 215). Wordt de zorginstelling geëxploiteerd door een vereniging, dan moet bij de redactie van de statuten rekening worden gehouden met dit voorschrift. Vaak zal de behandelaar gebruik maken van een aan de zorginstelling verplicht voorgeschreven model voor de statuten.
Art. 10 Wet medezeggenschap cliëntenraad zorginstellingen luidt als volgt:
‘Een instelling legt in haar statuten of, indien zij geen rechtspersoon is, anderszins schriftelijk vast dat de cliëntenraad in de gelegenheid wordt gesteld om een bindende voordracht te doen voor de benoeming van ten minste één lid van het toezichthoudende orgaan van de instelling.’
4.8.3 Taak bestuur
Het bestuur is belast met het besturen van de vereniging. Bij de vervulling van hun taak richten de bestuurders zich naar het belang van de vereniging en de met haar verbonden onderneming of organisatie (art. 2:44 lid 3). De bestuurders hebben als zodanig een raadgevende stem in de algemene vergadering (art. 2:44 lid 8).
In statuten wordt dit begrip besturen in het algemeen niet nader uitgewerkt. Daaraan zal meestal ook geen behoefte zijn. Is er binnen het bestuur sprake van een taakverdeling, dan kan er wel aanleiding zijn bepaalde bestuurstaken expliciet te benoemen (zie onderdeel 4.8.3.4).
4.8.3.1 Incident: goedkeuring algemene vergadering voor zware besluiten
De wet maakt het mogelijk dat de statuten beperkingen van de bestuurstaak kunnen bevatten.
In de praktijk wordt van deze mogelijkheid gebruik gemaakt door voor een aantal zware besluiten de goedkeuring van de algemene vergadering voor te schrijven (MODEL 4.8.3.1A). Besluit het bestuur zonder de vereiste goedkeuring, dan kan op het ontbreken van de goedkeuring tegen derden geen beroep worden gedaan. Omdat de algemene vergadering normaal gesproken slechts een paar keer per jaar bijeenkomt moet de lijst met besluiten die goedkeuring behoeven met zorg worden samengesteld. Het mag er niet toe leiden dat het bestuur geen armslag heeft of veel te vaak een algemene vergadering bijeen moet roepen.
4.8.3.2 Incident: besluiten inzake registergoederen en zekerheidstelling
Bepaalde besluiten kan het bestuur alleen nemen indien dit uit de statuten voortvloeit (art. 2:44 lid 2). Het gaat om besluiten tot het aangaan van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding en bezwaring van registergoederen, tot het aangaan van overeenkomsten waarbij de vereniging zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidstelling voor een schuld van een ander verbindt.
Aanbevolen wordt om in de statuten een expliciete regeling omtrent deze besluiten op te nemen. De statuten kunnen deze bevoegdheid uitsluiten, beperken of aan voorwaarden binden. In het model is bepaald dat het bestuur deze besluiten wel kan nemen, maar daarvoor goedkeuring van de algemene vergadering nodig heeft. Op het ontbreken van deze goedkeuring kan wel tegen derden een beroep worden gedaan.
4.8.3.3 Jaarverslag of jaarrekening
Het bestuur is verplicht een jaarverslag of een jaarrekening uit te brengen. Deze verplichting is uitgewerkt in art. 2:48 en art. 2:49. Het verdient aanbeveling deze regeling in de statuten op te nemen (MODEL 4.8.3.3A).
4.8.3.4 Taakverdeling binnen bestuur
Het besturen is in beginsel een collegiale taak van het bestuur. Alleen al uit het bestaan van de functies van voorzitter, secretaris en penningmeester vloeit een zekere taakverdeling voort (art. 2:37 lid 7). Ook art. 2:9 gaat ervan uit dat elke bestuurder een eigen werkkring kan hebben.
In het model is een regeling inzake de taakverdeling opgenomen die inhoudt dat de bestuurders hun werkzaamheden in onderling overleg verdelen en een reglement opstellen waarin de besluitvorming en andere aangelegenheden die het bestuur intern betreffen worden geregeld (MODEL 4.8.3.4A). Er zijn andere regelingen mogelijk, die hierna in onderdeel 4.8.3.5 en 4.8.3.6 worden besproken.
4.8.3.5 Taakverdeling: algemeen en dagelijks bestuur
Het is mogelijk een algemeen en een dagelijks bestuur te onderscheiden.
