Uitgangspunt is dat elke splitsing in een afzonderlijke splitsingsprocedure wordt behandeld. Er kunnen in één splitsing meerdere juridische entiteiten betrokken zijn. Het is ook mogelijk meerdere splitsingen tegelijkertijd in voorbereiding te nemen. In dat geval moet voor elke afzonderlijke splitsing aan alle wettelijke bepalingen voldaan worden. Uit de splitsingsdocumentatie moet de onderlinge samenhang blijken.

In het splitsingsvoorstel vermeldt de behandelaar welke andere fusies, rechtsvormwijziging of splitsingen gedurende het splitsingstraject een rol spelen en wat de invloed daarvan is op de onderhavige splitsing.

Ook is het mogelijk opvolgende splitsingen in de documentatie op te nemen.

12.2.1 Inleiding

Het eerste document wat de behandelaar doorgaans opstelt, is het voorstel tot splitsing (MODEL 12.2.1A). De wet geeft minimumeisen waaraan een splitsingsvoorstel moet voldoen. In de praktijk vermeldt het splitsingsvoorstel de minimale wettelijke eisen. Uiteraard is het wel toegestaan meer informatie op te nemen in het splitsingsvoorstel. Bedacht dient dan wel te worden dat geen wijzigingen meer aangebracht kunnen worden na deponering en publicatie van het splitsingsvoorstel en dat het besluit tot splitsing niet mag afwijken van het voorstel tot splitsing. Indien een afwijking beoogd wordt, dient het splitsingsvoorstel aangepast te worden en opnieuw gedeponeerd en gepubliceerd te worden, ofwel het splitsingstraject opnieuw worden doorlopen.

Minimumeisen splitsingsvoorstel:
– rechtsvorm, naam en zetel bij de splitsing betrokken rechtspersonen; 
– huidige statuten splitsende rechtspersoon;
– gewijzigde statuten verkrijgende rechtspersonen na splitsing;
– statuten op te richten rechtspersoon ter gelegenheid van splitsing (concept oprichtingsakte);
– beschrijving en waardering af te splitsen vermogensbestanddelen;
– rechten of vergoedingen van bijzonder rechthebbenden (niet zijnde leden);
– toegekende voordelen aan bestuurders;
– toegekende voordelen aan commissarissen;
– toegekende voordelen aan derde(n);
– samenstelling bestuur na splitsing;
– samenstelling raad van commissarissen na splitsing;
– tijdstip verantwoording financiële gegevens verdwijnende rechtspersoon in jaarrekening verkrijgende rechtspersonen;
– maatregelen in verband met overgang lidmaatschap;
– voornemens voortzetting of beëindiging werkzaamheden;
– wie het besluit tot splitsing moet goedkeuren, indien van toepassing;
– invloed fusie op goodwill en uitkeerbare reserves van verkrijgende rechtspersoon;
– voor kapitaalvennootschappen gelden aanvullende eisen met betrekking tot de ruilverhouding en de positie van houders van stemrechtloze of winstrechtloze aandelen in een BV.

Het splitsingsvoorstel wordt bij het handelsregister gedeponeerd, evenals bij de betrokken rechtspersonen. Indien een stichting bij een fusie is betrokken, is niet vereist documentatie ten kantore van de stichting ter inzage te leggen (art. 2:334h lid 6 jo. lid 2).

De behandelaar gaat na of er sprake is van zogenaamde ‘change of control’-bepalingen in de statuten van de splitsende rechtspersoon.

Een aanbiedingsplicht kan bijvoorbeeld ontstaan indien een rechtspersoon het voornemen heeft een juridische splitsing aan te gaan.

12.2.2 Rechtsvorm

Het splitsingsvoorstel dient de rechtsvorm van de betrokken rechtspersonen te vermelden. Hoewel de rechtsvorm onderdeel van de naam uitmaakt, dient de rechtsvorm expliciet vermeld te worden. Dit wordt in praktijk nogal eens vergeten. Het ligt voor de hand de rechtsvorm op te nemen na vermelding van de naam.

