10.3.1 Inleiding

De behandelaar dient de besluitvorming voor te bereiden voor de beoogde rechtsvormwijziging. Belangrijk is dat altijd twee afzonderlijke besluiten genomen moeten worden, te weten een besluit tot rechtsvormwijziging en een besluit tot statutenwijziging (art. 2:18 lid 2 sub a en b).

Een besluit tot statutenwijziging betekent impliciet een goedkeuring voor de wijziging van rechtsvorm. Toch schrijft de wet expliciet twee afzonderlijke besluiten voor. Uit de naam van de rechtspersoon is altijd de rechtsvorm af te leiden. Een besluit tot statutenwijziging is niet goed denkbaar zonder een besluit tot rechtsvormwijziging.

Een besluit tot rechtsvormwijziging heeft uitsluitend betrekking op de te wijzigen rechtsvorm. Een besluit tot statutenwijziging heeft betrekking op de inhoud van de gehele statuten.

In een vergadering is besloten tot statutenwijziging en rechtsvormwijziging; op basis van één agendapunt wordt één besluit genomen. De wet eist dat voor rechtsvormwijziging twee afzonderlijke besluiten worden genomen: een besluit tot rechtsvormwijziging en een besluit tot statutenwijziging. Deze besluiten moeten afzonderlijk worden geagendeerd en afzonderlijk in stemming worden gebracht. De situatie kan zich voordoen dat het besluit tot rechtsvormwijziging wordt aangenomen en het besluit tot statutenwijziging niet wordt aangenomen. Deze situatie kan zich voordoen indien de vereiste meerderheid het principe van het aannemen van een andere rechtsvorm wel aanvaardt maar bijvoorbeeld nog geen instemming heeft bereikt over de inhoud van de statuten, bijvoorbeeld of er wel of geen raad van commissarissen wordt ingesteld.

Indien beide besluiten ineens worden genomen, is verdedigbaar dat het aannemen van het besluit tot statutenwijziging het aannemen van het besluit tot rechtsvormwijziging impliceert aangezien uit de statuten de rechtsvorm blijkt. Vereist daarbij is wel dat de zwaarst voorgeschreven meerderheid met dit besluit heeft ingestemd. De wet schrijft echter expliciet twee besluiten voor.

Alle vergaderformaliteiten vinden plaats op basis van een conceptakte van rechtsvormwijziging. Indien zich na oproeping (bijvoorbeeld tijdens de vergadering) een materiële wijziging in de akte van rechtsvormwijziging en statutenwijziging wordt voorgesteld, moet oproeping opnieuw plaatsvinden zodat elke betrokkene de kans heeft de agendastukken te bestuderen en weet waarover wordt besloten. Dit is alleen anders indien het gaat om een duidelijke verschrijving die niet voor meerdere uitleg vatbaar is. Zie voor een algemeen overzicht over aspecten van besluitvorming onderdeel 1.7 en hoofdstuk 7.

10.3.2 Besluit tot rechtsvormwijziging

Het eerste besluit dat zal worden genomen, is het besluit tot rechtsvormwijziging (MODEL 10.3.2A). Een besluit tot rechtsvormwijziging wordt op dezelfde wijze genomen als een besluit tot statutenwijziging, tenzij de statuten voor rechtsvormwijziging een specifieke regeling geven. Ook eventuele quorumeisen zijn voor het nemen van dit besluit van toepassing.

Het zal zelden voorkomen dat in de statuten een afzonderlijke bepaling is opgenomen met betrekking tot een besluit tot rechtsvormwijziging.

Indien het besluit tot statutenwijziging of tot ontbinding van een vereniging niet kan worden genomen vanwege het ontbreken van het statutair vereiste quorum, kan de oproeping voor een vergadering waarin dat quorum niet is vereist, pas plaatsvinden nadat tijdens de eerste vergadering het niet aanwezig zijn van het quorum is geconstateerd (Rb. Breda 30 oktober 1987, NJ 1988, 866).

Het orgaan dat bevoegd is te besluiten tot rechtsvormwijziging is de algemene vergadering. Dat wil zeggen de ledenvergadering als het gaat om rechtsvormwijziging van een vereniging, coöperatie of onderlinge waarborgmaatschappij en de aandeelhoudersvergadering als het gaat om de rechtsvormwijziging van een NV of BV. Rechtsvormwijziging van een stichting vindt in de regel plaats door een besluit van het bestuur, maar de statuten kunnen ook een ander orgaan aanwijzen dat daartoe bevoegd is. Voor rechtsvormwijziging van een stichting is wel vereist dat de statuten de mogelijkheid tot statutenwijziging expliciet openen.