Het dagelijks bestuur bestaat uit een of meer leden van het algemeen bestuur, vaak de voorzitter, de secretaris en de penningmeester, en is belast met de dagelijkse gang van zaken in de vereniging en de voorbereiding en uitvoering van de besluiten van het algemeen bestuur.
4.8.3.6 Taakverdeling: bestuur met professional
Het is ook mogelijk binnen het bestuur een bestuurder te onderscheiden die deze functie uitoefent op grond van een arbeidsovereenkomst met de vereniging en die leiding geeft aan de dagelijkse activiteiten van de vereniging.
Zodra de functie van de overige bestuurders alleen nog maar toezicht op en advies aan deze professionele bestuurder inhoudt, wordt het tijd de professional tot enig bestuurder te maken en de overige bestuurders onder te brengen in een raad van commissarissen of raad van toezicht. Zie onderdeel 4.9.
4.8.3.7 Taakverdeling: het bestuur en de directie
In de praktijk komt ook de variant voor waarbij naast het bestuur een professional werkzaam is die een arbeidsovereenkomst met de vereniging heeft en die de titel directeur draagt, maar geen lid is van het bestuur.
De statuten moeten in dat geval helder omschrijven dat er een directeur is die geen bestuurder in de zin van de wet is en dus ook niet de bevoegdheden heeft van het bestuur. Een directeur kan natuurlijk wel als gevolmachtigde van het bestuur namens de vereniging optreden. Is de directeur geen lid van het bestuur en ook geen lid van de vereniging dan wordt aanbevolen in de statuten te bepalen of hij toegang tot de algemene vergadering heeft en daar het woord mag voeren (onderdeel 4.7.4).
4.8.3.8 Taakverdeling: one-tier board
Sinds 1 juli 2021 is het ook mogelijk gebruik te maken van de wettelijke mogelijkheid om een one-tier board te hebben: een bestuur bestaande uit zowel uitvoerende als niet uitvoerende, toezichthoudende bestuursleden.
Voor de one-tier board kent de wet in art. 2:44a een aantal bijzondere regels:
– De taak om toezicht te houden op de taakuitoefening door bestuurders kan niet door een taakverdeling worden ontnomen aan niet-uitvoerende bestuurders (lid 1).
– Het voorzitterschap van het bestuur, het doen van voordrachten voor benoeming van een bestuurder en het vaststellen van de bezoldiging van uitvoerende bestuurders kan niet aan een uitvoerende bestuurder worden toebedeeld (lid 1).
– Niet-uitvoerende bestuurders zijn natuurlijke personen (lid 1).
– Bij of krachtens de statuten kan worden bepaald dat een of meer bestuurders rechtsgeldig kunnen besluiten omtrent zaken die tot zijn respectievelijk hun taak behoren; bepaling krachtens de statuten geschiedt schriftelijk (lid 2).
– Het bestuur is te allen tijde bevoegd tot schorsing van een uitvoerende bestuurder (lid 3).
– De uitvoerende bestuurders nemen niet deel aan de beraadslaging en besluitvorming over het vaststellen van de bezoldiging van uitvoerende bestuurders (lid 4).
4.8.4 Besluitvorming; tegenstrijdig belang
De statuten kunnen bepalen dat een met name of in functie aangeduide bestuurder meer dan één stem wordt toegekend. Een bestuurder kan niet meer stemmen uitbrengen dan de andere bestuurders tezamen.
In het model wordt vaak volstaan met de bepaling dat bij reglement nadere regels kunnen worden gegeven over de besluitvorming. De bevoegdheid om dit reglement te maken kan worden toegedeeld aan de algemene vergadering of het bestuur (met of zonder goedkeuring van de algemene vergadering).
De statuten bevatten voorschriften omtrent de wijze waarop in de uitoefening van de taken en bevoegdheden voorlopig wordt voorzien in geval van ontstentenis of belet van alle bestuurders. De statuten kunnen deze voorschriften bevatten voor het geval van ontstentenis of belet van een of meer bestuurders.
In de statuten kan nader worden bepaald wanneer sprake is van belet. Degene die bij ontstentenis of belet van bestuurders ingevolge een statutaire regeling is aangewezen tot het verrichten van bestuursdaden, wordt voor wat deze bestuursdaden betreft met een bestuurder gelijkgesteld.
Sinds 1 juli 2021 bevat de wet ook een tegenstrijdig belang regeling voor verenigingen.
