Om inzicht te verschaffen in de financiële situatie van de bij de splitsing betrokken rechtspersonen, voorziet de wettelijke regeling in het deponeren van financiële gegevens (art. 2:334h lid 1 sub b en c).

Verenigingen en stichtingen zijn in beginsel niet jaarrekeningplichtig. Onder omstandigheden moet een dergelijke rechtspersoon wel een jaarrekening opmaken; omdat een onderneming van een bepaalde omvang wordt gedreven (art. 2:260 lid 3) of op grond van een bijzondere wettelijke bepaling.

Financiële documentatie kan ook onverplicht ter inzage zijn gelegd bij het handelsregister. Indien dat het geval is, moeten ter gelegenheid van een splitsing eveneens de jaarstukken ter inzage liggen.

12.4.1 Laatste drie jaarrekeningen

In de wet is bepaald (art. 2:334h lid 1 sub b en c) dat ter inzage worden gelegd:
– de laatste drie vastgestelde jaarrekeningen of andere financiële verantwoordingen;
– accountantsverklaringen bij de hiervoor genoemde jaarrekeningen;
– jaarverslagen laatste drie jaar.

Het betreft hier de documentatie zoals die feitelijk is gedeponeerd dan wel gedeponeerd had moeten zijn. Indien een rechtspersoon verzuimd heeft één of meer jaren een jaarrekening te deponeren, moet dat in het kader van de splitsing alsnog plaats te vinden.

Een rechtspersoon heeft verzuimd het voorlaatste jaar een jaarrekening te deponeren. Het is aan te raden de jaarrekening te deponeren alvorens tot deponering van de splitsingsdocumentatie overgegaan wordt. Aanbieding van de documentatie aan het handelsregister kan in één aanbiedingsbrief plaatsvinden.

Op de bestuurder ligt de verplichting na te gaan of de jaarrekening tijdig is gedeponeerd en dient daarvoor alsnog zorggedragen te worden indien dat niet (tijdig) heeft plaatsgevonden (Rb. Rotterdam, 16 juli 2008, Notamail 15 augustus 2008).

Indien een zogenoemde 403-verklaring en over de betrokken jaren een instemmingsverklaring is afgelegd, is geen afzonderlijke deponeringsplicht voor de betrokken rechtspersoon over die jaren (zie onderdeel 14.9.36, 15.41 – 15.4.1.4 en 16.3.7).

Het komt wel voor dat wel een 403-verklaring is gedeponeerd maar verzuimd is jaarlijks een instemmingsverklaring te deponeren bij het handelsregister. Indien de splitsingsdocumentatie gedeponeerd is, dient ofwel eerst over de betrokken jaren alsnog een instemmingsverklaring gedeponeerd te worden ofwel dienen jaarrekeningen opgesteld en gedeponeerd te worden. Pas daarna zal de splitsingsdocumentatie gedeponeerd kunnen worden.

In geval van splitsing zijn rechtspersonen op grond van art. 2:334h lid 1 verplicht tot het neerleggen van verschillende documenten bij het handelsregister. Daartoe behoren onder meer de laatste drie vastgestelde jaarrekeningen of andere financiële verantwoordingen van de te bij de splitsing betrokken rechtspersonen, voor zover deze stukken althans ter inzage liggen of moeten liggen. Dit geldt niet voor de niet-commerciële verenigingen en stichtingen (art. 2:334h lid 1 sub b en c). Zij kennen de openbaarmakingsplicht immers niet. Indien een dergelijke rechtspersoon de stukken wel gewoon ter inzage legt, dan bestaat deze verplichting ook in geval van splitsing. Op grond van specifieke regelgeving kan in afwijking van voorstaande ook een deponeringsplicht gelden (pensioenfondsen, woningcorporaties en omroepverenigingen en -stichtingen bijvoorbeeld) die niet genoemd worden in art. 2:360 lid 3.

Tot slot staat in art. 2:334h lid 6 dat stichtingen zijn vrijgesteld van de voorschriften ingevolge leden 2 en 4 ongeacht of zij al dan niet openbaarmakingsplichtig voor hun jaarrekening zijn.