De wet geeft aan wat de minimumeisen voor een besluit tot rechtsvormwijziging zijn. Uitgangspunt is dat dit besluit genomen dient te worden met een meerderheid van ten minste negen tienden van de uitgebrachte stemmen. Er zijn twee wettelijke uitzonderingen op dit uitgangspunt. In de eerste plaats geldt de zware eis van negen tienden niet bij rechtsvormwijziging van een stichting. In de tweede plaats geldt deze eis evenmin bij rechtsvormwijziging van een NV in een BV en vice versa.

Rechtsvormwijziging van een vereniging en in een vereniging vereist minimaal negen tienden van de uitgebrachte stemmen. Voor rechtsvormwijziging in een stichting geldt hetzelfde.
Rechtsvormwijziging van een stichting in een andere rechtsvorm dient wat betreft de besluitvorming te geschieden conform de regeling voor statutenwijziging.

Voor het voorbereiden van een besluit tot rechtsvormwijziging is het niet nodig een concept notariële akte van rechtsvormwijziging en statutenwijziging gereed te hebben. Dat is wel nodig voor het besluit tot statutenwijziging zonder welk besluit de rechtsvormwijziging niet tot stand gebracht kan worden. Wel ligt het voor de hand dat het besluit tot rechtsvormwijziging genomen wordt op basis van een conceptakte van rechtsvormwijziging en statutenwijziging.

In de voorbereiding met betrekking tot de besluitvorming en het nemen van het besluit tot rechtsvormwijziging dient de behandelaar in elk geval de volgende aspecten in het oog te houden:
– Is de vergadering rechtsgeldig bijeengeroepen (wijze, termijn, ter inzage legging)?
– Is de vergaderplaats conform de wettelijke/statutaire regeling?
– Is het besluit tot rechtsvormwijziging geagendeerd?
– Is ter vergadering een voorzitter en secretaris aanwezig?
– Is het vereiste quorum aanwezig?
– Zijn vereiste goedkeuringen verleend (intern en extern)?
– Is het besluit rechtsgeldig genomen met de vereiste meerderheid?
– Is de besluitvorming correct vastgelegd?
– Een exemplaar van de door de voorzitter en de secretaris van de vergadering getekende notulen (of een uittreksel van die vergadering) wordt naar de behandelaar verzonden om aan de akte van rechtsvormwijziging en statutenwijziging te hechten.

Er wordt een besluit tot statutenwijziging genomen, maar voor het besluit tot rechtsvormwijziging is geen voldoende meerderheid. Voor een besluit tot rechtsvormwijziging is een versterkte meerderheid van negen tienden van de stemmen het uitgangspunt. Voor een besluit tot statutenwijziging kan een minder grote meerderheid zijn voorgeschreven. Indien degenen die tot besluitvorming bevoegd zijn op dezelfde wijze over beide agendapunten (besluit tot rechtsvormwijziging en besluit tot statutenwijziging) op eenzelfde wijze besluiten, kan dit tot de conclusie leiden dat het besluit tot statutenwijziging is aangenomen en het besluit tot rechtsvormwijziging niet is aangenomen. Dat heeft tot gevolg dat de rechtsvormwijziging niet kan worden geëffectueerd.

Het besluit tot rechtsvormwijziging dient later alsnog met de vereiste meerderheid te worden genomen. Indien in een latere vergadering de conceptakte van rechtsvormwijziging en statutenwijziging daartoe wijziging ondergaat, moet een nieuw besluit tot statutenwijziging worden genomen.

10.3.2.1 Statutaire uitsluiting statutenwijziging verenigingsvormen en andere kapitaalvennootschappen

In de statuten van een vereniging, coöperatie, onderlinge waarborgmaatschappij, NV of BV kan een bepaling opgenomen zijn waarin is opgenomen dat statutenwijziging uitgesloten is. Voor zover geen afzonderlijke regeling voor rechtsvormwijziging is opgenomen, geldt deze regeling ook voor een besluit tot rechtsvormwijziging.

Toch bepaalt de wet dat indien statutenwijziging is uitgesloten, een besluit tot statutenwijziging genomen kan worden met algemene stemmen in een vergadering waarin alle leden of afgevaardigden zijn dan wel het gehele geplaatste kapitaal aanwezig of vertegenwoordigd is.