Art. 2:44 lid 6 bepaalt dat een bestuurder niet deelneemt aan de beraadslaging en besluitvorming indien hij daarbij een direct of indirect persoonlijk belang heeft dat tegenstrijdig is met het belang bedoeld in lid 3. Wanneer hierdoor geen bestuursbesluit kan worden genomen, wordt het besluit genomen door de raad van commissarissen. Bij ontbreken van een raad van commissarissen, wordt het besluit genomen door de algemene vergadering, tenzij de statuten anders bepalen.
4.8.5 Schorsing en beëindiging bestuurslidmaatschap
4.8.5.1 Schorsing bestuurslid
De algemene vergadering kan een bestuurslid te allen tijde schorsen.
De statuten zullen, anders dan bij het lidmaatschap, niet bepalen dat deze schorsing alleen op bepaalde gronden mogelijk is, omdat schorsing van een bestuurslid een bevoegdheid is die de algemene vergadering altijd heeft. In de statuten is bepaald dat een schorsing die niet binnen drie maanden is gevolgd door ontslag eindigt door het verloop van die termijn. De termijn kan langer of korter worden gemaakt.
4.8.5.2 Beëindigen bestuurslidmaatschap
De statuten regelen de verschillende wijzen waarop het bestuurslidmaatschap eindigt.
Het betreft hier:
– ontslag door de algemene vergadering (te allen tijde mogelijk);
– ontslag door het bestuurslid (bedanken);
– het verstrijken van de bepaalde tijd waarvoor het bestuurslid is benoemd conform het rooster van aftreden;
– het verlies van een bepaalde kwaliteit die vereist wordt voor het bestuurslidmaatschap;
– het beëindigen van het lidmaatschap van de vereniging, indien het bestuurslid uit de leden is benoemd.
In statuten wordt weleens bepaald dat het bestuurslidmaatschap ook eindigt zodra het bestuurslid een bepaalde leeftijd (veelal 65 of 72) bereikt. Een dergelijke bepaling is te beschouwen als een kwaliteitseis en is niet ongeoorloofd.
4.8.6 Checklist oprichting vereniging
Keuze rechtsvorm: is de vereniging de geschikte rechtsvorm voor het samenwerkingsverband?
| Afbakening met: | ||
| – | coöperatie | 4.2.1.1 |
| – | onderlinge waarborgmaatschappij | 4.2.1.2 |
| – | stichting | 4.2.1.3 |
| – | vennootschap | 4.2.1.4 |
| – | kerkgenootschap | 4.2.1.6 |
Zijn naast Boek 2 BW andere regels van toepassing op de statuten van de vereniging (sectorale wet- en regelgeving)?
| Oprichting: | ||||
| – | meerzijdige rechtshandeling (twee of meer oprichters) | 4.2.2 | ||
| – | (vormvrij, maar formele vereniging) bij notariële akte | 4.2.2.1 | ||
| – | oprichting bij eenzijdige rechtshandeling | 4.2.2.4 | ||
| – | oprichting door minderjarigen | 4.2.2.5 | ||
| – | niet alle oprichters worden lid | 4.2.2.6 | ||
| Notariële akte van oprichting: | ||||
| – | eisen aan deze akte | 4.2.3.1 | ||
| – | volmacht schriftelijk | 4.2.3.2 | ||
| – | is er al informele vereniging? | 4.2.4 | ||
| – | vastlegging statuten in notariële akte | 4.2.4.4 | ||
| – | zijn er voor de oprichting rechtshandelingen verricht? | 4.2.5 | ||
| – | bekrachtiging in aparte akte | 4.2.5.1 | ||
| Statuten: | ||||
| – | kort of uitgebreid model | 4.3.1.3 | ||
| – | reglementen | 4.3.2 | ||
| – | commissies met of zonder beslissingsbevoegdheid | 4.3.3.1 | ||
| – | naam en handelsnaam | 4.4.1 | ||
| – | zetel | 4.4.3 | ||
