10.16.1 Handelsregister
Elke privaatrechtelijke rechtspersoon is ingeschreven bij het handelsregister en heeft een uniek inschrijfnummer. Dat inschrijfnummer wijzigt niet ter gelegenheid van rechtsvormwijziging. Zie voor een aantal algemene handelingen die de notaris bij elke rechtsvormwijziging moet verrichten met betrekking tot het handelsregister onderdeel 1.6.
10.16.1.1 Akte
Een bestuurder heeft de verplichting de rechtsvormwijziging binnen een week in te schrijven in het handelsregister. De behandelaar zal de rechtsvormwijziging in de regel aan het handelsregister opgeven en zorg dragen voor een correcte verwerking daarvan.
De behandelaar deponeert een afschrift van de notariële akte van rechtsvormwijziging bij het handelsregister.
Formulier 15, dat gehanteerd wordt bij statutenwijziging, dient te worden ingevuld en ondertekend. Voor rechtsvormwijziging is geen speciaal formulier ontwikkeld, omdat rechtsvormwijziging niet vaak voorkomt.
De behandelaar verzoekt ter gelegenheid van de registratie van de rechtsvormwijziging aan het handelsregister na verwerking te berichten dat de rechtsvormwijziging is geregistreerd.
Het is niet langer noodzakelijk een origineel uittreksel uit het handelsregister op te vragen nu een online-uittreksel eveneens rechtsgeldig is (indien en voor zover niet geprint).
De behandeltermijn bij het handelsregister bedraagt in beginsel een dagdeel.
Met het inwerkingtreden van de Handelsregisterwet per 1 juli 2008 is de rol van de Kamers van Koophandel aangepast. De Kamers van Koophandel kunnen inschrijving van rechtsvormwijziging weigeren op grond van het ontbreken van of onjuist verstrekken van een afschrift van de akte van rechtsvormwijziging, het ontbreken van of een onjuiste accountantsverklaring (art. 2:72 lid 2 sub a), het ontbreken van de schriftelijke toestemming van ieder lid wiens aandelen niet worden volgestort door omzetting van de reserves van de rechtspersoon (art. 2:72 lid 2 sub b /183 lid 1 sub a) of het ontbreken van rechterlijke machtiging (art. 2:72 lid 2 sub c/183 lid 1 sub b). De behandelaar zal alsnog voor de ontbrekende documentatie moeten zorg dragen om tot registratie over te kunnen gaan. Zolang registratie bij het handelsregister nog niet heeft plaatsgevonden, blijft de rechtsvormwijziging van kracht. De rechtsvormwijziging is effectief vanaf het verlijden van de akte. Inschrijving van de rechtsvormwijziging in het handelsregister is geen constitutief vereiste. Wel is er sprake van een economisch delict indien en voor zover de rechtsvormwijziging niet binnen een week in het handelsregister is geregistreerd. Tegenover derden die daarvan onkundig waren, kan geen beroep op de rechtsvormwijziging worden gedaan. Derden te goeder trouw worden beschermd zolang de rechtsvormwijziging niet in het handelsregister is geregistreerd.
10.16.1.2 Wijziging rechtsvorm enig aandeelhouderschap, functionarisgegevens en dergelijke
De behandelaar moet eventuele andere registraties bij het handelsregister en het UBO-register (zie onderdeel 1.9) eveneens aan te passen naar aanleiding van rechtsvormwijziging. Hierbij valt te denken aan:
– enig aandeelhouderschap;
– directeurschap;
– procuratiehouderschap;
– nevenvestigingen.
Het handelsregister gaat gewoonlijk na of de rechtspersoon in andere hoedanigheden in het handelsregister geregistreerd staat en zal daar de behandelaar op wijzen.
10.16.2 Bijwerken aandeelhoudersregister en ledenregister
Het bestuur van de kapitaalvennootschap is verplicht een aandeelhoudersregister aan te leggen, in te vullen en bij te werken indien er mutaties optreden (art. 2:85/194). In de praktijk zal de behandelaar direct na het verlijden van de akte van rechtsvormwijziging aan (een van) de bestuurder(s) van de kapitaalvennootschap het ingevulde aandeelhoudersregister ter hand stellen met het verzoek deze te paraferen.
