1.9 UBO-register – Notariaat Online

1.9.1 Functie UBO-register

Om de integriteit van het financiële stelsel te waarborgen, heeft de Europese wetgever richtlijnen vastgesteld op basis waarvan (meer) inzicht wordt verkregen over natuurlijke personen die een belangrijke rol vervullen bij juridische entiteiten. Het gaat om het risico van witwassen en terrorismefinanciering te verkleinen. Witwassen is het in het legale circuit brengen van illegale gelden. Terrorismefinanciering is het tegenovergestelde: het aanwenden van legale gelden voor illegale doeleinden. De notaris heeft als poortwachter een belangrijke functies in het voorkomen van witwassen en terrorismefinanciering.

Het UBO-register is in Nederland op 27 september 2021 ingevoerd op basis van de Europese anti-witwasrichtlijnen. De vierde anti-witwasrichtlijn bevat de verplichting voor Europese lidstaten tot het registreren van informatie over de ultimate beneficial owners (UBO), de uiteindelijk belanghebbenden. Het gaat dan om binnen het grondgebied opgerichte rechtspersonen en andere juridische entiteiten, zoals personenvennootschappen, om toereikende, accurate en actuele informatie in te winnen en bij te houden over wie hun UBO’s zijn, waaronder detailgegevens over de door de UBO’s gehouden economische belangen. Uiterlijk 25 maart 2022 moeten alle geregistreerde privaatrechtelijke rechtspersonen en personenvennootschappen hun UBO’s hebben geregistreerd.

Niet opgaafplichtig zijn: eenmanszaken, beursgenoteerde N.V.’s, B.V.’s en hun (in)directe 100% dochtervennootschappen, vereniging van eigenaars, informele verenigingen, rechtspersonen in oprichting, publiekrechtelijke rechtspersonen en overige privaatrechtelijke rechtspersonen zoals gilden en hofjes. Kerkgenootschappen moeten wel hun UBO’s registreren. Buitenlandse rechtspersonen zoals een Ltd. met een vestiging in Nederland hebben geen UBO registratieplicht.

1.9.1.1 Definitie (pseudo-)UBO

De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) geeft de volgende definitie van een UBO (art. 1 lid 1 Wwft): ‘natuurlijke persoon die de uiteindelijke eigenaar is van of zeggenschap heeft over een cliënt, dan wel de natuurlijke persoon voor wiens rekening een transactie of activiteit wordt verricht’. De Wwft kent een eigen definitie voor transactie, te weten: ‘handeling of samenstel van handelingen van of ten behoeve van een cliënt waarvan de instelling ten behoeve van haar dienstverlening aan die cliënt heeft kennisgenomen’ (art. 1a Wwft). De uitwerking van deze UBO-definitie is te vinden in het Uitvoeringsbesluit Wwft 2018 (art. 3). In dat artikel is per afzonderlijke (soort) rechtspersoon een eigen UBO-definitie opgenomen. Kort gezegd is een UBO altijd een natuurlijk persoon die de gelden van een rechtspersoon ontvangt of bepaalt waar de gelden van een rechtspersoon naar toe gaan. Die natuurlijk persoon moet geïdentificeerd worden (als UBO) om het risico op witwassen of terrorismefinanciering te verkleinen.

De basis voor de definitie van de UBO is vastgelegd in het Uitvoeringsbesluit Wwft 2018 (art. 3). In dat artikel is aangegeven wie in elk geval als UBO moet worden aangemerkt. In de praktijk zijn de in dat artikel genoemde criteria limitatief. Dat betekent dat de woorden ‘in elk geval’ opgenomen zijn in de omschrijving van ‘feitelijke zeggenschap’.

1.9.1.2 Grondslag UBO

Het Uitvoeringsbesluit Wwft 2018 kent de volgende vier basiscriteria voor een UBO. Het gaat om een natuurlijk persoon die (i) direct of indirect meer dan 25% van de aandelen houdt, (i) direct of indirect meer dan 25% van de stemrechten houdt, (iii) direct of indirect meer dan 25% van het eigendomsbelang houdt en/of (iv) feitelijke zeggenschap heeft.

