Naast het voorstel tot splitsing, moet een toelichting op het splitsingsvoorstel opgesteld worden (MODEL 12.3A). De wet geeft minimumeisen waaraan een toelichting op een splitsingsvoorstel moet voldoen. In de praktijk vermeldt de toelichting de minimale wettelijke eisen. Uiteraard is het toegestaan meer informatie op te nemen in de toelichting.

Minimumeisen toelichting op splitsingsvoorstel:
– redenen voor de splitsing;
– gevolgen voor werkzaamheden;
– toelichting uit juridisch oogpunt;
– toelichting uit economisch oogpunt;
– toelichting uit sociaal oogpunt;
– voor kapitaalvennootschappen gelden aanvullende eisen met betrekking tot de ruilverhouding

De toelichting op het splitsingsvoorstel hoeft niet bij het handelsregister gedeponeerd te worden. Deponering moet wel geschieden bij de rechtspersoon. Indien een stichting bij een splitsing is betrokken, is niet vereist documentatie ten kantore van de stichting ter inzage te leggen (art. 2:334h lid 6 jo. lid 2).

12.3.1 Redenen voor splitsing

De toelichting op het splitsingsvoorstel geeft een uiteenzetting van de redenen van de splitsing. De motivering derhalve.

Bijvoorbeeld:
– herstructurering van de organisatie; 
– horizontale segregatie;
– verticale segregatie.

Vaak zullen de redenen voor de splitsing raakvlakken hebben met de gevolgen zoals die worden verwoord vanuit juridisch, sociaal en economisch oogpunt.

12.3.2 Verwachte gevolgen voor werkzaamheden

De werkzaamheden van de bij de splitsing betrokken rechtspersonen blijkt uit het doel van de rechtspersoon en de registratie bij het handelsregister. De gevolgen voor de werkzaamheden door de splitsing dienen verwoord te worden.

Deze eis komt overeen met het bepaalde in art. 2:334f lid 2 sub k.

12.3.3 Toelichting vanuit juridisch, economisch en sociaal oogpunt

Vanuit juridisch oogpunt zijn de gevolgen in elk geval dat bij zuivere splitsing de splitsende rechtspersoon ophoudt te bestaan en dat de verkrijgende rechtspersonen een gedeelte van het vermogen van de splitsende rechtspersoon onder algemene titel verkrijgt.

Overige juridische gevolgen kunnen zijn:
– de vergunning die de splitsende rechtspersoon heeft, overgaat op een verkrijgende rechtspersoon;
– belangrijke overeenkomsten waar de splitsende rechtspersoon partij bij is, gaan over op een verkrijgende rechtspersoon.

Een toelichting vanuit economisch oogpunt moet beschreven worden. Vaak zal de financiële persoon in een organisatie hiervoor tekst aanleveren.

Vaak kunnen de volgende algemene omschrijvingen als uitgangspunt dienen:
– segregatie van werkzaamheden;
– reorganisatie.

Wanneer het gaat om een toelichting op het sociale aspect van de splitsing, ligt het voor de hand allereerst aan de positie van werknemers te denken. Werknemers van de splitsende rechtspersoon kunnen onder algemene titel over op de verkrijgende rechtspersonen overgaan indien er sprake is van overgang van een onderneming.

In principe is het niet mogelijk af te wijken van deze dwingende wetsbepaling. Indien afwijkende overeenkomsten met individuele werknemers gemaakt worden in het kader van de splitsing dan dient daarvan in de toelichting melding gemaakt te worden.

Specifieke regelingen die getroffen worden met betrekking tot werknemers of hun arbeidspositie in het kader van de splitsing, dienen vermeld te worden in de toelichting.

Indien een wijziging van een regeling toevallig samenvalt met de splitsing, hoeft hiervan geen melding gedaan te worden in de toelichting. Het is dan immers geen wijziging in het kader van de splitsing.

Indien er geen werknemers zijn, kan opgenomen worden dat er vanuit dat oogpunt geen gevolgen zijn aangezien er geen werknemers zijn.

12.3.4 Aanvullende eisen bij splitsing kapitaalvennootschappen

Bij splitsing van een kapitaalvennootschap (niet zijnde een vereenvoudigde splitsing), worden de volgende gegevens eveneens opgenomen (art. 2:334z):
– volgens welke methode(n) de ruilverhouding is vastgesteld;
– of deze methode(n) passend zijn;
– tot welke waardering elk methode leidt;
– of het bij de waardering aangenomen betrekkelijk gewicht van de methoden in het maatschappelijk verkeer als aanvaardbaar kan worden beschouwd (alleen indien er meerdere waarderingsmethoden worden gehanteerd);
– welke moeilijkheden er zijn geweest bij de waardering en vaststelling van de ruilverhouding.

12.3.5 Ondertekening door bestuurders

De wet geeft aan dat de toelichting op het splitsingsvoorstel een document is dat wordt opgesteld door het bestuur van elke bij de splitsing betrokken rechtspersoon.

Hoewel art. 2:334f lid 3 gaat over ondertekening door bestuurders en art. 2:334g gaat over ondertekening door het bestuur, ligt het voor de hand dat ook de toelichting door alle bestuurders wordt ondertekend.

De toelichting op het splitsingsvoorstel wordt ondertekend door alle bestuurders. Niet relevant is of de rechtspersoon een zogenaamd éénhandtekeningstelsel of tweehandtekeningenstelsel kent.

Indien een stichting zes bestuurders kent, dienen alle zes bestuurders het splitsingsvoorstel te ondertekenen.

De toelichting op het splitsingsvoorstel kan niet bij volmacht getekend worden. Het ondertekenen van de toelichting is niet te beschouwen als een vertegenwoordigingshandeling.

Indien één van de bestuurders een rechtspersoon is, dient namens die rechtspersoon wel getekend te worden conform de vertegenwoordigingsregeling.

Rechtspersoon A is bestuurder van een stichting (bij de splitsing betrokken rechtspersoon). Rechtspersoon A kent een tweehandtekeningenstelsel. Er zijn drie bestuurders ingeschreven. Twee bestuurders van rechtspersoon A ondertekenen de toelichting op het splitsingsvoorstel. Indien één van die bestuurders eveneens een rechtspersoon is, werkt de vertegenwoordigingsregeling door tot uiteindelijk een natuurlijk persoon tekent.

Het kan voorkomen dat een bestuurder heeft tegengestemd in de bestuursvergadering waarin tot het voornemen van juridische splitsing is besloten. Deze bestuurder dient de toelichting op het splitsingsvoorstel wel te ondertekenen.

Een bestuurder ondertekent de toelichting op het splitsingsvoorstel of niet. De toevoeging ‘onder protest’ lijkt niet aanvaardbaar. Een bestuurder kan er altijd voor kiezen niet te tekenen dan wel af te treden.