10.3.2.2 Statutaire uitsluiting statutenwijziging stichting

Voor een stichting geldt dat de statuten alleen kunnen worden gewijzigd wanneer de statuten dat uitdrukkelijk toelaten (art. 2:293). Indien de statuten de mogelijkheid tot wijziging (ten dele) uitsluiten, is goedkeuring van de rechter nodig om tot rechtsvormwijziging over te gaan.

Op verzoek van een oprichter of het bestuur kan de rechter de statuten wijzigen.

Hoewel de wet de rechter de mogelijkheid geeft statuten te wijzigen, zal de rechter het bestuur toestaan de statuten te wijzigen waarna een notaris de akte van rechtsvormwijziging en statutenwijziging verlijdt op basis van de rechterlijke uitspraak.

10.3.3 Besluit tot statutenwijziging

Naast een besluit tot rechtsvormwijziging, moet een afzonderlijk besluit tot statutenwijziging genomen worden (MODEL 10.3.3A).

De formulering waarbij een besluit tot rechtsvormwijziging en statutenwijziging in één besluit wordt genomen, is in strijd met de wet. Beide besluiten moeten afzonderlijk op de agenda worden opgenomen en de besluitvorming moet afzonderlijk worden genomen.

Het besluit tot rechtsvormwijziging wordt als eerste besluit genomen. Daarin wordt besloten tot wijziging van de rechtsvorm. Nadat dat besluit genomen is, kan de inhoud van de statuten worden besproken. Daartoe moet een besluit tot statutenwijziging worden genomen.

Het orgaan dat bevoegd is tot statutenwijziging te besluiten, is de algemene vergadering. Dat wil zeggen de ledenvergadering als het gaat om rechtsvormwijziging van een vereniging, coöperatie of onderlinge waarborgmaatschappij en de aandeelhoudersvergadering als het gaat om de rechtsvormwijziging van een NV of BV. Statutenwijziging van een stichting vindt in de regel plaats door een besluit van het bestuur maar de statuten kunnen ook een ander orgaan aanwijzen dat daartoe bevoegd is. Voor statutenwijziging van een stichting is wel vereist dat de statuten de mogelijkheid daartoe expliciet openen.

Voor het voorbereiden van een besluit tot statutenwijziging is het nodig een concept notariële akte van rechtsvormwijziging gereed te hebben.

Voor een besluit tot statutenwijziging geldt niet de strenge eis van negen tienden zoals voor een besluit tot rechtsvormwijziging. De statuten schrijven voor met welke meerderheid een besluit tot statutenwijziging dient te worden genomen.

In de voorbereiding met betrekking tot de besluitvorming en het nemen van het besluit tot statutenwijziging dient de behandelaar in elk geval de volgende aspecten in het oog te houden:
– Is de vergadering rechtsgeldig bijeengeroepen (wijze, termijn, terinzagelegging)?
– Is de vergaderplaats conform de wettelijke/statutaire regeling?
– Is het besluit tot statutenwijziging geagendeerd?
– Is ter vergadering een voorzitter en secretaris aanwezig?
– Is het vereiste quorum aanwezig?
– Zijn vereiste goedkeuringen verleend (intern en extern)?
– Is het besluit rechtsgeldig genomen met de vereiste meerderheid?
– Is de besluitvorming correct vastgelegd?
– Een exemplaar van de door de voorzitter en de secretaris van de vergadering getekende notulen (of een uittreksel van die vergadering) wordt naar de behandelaar verzonden om aan de akte van rechtsvormwijziging en statutenwijziging te hechten.

Zie voor statutenwijziging in het algemeen onderdeel 9.

10.3.4 Goedkeuring

Zowel voor een besluit tot rechtsvormwijziging als een besluit tot statutenwijziging geldt dat door de behandelaar goed moet worden onderzocht of bepaalde, interne en/of externe goedkeuringen vereist zijn.

Welke goedkeuringen kunnen vereist zijn?
– Statutaire goedkeuring, bijvoorbeeld door een toezichthoudend orgaan; of
– Wettelijke goedkeuring, op basis van een wet in formele zin.

Uit de statuten zal blijken of de goedkeuring vóór het nemen van het besluit tot rechtsvormwijziging en het besluit tot statutenwijziging moet worden verkregen dan wel of goedkeuring na besluitvorming toereikend is. In elk geval zullen alle besluiten genomen en goedkeuringen afgegeven dienen te zijn alvorens de behandelaar de akte van rechtsvormwijziging kan (doen) verlijden.