Een belang van direct of indirect betekent dat een natuurlijk persoon UBO is van een rechtspersoon (B.V. A) als de personal holding (B.V. B) enig aandeelhouder is van B.V. A.

Eigendomsbelang is in art. 1 Uitvoeringsbesluit Wwft 2018 gedefinieerd als volgt: ‘recht op uitkering uit het vermogen van een rechtspersoon of personenvennootschap, waaronder de winst of de reserves, of op overschot na vereffening’. Het gaat hier dus om economisch belang. Daarbij is bijvoorbeeld te denken aan een certificaathouder. Een certificaathouder is geen aandeelhouder en oefent geen stemrechten in de onderliggende vennootschap uit maar ontvangt wel de revenuen op grond van de certificaten en houdt uit dien hoofde een economisch belang. Het criterium ‘feitelijke zeggenschap’ is niet gekoppeld aan een percentage. Een natuurlijk persoon heeft zeggenschap of niet.

Elk van de genoemde criteria kan leiden tot één of meer UBO’s. Bij de opgaaf aan het handelsregister is de volgorde van de criteria van belang. Indien een UBO kwalificeert op twee of meer gronden wordt opgaaf van de UBO gedaan op grond van de eerstgenoemde grondslag. De volgorde is:
1. Aandelen
2. Stemrecht
3. Economisch belang
4. Zeggenschap

Concreet betekent dat het volgende: een enig aandeelhouder van een B.V. wordt in het UBO-register ingeschreven op basis van de grondslag aandelen, hoewel deze person ook stemrecht, economisch belang en feitelijke zeggenschap heeft.

Indien op grond van elk van de genoemde criteria geen UBO aangemerkt kan worden, zijn alle statutair bestuurders zogenaamde ‘pseudo-UBO’, in de termen van de Europese richtlijn: de senior managing official. In het Uitvoeringsbesluit Wwft 2018 (art. 3 lid 6) is dit dwingend voorgeschreven. Indien één of meer statutair bestuurders een rechtspersoon is, zijn alle statutair bestuurders van die statutair bestuurder ook pseudo-UBO. Het is dus niet mogelijk om hiervan af te wijken door een andere UBO aan te wijzen c.q. te benoemen die niet aan de gemelde criteria voldoet.

Het is niet mogelijk een pseudo-UBO aan te merken als een natuurlijk persoon op één of meer van de genoemde gronden als échte UBO moet worden beschouwd.

1.9.1.3 Percentage UBO

Een UBO moet worden ingeschreven op basis van een bepaalde grondslag: aandelen, stemrecht, economisch belang of feitelijke zeggenschap. Voor de criteria aandelen, stemrecht en economisch belang geldt dat een natuurlijk persoon UBO is als deze direct of indirect een percentage houdt van meer dan 25%. Bij een percentage van precies 25% kwalificeert een natuurlijk persoon dus nooit als UBO op grond van aandelen, stemrecht of economisch belang.

Het UBO-register maakt bij de registratie verder onderscheid op basis van omvang van het belang. De volgende categorieën worden aangehouden:
1. meer dan 25% tot en met 50%;
2. meer dan 50% tot en met 75%;
3. meer dan 75% tot en met 100%.

Bij de opgaaf aan het UBO-register moet dus niet alleen de grondslag worden aangegeven maar ook de bandbreedte van het gehouden belang. Indien een UBO wordt geregistreerd op basis van feitelijke zeggenschap, hoeft geen bandbreedte opgegeven te worden.