12.4.2 Tussentijdse vermogensopstelling

Er is een aantal gevallen waarin naast de hiervoor genoemde jaarrekening een zogenaamde tussentijdse vermogensopstelling opgesteld en gedeponeerd moet worden. Hoofdregel is dat een tussentijdse vermogensopstelling vereist is indien deponering bij het handelsregister in de tweede helft van het boekjaar plaatsvindt (art. 2:334g).

Boekjaar is bijvoorbeeld gelijk aan kalenderjaar. Deponering in de maanden juli tot en met december vereist een tussentijdse vermogensopstelling.

Soms is een tussentijdse vermogensopstelling nodig indien in de eerste helft van het boekjaar gedeponeerd wordt, namelijk in die gevallen dat de datum van de laatste financiële verantwoording betrekking heeft op een datum langer dan zes maanden geleden.

Boekjaar is bijvoorbeeld gelijk aan het kalenderjaar. Deponering vindt plaats in februari. De jaarrekening met betrekking tot laatste boekjaar is nog niet gedeponeerd. Een tussentijdse vermogensopstelling is vereist. Vaak wordt voorlopige jaarrekening als tussentijdse vermogensopstelling gebruikt.

In de literatuur is éénmaal verdedigd dat niet de datum van deponering bij het handelsregister maar de datum van publicatie in een landelijk verspreid dagblad bepalend is voor de vraag of een tussentijdse vermogensopstelling vereist is. Voor een dergelijk rigide standpunt is geen ondersteuning in de wet of de parlementaire geschiedenis te vinden. Medewerkers bij het handelsregister gaan terecht uit van de datum van deponering bij het handelsregister bij het accepteren van de fusiedocumentatie.

Opgaaf tot publicatie in een landelijk verspreid dagblad kan pas plaatsvinden nadat de deponeringsbevestiging van het handelsregister is ontvangen. In praktijk betekent dit dat tussen datum deponering bij het handelsregister en datum publicatie in een landelijk verspreid dagblad meestal twee of drie werkdagen zal zitten.

Blijkens art. 2:334g lid 2 dienen ook niet commerciële verenigingen en stichtingen (en de ‘403-vennootschappen’) een tussentijdse vermogensopstelling op te maken, wanneer de splitsing geschiedt in de tweede helft van het boekjaar. Deze tussentijdse vermogensopstelling hoeft alleen niet openbaar te worden gemaakt (zie art. 2:334h lid 1 sub d).

Tot slot staat in art. 2:334h lid 6 dat stichtingen zijn vrijgesteld van de voorschriften ingevolge leden 2 en 4. Op grond van specifieke regelgeving kan in afwijking van voorstaande ook een deponeringsplicht gelden (pensioenfondsen, woningcorporaties en omroepverenigingen en -stichtingen bijvoorbeeld) die niet genoemd worden in art. 2:360 lid 3.

Vrijgesteld van het opstellen van een tussentijdse vermogensopstelling zijn ook rechtspersonen die voldoen aan de vereisten met betrekking tot financiële verslaglegging genoemd in art. 5:25d van de Wet op het financieel toezicht.

Een tussentijdse vermogensopstelling dient aan een aantal eisen te voldoen. In de eerste plaats moet deze zijn opgemaakt overeenkomstig de indeling en waarderingsmethoden van de laatst vastgestelde jaarrekening. Indien daarvan afgeweken wordt, dient dat gemotiveerd te worden.

De tussentijdse vermogensopstelling heeft betrekking op een dag die niet mag liggen voor de eerste werkdag van de derde maand voor de maand van deponering van de opgemaakte jaarrekening of tussentijdse vermogensopstelling bij het handelsregister.

Dit betekent dat de tussentijdse vermogensopstelling die betrekking heeft op een dag in januari gehanteerd kan worden tot uiterlijk in de maand april.

In de wet is niet bepaald of de tussentijdse vermogensopstelling ondertekend dient te worden door het bestuur. Hoewel niet noodzakelijk, is het vanuit het oogpunt van zorgvuldig bestuur aan te raden de tussentijdse vermogensopstelling door het bestuur te laten ondertekenen.

Indien een betrokken rechtspersoon weigert een tussentijdse vermogensopstelling op te maken en te deponeren terwijl dit wel vereist is, zal het handelsregister niet tot deponering van de splitsingsdocumentatie overgaan en kan het splitsingstraject niet voortgezet worden. Al zou een dergelijke lacune onopgemerkt blijven dan zal de betrokken notaris geen voetverklaring af kunnen geven.