De Vries Beheer B.V., een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid,*

12.2.3 Naam

Vermelding van de naam van de betrokken rechtspersonen betekent vermelding van de statutaire naam. De handelsnaam mag vermeld worden, maar dat hoeft niet. In elk geval dient de statutaire naam vermeld te worden.

12.2.4 Zetel

De zetel van de bij de splitsing betrokken rechtspersonen dient opgenomen te worden. Hiermee wordt de statutaire zetel bedoeld. Toegestaan en gebruikelijk is het adres van de betrokken rechtspersoon te vermelden, maar noodzakelijk is dit niet.

Soms wordt ook het handelsregisternummer vermeld. Hoewel de wet dit niet eist, is deze handelwijze wel aan te raden. Het handelsregisternummer is een uniek nummer en door het opnemen van dit nummer in het fusievoorstel is duidelijk om welke rechtspersoon het gaat.

12.2.5 Statuten

Afhankelijk van de wijze van juridische splitsing dienen (concept-) statuten aan het splitsingsvoorstel gehecht te worden. In elk geval worden altijd de statuten van de verkrijgende rechtspersonen en de voortbestaande splitsende rechtspersoon aangehecht.

Van een bestaande rechtspersoon worden de reeds bij het handelsregister ingeschreven statuten aangehecht. Hoewel de Kamer van Koophandel reeds over deze statuten beschikt, dient aanhechting van een officieel afschrift plaats te vinden ter gelegenheid van deponering van het splitsingsvoorstel.

Indien een nieuwe rechtspersoon wordt opgericht, wordt het concept van de akte van oprichting aangehecht. Dit mag beperkt zijn tot de conceptstatuten.

Van een voortbestaande splitsende rechtspersoon kunnen de statuten ter gelegenheid van de splitsing gewijzigd worden. Dit kan een integrale of een partiële statutenwijziging zijn.

Indien de statuten integraal gewijzigd worden, wordt de concept akte van statutenwijziging aangehecht.

Indien de statuten partieel gewijzigd worden, is er een keuze. Ofwel de concept akte van statutenwijziging wordt aangehecht, ofwel de doorlopende tekst van de statuten na invoering van de beoogde wijziging(en) ofwel beide documenten worden aangehecht. De keuze is aan de notaris. Wel dienen die documenten aangehecht te worden zoals in het splitsingsvoorstel vermeldt.

Afhankelijk van de branche waarin de betrokken rechtspersonen actief zijn, kunnen brancheorganisaties voorwaarden stellen aan de implementatie van een juridische splitsing. De behandelaar zal voor deponering van de splitsingsdocumentatie inventariseren of er dergelijke eisen zijn en of deze correct worden nageleefd. Bijvoorbeeld in de zorgsector en het onderwijs kan dit een rol spelen.

12.2.6 Rechten en vergoedingen

In de statuten van de betrokken rechtspersoon of op basis van een overeenkomst kan aan (rechts)persoon, niet zijnde een lid van de vereniging, rechten en/of vergoedingen zijn toegekend. Voor zover dat het geval is, moeten die rechten en vergoedingen beschreven worden in het splitsingsvoorstel.

Voor zover geen rechten of vergoedingen van toepassing zijn, is het aan te raden in het splitsingsvoorstel op te nemen dat er geen rechten of vergoedingen zijn als bedoeld in art. 2:334f lid 2 sub f en g.

12.2.7 Voordelen

Naast eventuele rechten en vergoedingen, kunnen in het kader van een splitsing ook voordelen worden toegekend aan bestuurders, commissarissen of derden. Voor zover van toepassing, dienen dergelijke voordelen expliciet beschreven te worden in het splitsingsvoorstel.

Bijvoorbeeld:
Aan bestuurder G.H. de Vos zal in het kader van de splitsing een bonus worden toegekend van € 100.000,-.

Vaak worden geen voordelen toegekend. Het is aan te raden de volgende passage op te nemen in het splitsingsvoorstel:
In het kader van de juridische splitsing worden geen voordelen toegekend aan bestuurders, commissarissen of aan anderen die bij de splitsing zijn betrokken.