1.9.1.4 Inhoud documenten

Bij de opgaaf van de UBO moet onderliggende documentatie worden ingediend. Dat is in elk geval vereist bij de grondslagen aandelen, stemrecht en economisch belang. Als het gaat om feitelijke zeggenschap kan onderliggende documentatie voorhanden zijn, maar ook kan volstaan worden met een korte verklaring. Indien sprake is van een pseudo-UBO, is onderliggende documentatie niet vereist. Dat is alleen anders als één of meer van de statutair bestuurders een buitenlandse entiteit is. In dat geval moet een uittreksel uit het handelsregister van het betrokken land moeten overgelegd.

Als het gaat om het soort documenten, kan gedacht worden aan de volgende bewijsstukken:
1. Aandelen: aandeelhoudersregister, statuten;
2. Stemrecht: statuten, stemovereenkomst, aandeelhoudersovereenkomst;
3. Economisch belang: certificaathoudersregister, aandeelhoudersovereenkomst;
4. Feiteljike zeggenschap: samenwerkingsovereenkomst.
Van elke UBO moet een pdf van een geldig legitimatiebewijs worden overlegd.

Let daarbij, in het kader van de AVG, dat niet meer informatie wordt verstrekt dan strikt noodzakelijk is. Van een aandeelhoudersregister wordt bijvoorbeeld alleen de pagina verstrekt waaruit blijkt dat de UBO een belang houdt van meer dan 25%. Indien een aandeelhouder bijvoorbeeld 10% van de aandelen houdt, wordt deze pagina niet verstrekt.

De onderliggende documentatie moet worden opgesteld in de Nederlandse of Engelse taal. Indien een document in een andere taal beschikbaar is, moet een vertaling daarvan worden bijgevoegd. Een beëdigde vertaling is niet vereist.

1.9.2 Informatie UBO-register

Het UBO-register is een openbaar register. Anders dan het handelsregister, heeft het UBO-register geen derdenwerking (art. 15a Handelsregisterwet 2007). De mogelijkheid bestaat, op limitatief in de wet genoemde gronden, om openbare gegevens af te schermen. De aard en omvang van het belang kan niet worden afgeschermd.

1.9.2.1 Openbare informatie

De openbare informatie in het UBO-register bestaat uit de volgende persoonlijke gegevens: naam, geboortemaand, geboortejaar, woonstaat en nationaliteit van de UBO (art. 15a lid 2 Handelsregisterwet 2007). Woonstaat is het land waar de UBO op het moment van inschrijving woonachtig is.

1.9.2.2 Afgeschermde informatie

De wet (art. 51 Handelsregisterbesluit 2008) geeft limitatief vier gronden aan op grond waarvan afscherming kan plaatsvinden. Afscherming van openbare gegevens kan plaatsvinden indien de UBO (i) minderjarig is, (ii) onder curatele staat, (iii) onder bewind is geplaatst of (iv) op de politiebeschermingslijst is vermeld. Andere gronden voor afscherming zijn niet toegestaan. De gronden voor afscherming zijn dus beperkt.

Indien bij opgaaf van de UBO geen beroep op afscherming wordt gedaan, vindt geen afscherming plaats. De Kamer van Koophandel doet dus geen zelfstandig onderzoek naar een (mogelijke) afschermingsgrond.

1.9.2.3 Toegang tot afgeschermde informatie

De volgende personen en instanties houden toegang tot de afgeschermde openbare informatie: opsporingsinstanties, financiële instellingen en (toegevoegd en kandidaat-)notarissen (art. 51b lid 1 Handelsregisterbesluit 2008). Om toegang te krijgen tot deze informatie moet een applicatie bij de Kamer van Koophandel aangevraagd worden. Advocaten hebben dus geen toegang tot de afgeschermde openbare informatie.

1.9.2.4 Niet-openbare informatie

De niet-openbare informatie in het UBO-register bestaat uit de volgende persoonlijke gegevens: privéadres, geboortedag, geboorteplaats, geboorteland, Burgerservicenummer (BSN) of buitenlands fiscaal identificatie nummer van de UBO (art. 15a lid 2 Handelsregisterwet 2007) en de onderliggende documentatie ter vaststelling van de UBO, zoals het aandeelhoudersregister.

