12.4 Inventarisatie benodigde jaarrekeningen

Om inzicht te verschaffen in de financiële situatie van de bij de splitsing betrokken rechtspersonen, voorziet de wettelijke regeling in het deponeren van financiële gegevens (art. 2:334h lid 1 sub b en c).

Verenigingen en stichtingen zijn in beginsel niet jaarrekeningplichtig. Onder omstandigheden dient een dergelijke rechtspersoon wel een jaarrekening op te maken; ofwel omdat een onderneming van een bepaalde omvang wordt gedreven (art. 2:260 lid 3) ofwel op grond van een bijzondere wettelijke bepaling.

Financiële documentatie kan ook onverplicht ter inzage zijn gelegd bij het handelsregister. Indien dat het geval is, dienen ter gelegenheid van een splitsing eveneens de jaarstukken ter inzage te liggen.

12.4.1 Laatste drie jaarrekeningen

In de wet is bepaald (art. 2:334h lid 1 sub b en c) dat ter inzage worden gelegd:
– de laatste drie vastgestelde jaarrekeningen of andere financiële verantwoordingen;
– accountantsverklaringen bij de hiervoor genoemde jaarrekeningen;
– jaarverslagen laatste drie jaar.

Het betreft hier de documentatie zoals die feitelijk is gedeponeerd dan wel gedeponeerd had moeten zijn. Indien een rechtspersoon verzuimd heeft één of meer jaren een jaarrekening te deponeren, moet dat in het kader van de splitsing alsnog plaats te vinden.

Een rechtspersoon heeft verzuimd het voorlaatste jaar een jaarrekening te deponeren. Het is aan te raden de jaarrekening te deponeren alvorens tot deponering van de splitsingsdocumentatie overgegaan wordt. Aanbieding van de documentatie aan het handelsregister kan in één aanbiedingsbrief plaatsvinden.

Op de bestuurder ligt de verplichting na te gaan of de jaarrekening tijdig is gedeponeerd en dient daarvoor alsnog zorggedragen te worden indien dat niet (tijdig) heeft plaatsgevonden (Rb.