De aantekeningen in het aandeelhoudersregister moeten worden geparafeerd door (een van) de bestuurder(s) van de kapitaalvennootschap. Dit geldt ook wanneer sprake is van een ‘twee-handtekeningenstelsel’ wat impliceert dat voor een vertegenwoordigingshandeling altijd (ten minste) twee bestuurders hun handtekening dienen te plaatsen. Het paraferen van een aandeelhoudersregister is geen vertegenwoordigingshandeling, maar is een verplichting die uit de wet voortvloeit. Deze kan worden verricht door iedere bestuurder ongeacht de statutaire vertegenwoordigingsregeling.
Voor de vereniging, coöperatie en onderlinge waarborgmaatschappij geldt dat het ledenregister moet worden bijgewerkt na een akte van rechtsvormwijziging. In de praktijk zal de behandelaar direct na het verlijden van de akte van rechtsvormwijziging aan (een van) de bestuurder(s) van de vereniging, coöperatie of onderlinge waarborgmaatschappij het ingevulde ledenregister ter hand stellen met het verzoek deze te paraferen.
De aantekeningen in het ledenregister moeten worden geparafeerd door (een van) de bestuurder(s) van de vereniging, coöperatie of onderlinge waarborgmaatschappij. Dit geldt ook wanneer sprake is van een ‘twee-handtekeningenstelsel’ omdat het geen vertegenwoordigingshandeling betreft.
10.16.3 Kadaster
Naast registratie bij het handelsregister dient de behandelaar zich rekenschap te geven van het feit of de van rechtsvorm gewijzigde rechtspersoon registergoederen op naam heeft staan bij het Kadaster.
Voor zover de van rechtsvorm gewijzigde rechtspersoon registergoederen op naam heeft staan, zendt de behandelaar een wijziging tenaamstelling registergoederen (MODEL 10.16.3A/MODEL 10.16.3B) naar het Kadaster voor registratie.
Enkele dagen later zal deze notariële verklaring verwerkt zijn en ontvangt de behandelaar de verklaring retour voorzien van een stempel en datering van het kadaster. Dit origineel zendt de behandelaar naar cliënt.
10.16.4 Merkenregister, octrooibureau en vergunningen
Nadat de akte van rechtsvormwijziging is verleden, moet een aantal openbare registers van de rechtsvormwijziging in kennis worden gesteld, waaronder het Benelux Merkendepot en de registers van de Octrooiraad. Voor zover de van rechtsvorm gewijzigde rechtspersoon merkenrechten en/of octrooirechten op naam heeft staan, dient die tenaamstelling te worden gewijzigd (MODEL 10.16.4A/MODEL 10.16.4B).
Vaak heeft een rechtspersoon een merken- en / of octrooibureau die dergelijke (wijzigingen in) registraties verzorgt. De behandelaar kan dan volstaan met de mededeling aan de cliënt het bureau te informeren over de rechtsvormwijziging.
Bij persoonlijke rechten als bijvoorbeeld een vergunning, dient naar de specifieke regelgeving voor die vergunning te worden gekeken. In de meeste gevallen zal een verzoek tot wijziging tenaamstelling na rechtsvormwijziging kunnen volstaan. Soms kan echter voorafgaande kennisgeving van de voorgenomen rechtsvormwijziging vereist zijn of kunnen de voorwaarden bepalen dat bij rechtsvormwijziging de vergunning opnieuw aangevraagd (en getoetst) moet worden dan wel dat de vergunning wordt ingetrokken of vervalt. De behandelaar dient dit aspect in het voorbereidingsproces nader te bestuderen voor de juiste handelwijze.
10.16.5 Algemeen nut beogende instelling
10.16.5.1 Inleiding
Een privaatrechtelijke rechtspersoon die is aan te merken als algemeen nut beogende instelling (hierna: ANBI) kan van rechtsvorm worden gewijzigd. Een ANBI wordt in de wet gedefinieerd als een door de inspecteur als zodanig aangemerkte kerkelijke, levensbeschouwelijke, charitatieve, culturele, wetenschappelijke of het algemeen nut beogende instellingen, gevestigd in een lidstaat van de Europese Unie, de Nederlandse Antillen, Aruba of een bij ministeriële regeling aangewezen mogendheid, evenals elders gevestigde, door Onze Minister als zodanig aangemerkte instellingen, indien en zolang zij voldoen aan de door hem te stellen voorwaarden.