1.9.3 UBO bij privaatrechtelijke rechtspersoon

Op grond van het Uitvoeringsbesluit Wwft 2018 wordt voor elke categorie ingeschrevenen een afzonderlijke UBO-definitie gehanteerd. Hieronder wordt per soort juridische entiteit aangegeven op welke grondslag een natuurlijk persoon als UBO wordt aangemerkt. Daarbij is ook de volgorde van belang. De UBO wordt ingeschreven op basis van eerstgenoemde grondslag. Dat betekent dat als een natuurlijk persoon zowel aandeelhouder als economisch gerechtigde is, deze UBO wordt geregistreerd op grond van aandeelhouderschap (en niet op grond van economisch belang). Elk van genoemde criteria kan leiden tot één of meer UBO’s. Alle UBO’s van een entiteit moeten worden geregistreerd in het UBO-register.

1.9.3.1 Besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid

Op grond van het Uitvoeringsbesluit Wwft 2018 (art. 3 lid 1 sub a) is een natuurlijk persoon UBO indien aan één of meer van de volgende criteria wordt voldaan:
1. (in)direct houder van meer dan 25% van de aandelen;
2. (in)direct houder van meer dan 25% van het stemrecht;
3. (in)direct houder van meer dan 25% van het economisch belang;
4. feitelijke zeggenschap.

Zie MODEL 1.9.3.1A (Model UBO-verklaring B.V.).

Indien op grond van elk van de genoemde criteria geen UBO aangemerkt kan worden, zijn alle statutair bestuurders pseudo-UBO. In het Uitvoeringsbesluit Wwft 2018 (art. 3 lid 6) is dit dwingend voorgeschreven. Bij een one-tier board zijn zowel de uitvoerende als de niet-uitvoerende bestuurders pseudo-UBO. Indien één of meer statutair bestuurders een rechtspersoon is, zijn alle statutair bestuurders van die statutair bestuurder ook pseudo-UBO.

Deze criteria gelden ook voor de Europese N.V. (SE), en de Europese coöperatieve vennootschap (ECV).

Zie voor concrete voorbeelden www.kvk.nl.

Een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid hoeft geen UBO in te schrijven indien het een 100% (in)directe dochtervennootschap is van een beursgenoteerde vennootschap. Het betreft alleen beursgenoteerde vennootschappen die genoteerd zijn aan een beurs in Europa of een beurs buiten Europa met vergelijkbare internationale standaarden. In dat geval moet bij de opgaaf bij oprichting een formulier 18 worden aangeleverd waarin een beroep op deze uitzondering wordt gedaan.

Model opgaaf bij vrijstelling UBO-register
Op formulier 18 moet de volgende tekst worden opgenomen:
‘Deze besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid is vrijgesteld van de opgaaf van de UBO op grond van art. 10a lid 2 sub a Wwft aangezien het een [in]directe 100% dochtervennootschap betreft van een beursgenoteerde vennootschap.’

1.9.3.2 Naamloze vennootschap

Zie MODEL 1.9.3.2A (Model UBO-verklaring voor N.V.).

Deze criteria gelden ook voor de Europese N.V. (SE), en de Europese coöperatieve vennootschap (ECV).

Zie voor concrete voorbeelden www.kvk.nl.

Een naamloze vennootschap hoeft geen UBO in te schrijven indien het een beursgenoteerde vennootschap is of indien de rechtspersoon een 100% (in)directe dochtervennootschap is van een beursgenoteerde vennootschap. Het betreft alleen beursgenoteerde vennootschappen die genoteerd zijn aan een beurs in Europa of een beurs buiten Europa met vergelijkbare internationale standaarden. In dat geval moet bij de opgaaf bij oprichting een formulier 18 worden aangeleverd waarin een beroep op deze uitzondering wordt gedaan.

