13.9 Bewaring boeken, bescheiden, etc.

13.9.1 Inleiding

De bewaarder vermeldt zijn naam, adres en handtekening op KvK-formulier 17a en 17b. Ontbreekt een bewaarder, dan kan een belanghebbende zich wenden tot de kantonrechter (art. 2:24 lid 2).

Nadat de rechtspersoon –al dan niet ogenschijnlijk is opgehouden te bestaan blijft de rechter van de woonplaats bevoegd in zaken betreffende de vereffening, de benoeming van bewaarders van boeken en bescheiden en het verlenen van machtiging tot inzage in boeken en bescheiden (art. 995 Rv).

13.9.2 Bewaartermijn

De boeken, bescheiden en andere gegevensdragers van een ontbonden rechtspersoon moeten worden bewaard gedurende zeven jaar nadat de rechtspersoon ingevolge art. 2:19 lid 4 of art. 2:19 lid 6 heeft opgehouden te bestaan (art. 2:24 lid 1). Het bestuur, maar ook een vereffenaar, dient er zorg voor te dragen dat er meer te bewaren valt dan alleen de laatst opgemaakte balans en staat van baten en lasten (art. 2:10 lid 3 jo. lid 1 en lid 2 jo. art. 2:23a lid 1).

Belanghebbenden kunnen bijvoorbeeld geïnteresseerd zijn in informatie die antwoord kan geven op de vraag of
– de rechtspersoon verzekerd is geweest en hoe de polisvoorwaarden luiden;
– in het zicht van ontbinding onrechtmatig of paulianeus is gehandeld.

13.9.3 Bewaarder

Bewaarder is degene die bij of krachtens de statuten, dan wel door de algemene vergadering —– of indien de rechtspersoon een stichting was, door het bestuur –—– als bewaarder is ‘aangewezen’ bestuur of de vereffenaar polst tijdig of de beoogde bewaarder bereid is zijn benoeming te aanvaarden.