De te volgen procedure bij rechtsvormwijziging van een ANBI blijkt niet uit de wet (AWR en Uitvoeringsregeling AWR) noch uit het beleid van de Belastingdienst ‘s-Hertogenbosch. Deze Belastingdienst is uitsluitend competent om de ANBI-status aan een rechtspersoon te verlenen en in te trekken. Een ANBI-rechtspersoon dient doorlopend aan alle voorwaarden voor de ANBI-status te voldoen. Indien niet meer aan alle ANBI-voorwaarden wordt voldaan, is dat een reden de ANBI-status in te trekken.
Om ten algemenen nutte te worden aangemerkt moet het gaan om de samenleving als geheel en niet om de individuele belangen van de leden van een vereniging of van oprichters of bestuurders van een stichting. De Hoge Raad heeft ter concretisering van dat algemene uitgangspunt bepaald (HR 12 mei 2006, BNB 2006/267c) dat het algemeen belang ten minste in gelijke mate als het particulier belang moet worden gediend. Daarnaast moeten de middelen daadwerkelijk en controleerbaar ten behoeve van de instelling worden ingezet. Het gaat dan om kenbaarheid en toetsbaarheid.
Aan de algemene regels worden ANBI’s doorlopend getoetst. Om na rechtsvormwijziging aan de ANBI-voorwaarden te blijven voldoen, dient uit de statuten na rechtsvormwijziging te blijken dat de rechtspersoon geen winstoogmerk heeft. Ook uit de feitelijke werkzaamheden dient dit ontbreken van een winstoogmerk te blijken. Daarnaast dient uit statuten en feitelijke werkzaamheden van de rechtspersoon te blijken dat de rechtspersoon het algemeen belang dient.
De vereisten voor een algemeen nut beogende instelling zijn (art. 1a Uitvoeringsregeling AWR):
– ontbreken van winstoogmerk:
– (nagenoeg) uitsluitend dienen van het algemeen belang:
– geen beschikking over vermogen (zie hierna onder ‘beschikkingsmachtcriterium’:
– aanhouden van vermogen voor zover nodig voor continuïteit(zie art. 1b Uitvoeringsregeling AWR):
– leden van organen ontvangen onkostenvergoeding en niet-bovenmatig vacatiegeld:
– actueel beleidsplan beschikbaar:
– beheerkosten en bestedingen zijn in goede verhouding:
– liquidatiesaldo wordt besteed aan andere (inter)nationale ANBI-instelling met soortgelijk doel: en
– administratie geeft nauwkeurig onderverdeling van vergoedingen, kosten, inkomsten en vermogen aan.
Een natuurlijk persoon noch een rechtspersoon mag over het vermogen van de rechtspersoon beschikken als ware het zijn eigen vermogen ( beschikkingsmachtcriterium ). Dit criterium beoogt onder meer de onafhankelijkheid van de rechtspersoon ten opzichte van haar donateurs aan de ene kant en haar begunstigers aan de andere kant te waarborgen. Een natuurlijk persoon of rechtspersoon mag niet op grond van (statutaire) bepalingen of feitelijke omstandigheden de zeggenschap binnen de rechtspersoon hebben. Van beschikken als was er sprake van eigen vermogen is bijvoorbeeld aan de orde in geval een stichting die bestaat uit een bestuur met twee bestuurders (echtpaar) zonder toezichthoudend orgaan.
Een bijzonder regime is er op dit punt voor steunstichtingen. Steunstichtingen worden met de ANBI-instelling als één instelling beschouwd. Een afhankelijkheidsrelatie tussen steunstichting en ANBI-instelling valt niet onder het criterium ‘als ware het zijn eigen vermogen’.
Bestuurders en andere leden van organen die het beleid bij de rechtspersoon bepalen, mogen geen andere beloning ontvangen dan een vergoeding van gemaakte onkosten en vacatiegeld. Ten slotte dient bij liquidatie van de rechtspersoon het liquidatiesaldo zodanig te worden besteed dat daarmee het algemeen belang wordt gediend.