Model opgaaf bij vrijstelling UBO-register
Op formulier 18 moet de volgende tekst worden opgenomen:
‘Deze naamloze vennootschap is vrijgesteld van de opgaaf van de UBO op grond van art. 10a lid 2 sub a Wwft aangezien [de vennootschap beursgenoteerd is] [het een [in]directe 100% dochtervennootschap betreft van een beursgenoteerde vennootschap].’

1.9.3.3 Vereniging

Op grond van het Uitvoeringsbesluit Wwft 2018 (art. 3 lid 1 sub c) is een natuurlijk persoon UBO indien aan één of meer van de volgende criteria wordt voldaan:
1. (in)direct houder van meer dan 25% van het economisch belang;
2. (in)direct houder van meer dan 25% van het stemrecht bij een besluit tot statutenwijziging;
3. feitelijke zeggenschap.

Zie MODEL 1.9.3.3A (Model UBO-verklaring voor vereniging).

Zie voor concrete voorbeelden www.kvk.nl.

1.9.3.4 Coöperatie

Zie MODEL 1.9.3.4A (Model UBO-verklaring voor coöperatie).

Zie voor concrete voorbeelden www.kvk.nl.

1.9.3.5 Onderlinge waarborgmaatschappij

Zie MODEL 1.9.3.5A (Model UBO-verklaring voor onderlinge waarborgmaatschappij).

Zie voor concrete voorbeelden www.kvk.nl.

1.9.3.6 Stichting

Zie MODEL 1.9.3.6A (Model UBO-verklaring voor stichting).

Indien op grond van elk van de genoemde criteria geen UBO aangemerkt kan worden, zijn alle bestuurders pseudo-UBO. In het Uitvoeringsbesluit Wwft 2018 (art. 3 lid 6) is dit dwingend voorgeschreven. Bij een one-tier board zijn zowel de uitvoerende als de niet-uitvoerende bestuurders pseudo-UBO. Indien één of meer bestuurders een rechtspersoon is, zijn alle statutair bestuurders van die statutair bestuurder ook pseudo-UBO.

Zie voor concrete voorbeelden www.kvk.nl.

1.9.4 UBO bij personenvennootschap

1.9.4.1 Maatschap

Op grond van het Uitvoeringsbesluit Wwft 2018 (art. 3 lid 1 sub d) is een natuurlijk persoon UBO indien aan één of meer van de volgende criteria wordt voldaan:
1. (in)direct houder van meer dan 25% van het economisch belang;
2. (in)direct houder van meer dan 25% van het stemrecht bij een besluit tot wijziging van het vennootschapscontract;
3. feitelijke zeggenschap.

Zie MODEL 1.9.4.1A (Model UBO-verklaring voor maatschap).

Indien op grond van elk van de genoemde criteria geen UBO aangemerkt kan worden, zijn alle maten pseudo-UBO. In het Uitvoeringsbesluit Wwft 2018 (art. 3 lid 6) is dit dwingend voorgeschreven. Indien één of meer maten een rechtspersoon is, zijn alle statutair bestuurders van die maat ook pseudo-UBO.

Deze criteria gelden ook voor het Europees Economisch samenwerkingsverband (EESV) en de rederij.

Zie voor concrete voorbeelden www.kvk.nl.

1.9.4.2 Vennootschap onder firma

Zie MODEL 1.9.4.2A (Model UBO-verklaring voor vennootschap onder firma).

Indien op grond van elk van de genoemde criteria geen UBO aangemerkt kan worden, zijn alle vennoten pseudo-UBO. In het Uitvoeringsbesluit Wwft 2018 (art. 3 lid 6) is dit dwingend voorgeschreven. Indien één of meer vennoten een rechtspersoon is, zijn alle statutair bestuurders van die vennoot ook pseudo-UBO.

Deze criteria gelden ook voor het Europees Economisch samenwerkingsverband (EESV) en de rederij.