12.2.8 Samenstelling organen

Essentieel is het opnemen van de beoogde samenstelling van de organen na de splitsing. Het gaat dan niet alleen om de samenstelling van het bestuur maar ook om de samenstelling van de raad van commissarissen. Hieronder wordt begrepen de raad van toezicht bij een stichting voor zover de raad van toezicht een vergelijkbare functie heeft als een raad van commissarissen bij een kapitaalvennootschap. Het betreft de samenstelling van organen van alle bij de splitsing betrokken rechtspersonen.

Indicaties wanneer een raad van toezicht te beschouwen is als een raad van commissarissen:
– de raad van toezicht heeft het recht bestuurders te benoemen en te ontslaan;
– de raad van toezicht stelt jaarrekeningen vast of keurt deze goed; 
– de raad van toezicht draagt de titel van raad van commissarissen.

De identificerende gegevens van de functionarissen dienen vermeld te worden. Alleen de naam is onvoldoende aangezien onduidelijkheid kan bestaan wie bedoeld wordt. Vermelding van naam met volledige voornamen, geboortedatum en geboorteplaats is toereikend. Toegestaan is het adres op te nemen maar noodzakelijk is dit niet.

Niet toegestaan is te vermelden dat na splitsing een nieuw bestuur zal worden benoemd of dat nog onduidelijk is hoe het bestuur zal zijn samengesteld. In dat geval dient opgenomen te worden dat de samenstelling van de organen niet wijzigt. Na de inwerkingtreding van de splitsing kan dan overgegaan worden tot het benoemen van leden van organen.

Indien een beoogde bestuurder of commissaris overlijdt in de periode na deponering en voor inwerkingtreding van de splitsing, kan de splitsing wel doorgang vinden.
Voor zover de overledene de beoogde enige bestuurder was, treedt degene die aangewezen is voor het geval van belet of ontstentenis in de plaats van de overledene. Na inwerkingtreding van de splitsing kan een nieuwe bestuurder benoemd worden.

Het verdient de voorkeur dat het bestuur van deze rechtspersoon de overige rechtspersonen van dit overlijden in licht. Bij een stichting dient eveneens degene die op grond van de statuten de splitsing moet goedkeuren ingelicht te worden.

12.2.9 Financiële verantwoording

De financiële gegevens van het deel van het vermogen dat door splitsing overgaat zullen worden verantwoord in de financiële gegevens van de verkrijgende rechtspersonen. De datum met ingang waarvan de verantwoording is opgenomen, dient vermeld te worden.

De datum kan zodanig gekozen worden dat er sprake is van terugwerkende kracht.

Op 10 maart wordt de akte van juridische splitsing verleden. In het splitsingsvoorstel is opgenomen dat de financiële gegevens per 1 januari worden verantwoord in de financiële gegevens van de verkrijgende rechtspersonen. Zo wordt voorkomen dat de splitsende rechtspersoon, waarvan boekjaar gelijk is aan kalenderjaar, een jaarrekening zou moeten opmaken betrekking hebbend op de periode 1 januari tot 11 maart.

Het is niet mogelijk bij een zuivere splitsing een datum te kiezen die ná de inwerkingtreding van de juridische splitsing gelegen is. Het gevolg daarvan zou zijn dat een tijdvak van de splitsende rechtspersoon niet in enige rekening en verantwoording opgenomen zou worden.

12.2.10 Werkzaamheden

De splitsende rechtspersoon moet melding maken van de gevolgen van de splitsing op hun werkzaamheden. De reden hiervan is vooral in het beschermen van belangen van cliënten van dienstverlenende verenigingen of stichtingen.

De volgende opties zijn mogelijk:
– werkzaamheden worden voortgezet;
– werkzaamheden worden gedeeltelijk op dezelfde wijze en gedeeltelijk op andere wijze voortgezet;
– werkzaamheden worden beëindigd;
– werkzaamheden worden gedeeltelijk beëindigd.