10.16.5.2 Procedure
Om in aanmerking te komen voor een ANBI-status dient een verzoek te worden gedaan aan genoemde Belastingdienst. De verleende beschikking is een constitutief vereiste om in aanmerking te komen voor de ANBI-status.
Een aanvraag tot eerste registratie als ANBI door een instelling geschiedt als volgt. Uitsluitend op basis van een fiscaal nummer kan een rechtspersoon bij de Belastingdienst een aanvraagformulier opvragen. Dat betekent dat een rechtspersoon opgericht moet zijn om een verzoek tot ANBI-registratie in te kunnen dienen. Dit formulier wordt door de Belastingdienst gezonden aan het adres dat gekoppeld is aan het fiscale nummer en voorzien van een kenmerk dat gekoppeld is aan de betreffende rechtspersoon. Het formulier is niet via internet of in algemene zin aan te vragen. Deze procedure dient te voorkomen dat formulieren onterecht in omloop worden gebracht. Indien zich een wijziging voordoet, bijvoorbeeld een naamswijziging, wordt op aanvraag een formulier verstrekt waarop de wijziging kan worden aangegeven.
Het aanvraagformulier bevat de volgende negen vragen:
1.a. Omschrijf het doel van de instelling.
1.b. Is de instelling een stichting, een vereniging, een publiekrechtelijk rechtspersoon of een kerkelijke instelling?
1.c. Zijn alle algemeen nuttige activiteiten van de instelling samen feitelijk en volgens de regelgeving van de instelling (bijvoorbeeld de statuten), zonder winstoogmerk?
1.d. Dienen de activiteiten van de instelling samen feitelijk en volgens de regelgeving van de instelling, voor 90% of meer het algemeen belang?
1.e. De instelling, de bestuurders, managers of gezichtsbepalende personen mogen niet zijn veroordeeld voor het plegen van een misdrijf. Voldoen de instelling en al deze personen aan die integriteitseis?
1.f. Is voldoende gewaarborgd dat een natuurlijk – of een rechtspersoon niet over het vermogen van de instelling kan beschikken alsof het zijn eigen vermogen is?
1.g. De bestuurders van de instelling krijgen geen beloning voor hun werk? Voldoet de instelling aan deze voorwaarden?
1.h. Voldoet de instelling aan de publicatieplicht?
1.i. Wordt bij opheffing van de instelling het vermogen dat overblijft feitelijk en volgens de regelgeving van uw besteed aan een ANBI met een soortgelijk doel?
1.j. Afwijkende ingangsdatum.
De vragen 1.b. tot en met 1.h. dienen met ‘ja’ of ‘nee’ beantwoord te worden. Zes van deze vragen (1.c tot en met 1.i.) dienen met ‘ja’ beantwoord te worden om in aanmerking te komen voor de ANBI-status dan wel om de ANBI-status na wijziging te behouden. Deze vragen hebben betrekking op de formele vereisten van een ANBI-instelling. Een ‘nee’-antwoord op één van deze vragen leidt tot een afwijzing dan wel intrekking van de ANBI-status.
Rechtsvormwijziging van een geregistreerde ANBI-instelling heeft zich op basis van mij ter beschikking staande informatie tot op heden nog niet voorgedaan. Hoe te handelen indien er sprake is van een rechtsvormwijziging is thans nog onderwerp van discussie binnen de Belastingdienst. Wel is er beleid voor het geval een ANBI-instelling van naam wordt gewijzigd. Indien een stichting haar naam wijzigt, wordt de registratiedatum van de beschikking gehandhaafd en wordt uitsluitend de naam in de registratie aangepast. Belangrijk is dat er dus niet sprake is van een nieuwe registratie onder vervallenverklaring van de registratie onder de oude naam van de stichting.
10.16.5.3 Meldplicht rechtsvormwijziging
Elke ANBI is geregistreerd onder vermelding van de volgende gegevens: naam, vestigingsplaats, datum afgifte beschikking en, voor zover van toepassing, datum intrekking beschikking. De behandelaar dient erop toe te zien dat de tenaamstelling van de instelling correct is, zodat de status voor het publiek duidelijk is.