| – | verenigingsjaar en boekjaar | 4.4.4 | ||
| – | doel | 4.5 | ||
| – | leden | 4.6 | ||
| – | eisen aan lidmaatschap (kwalitatief lidmaatschap) | 4.6.1.1 | ||
| – | leden zijn rechtspersonen of personenvennootschappen | 4.6.1.2.3 | ||
| – | lidmaatschap is persoonlijk | 4.6.1.4 | ||
| – | overdraagbaar lidmaatschap | 4.6.1.5 | ||
| – | overgang lidmaatschap krachtens erfrecht | 4.6.1.6 | ||
| – | overgang lidmaatschap bij fusie en splitsing | 4.6.1.7 | ||
| – | lidmaatschap in gemeenschap | 4.6.1.8 | ||
| – | gedwongen lidmaatschap | 4.6.1.9 | ||
| – | categorieën van leden en donateurs | 4.6.2 | ||
| – | toelating leden | 4.6.3 | ||
| – | ledenregister | 4.6.4 | ||
| – | rechten leden | 4.6.5.1 | ||
| – | verplichtingen leden (contributie) | 4.6.5.3 | ||
| – | ledencontracten | 4.6.6.1 | ||
| – | einde lidmaatschap | 4.6.7 | ||
| – | ontbinding rechtspersoon of ophouden te bestaan | 4.6.7.2 | ||
| – | opzegging door lid | 4.6.7.3 | ||
| • | termijn | |||
| • | bij beperking rechten/verzwaren verplichtingen | |||
| • | wijze van opzegging | |||
| – | opzegging door vereniging | 4.6.7.4 | ||
| • |
gevallen waarin; |
|||
| • |
door welk orgaan |
|||
| – |
ontzetting of royement |
4.6.7.5 | ||
| • |
door welk orgaan |
|||
| • |
recht van beroep |
|||
| • |
termijn van beroep |
|||
| – |
jaarlijkse bijdrage en beëindiging lidmaatschap |
4.6.7.7 | ||
| – |
schorsing |
4.6.8 | ||
| • |
door welk orgaan |
|||
| • |
op welke gronden |
|||
| • |
gevolgen van de schorsing |
|||
| • |
recht van beroep |
|||
| – |
algemene vergadering |
4.7 | ||
| – |
samenstelling |
4.7.2 | ||
| – |
afgevaardigden |
4.7.2.3 | ||
| – |
bijeenroeping |
4.7.3 | ||
| • |
jaarvergadering |
|||
| • | andere vergaderingen | |||
| • | bevoegdheid bijeenroeping | |||
| • | wijze van bijeenroeping | |||
| • | termijn van bijeenroeping | |||
| – | toegang tot de algemene vergadering | 4.7.4 | ||
| – | leiding vergadering | 4.7.5 | ||
| – | stemrecht in algemene vergadering | 4.7.6 | ||
| • | leden | |||
| • | minderjarigen | 4.7.6.2 | ||
| • | meervoudig stemrecht | 4.7.6.3 | ||
| • | niet-leden | 4.7.6.4 | ||
| • | ontzeggen stemrecht | 4.7.6.5 | ||
| • | volmacht | 4.7.6.6 | ||
| – | besluitvorming | 4.7.7 | ||
| • | quorumeis | 4.7.7.1 | ||
| • | meerderheid stemmen en gekwalificeerde meerderheid | 4.7.7.2 | ||
| • | referendum | 4.7.7.3 | ||
| – | Bestuur | 4.8 | ||
| • | samenstelling | 4.8.1 | ||
| • | kwaliteitseisen | 4.8.1.1 | ||
| • | functieverdeling | 4.8.1.2 | ||
| • | plaatsvervangers | 4.8.1.3 | ||
| – | benoeming bestuur | 4.8.2 | ||
| • | uit wie? | 4.8.2.2 | ||
| • | bindende voordracht | 4.8.2.5 | ||
| • | wie is bevoegd tot bindende voordracht? | 4.8.2.5 | ||
| • | zorginstelling (voorbeeld) | 4.8.2.6 | ||
| – | goedkeuring bestuursbesluiten door algemene vergadering | 4.8.3.1 | ||
| – | besluiten inzake registergoederen en zekerheidstelling | 4.8.3.2 | ||
| – | taakverdeling in bestuur | 4.8.3.4 | ||
| – | algemeen en dagelijks bestuur | 4.8.3.5 | ||
| – | professioneel bestuurder | 4.8.3.6 | ||
| – | directie (naast bestuur) | 4.8.3.7 | ||
| – | besluitvorming bestuur | 4.8.4 | ||
| – | schorsing bestuursleden | 4.8.5.1 | ||
| – | einde bestuurslidmaatschap | 4.8.5.2 |