Voor zover de werkzaamheden niet op dezelfde wijze worden voortgezet dient nauwkeurig omschreven te worden op welke wijze voortzetting of (gedeeltelijke) beëindiging plaats zal gaan vinden.

12.2.11 Goedkeuring

Voor zover een rechtspersoon splitst, dient op basis van wetgeving of statuten bestudeerd te worden of goedkeuring vereist is voor het besluit tot splitsing.

Soms bepalen de statuten dat een voorstel tot splitsing goedgekeurd moet worden. Het voorstel dient onderscheiden te worden van het besluit tot splitsing. Het ligt voor de hand dat goedkeuring voor een voorstel tot splitsing niet vermeld hoeft te worden in het splitsingsvoorstel.

Goedkeuring kan vereist zijn van een ander orgaan of van derden.
Voor zover goedkeuring op basis van de statuten vereist is, is dit meestal de goedkeuring van een ander orgaan, bijvoorbeeld de raad van commissarissen.
Goedkeuring van derden kan vereist zijn op basis van een wet in formele zin.

Voor zover het betreft activiteiten waarbij de overheid betrokken is, kan bijvoorbeeld goedkeuring van de Tweede Kamer vereist zijn.

In het splitsingsvoorstel wordt opgenomen wie goedkeuring moet verlenen.

Indien geen goedkeuring vereist is, verdient het aanbeveling op te nemen in het splitsingsvoorstel dat geen goedkeuring voor het besluit tot splitsing vereist is.

Soms is in de statuten een zogenaamde kapstokbepaling opgenomen. Dat is een algemene bepaling dat de algemene vergadering bepaalde bestuursbesluiten aan haar goedkeuring kan onderwerpen. De behandelaar zal navraag doen bij het bestuur van de betrokken rechtspersoon of een dergelijk besluit genomen is en zo ja, of een bestuursbesluit tot splitsing als een besluit waarvoor goedkeuring vereist is, is aangewezen.

De goedkeuring hoeft nog niet verleend te zijn op het moment van ondertekening van het splitsingsvoorstel. Uiterlijk voor het besluit tot splitsing, dient de goedkeuring verkregen te zijn.

12.2.12 Goodwill en uitkeerbare reserves

Enigszins verdekt opgesteld is de laatste inhoudelijke eis die aan een splitsingsvoorstel wordt gesteld. Naast art. 2:334f lid 2, vermeldt lid 4 van dat artikel dat de invloed van de splitsing op de goodwill en uitkeerbare reserves van de verkrijgende rechtspersonen en de voortbestaande splitsende rechtspersoon opgenomen dienen te worden.

Veelal zal er bij verenigingen en stichtingen geen sprake zijn van goodwill noch van uitkeerbare reserves.

In dat geval kan worden opgenomen dat er geen goodwill en uitkeerbare reserves bij de verkrijgende rechtspersonen en de voortbestaande splitsende rechtspersoon zijn.

Een andere mogelijkheid is dat de invloed van de splitsing op de goodwill en de uitkeerbare reserves nihil is. Voor zover er wel sprake is van invloed van de splitsing op de goodwill en/of de uitkeerbare reserves van de verkrijgende rechtspersonen en de voortbestaande splitsende rechtspersoon, dient expliciet opgenomen te worden welke invloed dat is.

De goodwill neemt toe met een bedrag X en de volgende uitkeerbare reserve neem toe met bedrag Y.

Niet volstaan kan worden met dat de goodwill en uitkeerbare reserves van de verkrijgende rechtspersonen toenemen en die van de voortbestaande splitsende rechtspersoon afnemen ten gevolge van de splitsing.

12.2.13 Aanvullende eisen bij splitsing kapitaalvennootschappen

Als het gaat om een splitsing van een kapitaalvennootschap (niet zijnde een vereenvoudigde splitsing), worden de volgende gegevens eveneens opgenomen (art. 2:334y):
– de ruilverhouding van de aandelen en eventueel de omvang van de betalingen krachtens de ruilverhouding;
– met ingang van welk tijdstip en in welke mate de aandeelhouders van de splitsende vennootschap zullen delen in de winst van de verkrijgende vennootschappen;
– hoeveel aandelen er zullen worden ingetrokken op grond van art. 2:334x;
– de gevolgen van de splitsing voor de houders van stemrechtloze of winstrechtloze aandelen;
– de hoogte van de schadeloosstelling voor een aandeel bij toepassing van art. 2:334ee1;
– het totaalbedrag waarvoor ten hoogste met toepassing van art. 2:334ee1 schadeloosstelling kan worden verzocht.