Uit het beleid van de Belastingdienst volgt dat een ANBI verplicht is wijzigingen te melden die van invloed kúnnen zijn op de ANBI-status. De website van de Belastingdienst noemt als voorbeeld een wijziging in de doelstelling van de rechtspersoon of de besteding van een eventueel positief saldo bij opheffing. Op basis van genoemde voorbeelden en de vragen 1.a. en 1.b. van het aanvraagformulier dient elke geëffectueerde rechtsvormwijziging te worden gemeld bij de Belastingdienst. Bij rechtsvormwijziging wijzigt in de regel het doel en zal in een groot deel van de gevallen tot een andere beantwoording van vraag 1.b. leiden. Elke vorm van rechtsvormwijziging kán een wijziging met zich brengen voor de ANBI-status. Uitgangspunt is dat indien ook na rechtsvormwijziging aan de voorwaarden van een ANBI-status wordt voldaan, de ANBI-status behouden blijft.
Van de rechtsvormwijziging kan opgaaf worden gedaan door het toezenden van een afschrift van de akte van rechtsvormwijziging aan de Belastingdienst dan wel door het opvragen van een aanvraagformulier en deze opnieuw in te vullen en in de begeleidende brief te vermelden dat de reden van invulling rechtsvormwijziging van de ANBI-instelling is.
In beginsel gaat elke rechtsvormwijziging gepaard met een naamswijziging. Dat heeft tot gevolg dat na rechtsvormwijziging van een ANBI-instelling de registratie in het ANBI-register aanpassing behoeft vanwege de wijziging van de naam.
Ter gelegenheid van de opgaaf van de rechtsvormwijziging zal de Belastingdienst een onderzoek instellen om na te gaan of na rechtsvormwijziging nog steeds aan alle ANBI-voorwaarden wordt voldaan. Dit kan plaatsvinden door het (opnieuw) invullen van het formulier zoals dat bij aanvraag ANBI-status wordt gehanteerd of door aanvullende vragen van de Belastingdienst. Het is mogelijk voor het effectief worden van de rechtsvormwijziging aan de Belastingdienst advies te vragen en de vraag voor te leggen of de ANBI-status behouden blijft na het verlijden van de akte zoals voorgelegd.
Er wordt geen melding gedaan van rechtsvormwijziging van een ANBI. Rechtsvormwijziging van een ANBI dient het liefst vooraf maar in elk geval na rechtsvormwijziging te worden gemeld ter registratie bij de Belastingdienst ‘s-Hertogenbosch. Zolang opgaaf nog niet heeft plaatsgevonden, blijft de naam voor rechtsvormwijziging gehandhaafd. Zodra genoemde Belastingdienst bekend raakt met de rechtsvormwijziging, wordt onderzocht of na rechtsvormwijziging nog steeds aan alle voorwaarden voor een ANBI-status wordt voldaan. Indien dat het geval is, wordt de rechtspersoon met de nieuwe naam (na rechtsvormwijziging) geregistreerd. Indien dat niet langer het geval is, wordt de ANBI-status ingetrokken vanaf het moment van rechtsvormwijziging.
10.16.5.4 Intrekking ANBI-status
De inspecteur heeft de mogelijkheid bij beschikking te oordelen dat na rechtsvormwijziging geen sprake meer is van een algemeen nut beogende instelling. Indien een ANBI-rechtspersoon de ANBI-status verliest, wordt dat op de website van de Belastingdienst bekend gemaakt, onder vermelding van: naam en adres van de instelling en de datum van intrekking van de beschikking.
Intrekking van de ANBI-status kan met terugwerkende kracht plaatsvinden. Tegen het intrekken van de ANBI-status kan binnen zes weken na dagtekening van de beschikking bezwaar worden ingesteld. Op basis van het bestuursrecht kan bezwaar worden aangetekend bij de inspecteur die de beschikking heeft gegeven en is nadien beroep mogelijk bij de rechtbank.
Indien een rechtspersoon naar later blijkt onterecht een beroep heeft gedaan op de fiscale faciliteiten die verbonden zijn aan een ANBI-status, kan navordering door de Belastingdienst plaatsvinden.