Zie voor concrete voorbeelden www.kvk.nl.

1.9.4.3 Commanditaire vennootschap

Zie MODEL 1.9.4.3A (Model UBO-verklaring voor commanditaire vennootschap).

Indien op grond van elk van de genoemde criteria geen UBO aangemerkt kan worden, zijn alle vennoten, met uitzondering van de commanditair vennoten, pseudo-UBO. In het Uitvoeringsbesluit Wwft 2018 (art. 3 lid 6) is dit dwingend voorgeschreven. Indien één of meer beherend vennoten een rechtspersoon is, zijn alle statutair bestuurders van die beherend vennoot ook pseudo-UBO.

Deze criteria gelden ook voor het Europees Economisch samenwerkingsverband (EESV) en de rederij.

Zie voor concrete voorbeelden www.kvk.nl.

1.9.5 Opgaaf

1.9.5.1 Oprichting nieuwe rechtspersoon

Voor een notaris is van belang dat bij eerste opgaaf van een rechtspersoon of personenvennootschap direct de UBO’s van de op te richten entiteit moeten worden ingeschreven. Zonder opgaaf van de UBO’s wordt geen KvK-nummer toegekend. Hoewel de formele verplichting tot inschrijving bij de eerste bestuurders berust, is het gangbare praktijk dat de notaris die de oprichting doet, ook de eerste inschrijving in het handelsregister verricht.

1.9.5.2 Na oprichting nieuwe rechtspersoon

Na oprichting kan het zijn dat de UBO van een entiteit wijzigt, bijvoorbeeld als gevolg van een door een notaris verleden akte. Het gaat dan om een wijziging van de UBO als gevolg van uitgifte, aandelenoverdracht, statutenwijziging met conversie van aandelen, juridische fusie of juridische splitsing.

Dit kan tot gevolg hebben dat een UBO moet worden:
– uitgeschreven;
– ingeschreven;
– geregistreerd op basis van een ander criterium;
– geregistreerd op basis van een ander percentage.

Ook deze opgaaf aan het UBO-register is primair een verplichting van de bestuurders van een rechtspersoon (art. 20 Handelsregisterwet 2007). Het is aan te raden dat de notaris wijst op de mogelijke UBO-gevolgen van het verlijden van de akte. Wijzigingen in het UBO-register moeten binnen een week na het verlijden van de akte (die de UBO-wijziging tot gevolg heeft) plaatsvinden (art. 20 lid 2 Handelsregisterwet 2007).

1.9.5.3 Opgaafplicht en meewerkplicht

De opgaaf van de UBO’s en de verantwoordelijkheid van een juiste inschrijving berust bij de statutair bestuurders of vennoten van een entiteit (art. 10b Wwft). De UBO’s hebben een meewerkplicht (art. 10b lid 2 Wwft). Een UBO is verplicht de entiteit de gegevens te verschaffen om de statutair bestuurders juist en volledig opgaaf te kunnen laten doen aan het UBO-register.

1.9.5.4 Terugmeldplicht

Sinds 1 december 2020 bestaat er een terugmeldplicht voor notarissen, toegevoegd notarissen, kandidaat-notarissen en overige Wwft-instellingen (art. 10c Wwft). Dat houdt in dat de verplichting bestaat het UBO-register te raadplegen. Indien een discrepantie wordt aangetroffen tussen de gegevens uit het dossier (onder meer aangeleverd door cliënt) en het UBO-register, moet die discrepantie door de (toegevoegd of kandidaat-)notaris worden gemeld aan het UBO-register (art. 10c lid 1 Wwft). Het is aan te raden eerst met de cliënt te overleggen voordat terugmelding aan het UBO-register plaatsvindt.

Een dergelijk overleg met cliënt is niet toegestaan als de (toegevoegd of kandidaat-)notaris een melding van een ongebruikelijke transactie heeft gedaan bij FIU-Nederland op grond van de Wwft (art. 10c lid 3 Wwft).