12.2.14 Ondertekening

De wet geeft aan dat het voorstel op het splitsingsvoorstel een document is dat wordt opgesteld door de besturen van de partijen die bij de splitsing zijn betrokken.

Hoewel art. 2:334f lid 3 gaat over ondertekening door bestuurders en art. 2:334g gaat over ondertekening door het bestuur, ligt het voor de hand dat ook de toelichting door alle bestuurders wordt ondertekend.

12.2.14.1 Bestuurders

Het splitsingsvoorstel wordt ondertekend door alle bestuurders van elke partij bij de splitsing. Niet relevant is of de rechtspersoon een zogenaamd éénhandtekeningstelsel of tweehandtekeningenstelsel kent.

Indien een stichting zes bestuurders kent, dienen alle zes bestuurders het splitsingsvoorstel te ondertekenen.

Het splitsingsvoorstel kan niet bij volmacht getekend worden. Het ondertekenen van een splitsingsvoorstel is niet te beschouwen als een vertegenwoordigingshandeling.

Indien één van de bestuurders een rechtspersoon is, dient namens die rechtspersoon wel getekend te worden conform de vertegenwoordigingsregeling.

Rechtspersoon A is bestuurder van een stichting (splitsende rechtspersoon). Rechtspersoon A kent een tweehandtekeningenstelsel. Er zijn drie bestuurders ingeschreven. Twee bestuurders van rechtspersoon A ondertekenen het splitsingsvoorstel. Indien één van die bestuurders eveneens een rechtspersoon is, werkt de vertegenwoordigingsregeling door tot uiteindelijk een natuurlijk persoon tekent.

Het kan voorkomen dat een bestuurder heeft tegengestemd in de bestuursvergadering waarin tot het voornemen van juridische splitsing is besloten. Deze bestuurder dient het splitsingsvoorstel wel te ondertekenen.

Een bestuurder ondertekent het splitsingsvoorstel of niet. De toevoeging ‘onder protest’ is niet aanvaardbaar. Een bestuurder kan er altijd voor kiezen niet te tekenen dan wel af te treden.

Indien de ondertekening van een bestuurder ontbreekt, moet de reden van verhindering worden vermeld aldus lid 3 van art. 2:334f. De wet geeft geen minimum aantal, in absolute of relatieve zin, ondertekenaars aan.

Indien een bestuurder niet ondertekent, wordt meestal als reden vermeld ‘vakantie’ dan wel ‘verblijf in het buitenland’. Dat zijn de voorbeelden die in de parlementaire geschiedenis worden genoemd. In de huidige tijd zal dat meestal geen beletsel hoeven te vormen om het splitsingsvoorstel te ondertekenen.

12.2.14.2 Commissarissen

De wet neemt als uitgangspunt in art. 2:334f lid 4 dat naast bestuurders ook commissarissen het splitsingsvoorstel moeten ondertekenen. Dit artikellid stelt dat commissarissen van verenigingen en stichtingen het splitsingsvoorstel niet hoeven te ondertekenen. Uit de parlementaire geschiedenis blijkt echter dat leden van een raad van commissarissen of een orgaan met een andere titel die functioneert zoals een raad van commissarissen dat bij een kapitaalvennootschap doet, ondertekening door de leden van dat orgaan dient plaats te vinden.

Er is een uitzondering op deze regel. De commissarissen hoeven het voorstel niet te ondertekenen indien alle verkrijgende vennootschappen bij de splitsing worden opgericht en de splitsende rechtspersoon daarvan bij de oprichting enig aandeelhouder wordt (art. 2:334hh).