1.6.1 Functie handelsregister

Het handelsregister is ingesteld in 1921 bij de Handelsregisterwet met het doel informatie te verstrekken met betrekking tot de aan het economisch verkeer deelnemende subjecten. Het handelsregister wordt gehouden door de Kamers van Koophandel. De instelling van de Kamers van Koophandel is geregeld in de Wet op de Kamers van Koophandel en Fabrieken 1997. Ter bevordering van het doel worden in het handelsregister ondernemingen en rechtspersonen geregistreerd, hun rechtsvorm en de bij de onderneming/rechtspersoon betrokken personen die namens de onderneming of rechtspersoon kunnen optreden of voor de nakoming van door de ondernemer gesloten overeenkomsten aansprakelijk kunnen worden gesteld. Voorop staat het dienen van de rechtszekerheid in het economisch verkeer.

Naast deze rechtszekerheidsfunctie heeft het handelsregister sinds het ontstaan ook een informatieve functie van meer algemene aard. De Kamer van Koophandel moet de samenstelling van de bedrijvigheid in haar regio kennen om bijvoorbeeld statistische overzichten te kunnen maken voor beleidsadvisering aan de overheid, maar ook om (potentiële) ondernemers te kunnen adviseren over vestigingsplaatsen.

Met de inwerkingtreding van de nieuwe Handelsregisterwet (Hregw) per 1 juli 2008 heeft het handelsregister een derde functie erbij: het registreren van alle ondernemingen en rechtspersonen als onderdeel van de gegevenshuishouding die bijdraagt aan het efficiënt functioneren van de overheid. Deze nieuwe functie houdt verband met het feit dat het handelsregister deel is gaan uitmaken van een stelsel van basisregisters. Art. 2 Hregw geeft deze doelen aan. Het is de bedoeling dat ondernemers onder de nieuwe wet bepaalde gegevens slechts eenmalig verstrekken aan het handelsregister en voorts dat de overheid (verplicht) gebruik maakt van het handelsregister als unieke bron van deze gegevens. Onder de nieuwe wet is ook de kring van inschrijfplichtigen uitgebreid. Publiekrechtelijke rechtspersonen alsmede de vrije beroepsbeoefenaren dienen zich eveneens te registreren. Voor het notariaat betekent dit een verbreding van de activiteiten.

Sinds 27 september 2020 is de Kamer van Koophandel ook houder van het UBO-register. Dat register is een separaat register. In het UBO-register worden de ultimate beneficial owners (UBO’s) ook wel uiteindelijk belanghebbenden genoemd van privaatrechtelijke rechtspersonen, personenvennootschappen en kerkgenootschappen. Voor meer detail wordt verwezen naar onderdeel 1.9. Op 26 april 2021 is een wetsvoorstel naar de Tweede Kamer gezonden voor het instellen van een tweede UBO-register (Implementatiewet registratie uiteindelijk belanghebbenden van trusts en soortgelijke juridische constructies) dat ook gehouden zal worden door de Kamer van Koophandel. Dat is het UBO-register voor trusts en fondsen voor gemene rekening. Verwacht wordt dat dit wetsvoorstel in de loop van 2021 van kracht zal worden.

1.6.2 Inschrijfbare feiten

Indien een notaris een zaak in behandeling heeft waarbij een rechtspersoon of een onderneming is betrokken, moet het handelsregister worden geraadpleegd. Het handelsregister is een landelijk register dat te raadplegen is via www.kvk.nl. Het handelsregister kent twee categorieën geregistreerden: ondernemingen en rechtspersonen.

1.6.2.1 Onderneming

Art. 5 Hregw geeft de rechtsvormen aan die ondernemingen kunnen drijven. Het is de kernbepaling als het gaat om inschrijving van ondernemingen in het handelsregister. Ook de maatschap (sub a) en de vrije beroepsbeoefenaren zoals advocaten, notarissen en artsen (sub b) hebben een inschrijfplicht.

Wanneer is er sprake van een onderneming? De Handelsregisterwetgeving geeft een definitie van dit begrip. Art. 2 Handelsregisterbesluit 2008 (Hregb) omschrijft ‘onderneming’ als volgt: van een onderneming is sprake indien een voldoende zelfstandig optredende organisatorische eenheid van één of meer personen bestaat waarin door voldoende inbreng van arbeid of middelen, ten behoeve van derden diensten of goederen worden geleverd of werken tot stand worden gebracht met het oogmerk daarmee materieel voordeel te behalen. Lid 2 vermeldt dat van een onderneming géén sprake is indien er naar het oordeel van de Kamer van Koophandel onvoldoende omvang van activiteiten of omzet is. De nieuwe handelsregisterpraktijk zal echter op het punt van de kwalificatie of sprake is van een onderneming niet veel verschillen van de praktijk onder de Handelsregisterwet 1996 doordat de nieuwe wetgeving is gebaseerd op de oude praktijk en de jurisprudentie. Als de Kamer van Koophandel constateert dat geen sprake is van een onderneming, dan zal de Kamer van Koophandel de inschrijving kunnen weigeren. Er is dan immers geen inschrijfplicht.

1.6.2.2 Rechtspersoon

Naast ondernemingen worden in het handelsregister privaatrechtelijke rechtspersonen en publiekrechtelijke rechtspersonen ingeschreven. Dit vloeit voort uit art. 6 Hregw. Na oprichting van een privaatrechtelijke rechtspersoon verzorgt de notaris de inschrijving daarvan in het handelsregister.

In het handelsregister moeten worden ingeschreven:
– Naamloze vennootschappen;
– Besloten vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid;
– Coöperaties;
– Onderlinge waarborgmaatschappijen;
– Stichtingen;
– Verenigingen met volledige rechtsbevoegdheid;
– Verenigingen zonder volledige rechtsbevoegdheid (mogen worden geregistreerd);
– Europese naamloze vennootschappen met zetel in Nederland;
– Europese economische samenwerkingsverbanden met zetel in Nederland;
– Europese coöperatieve vennootschap met zetel in Nederland;
– Vereniging van Eigenaars;
– Kerkgenootschappen;
– Publiekrechtelijke rechtspersonen.

Ook (de onderneming van) de rechtspersoon in oprichting (i.o.) wordt geregistreerd in het handelsregister. Indien de rechtspersoon is opgericht, wordt na opgave daarvan de i.o.-status verwijderd en de rechtspersoon ingeschreven. Het dossiernummer bij de Kamer van Koophandel blijft ongewijzigd.

1.6.2.3 Overige in te schrijven entiteiten

Er is ook een aantal inschrijfplichtige entiteiten zoals blijkt uit art. 5 Hregw:
– vrije beroepsbeoefenaars en landbouwers;
– maatschap;
– organisatie waarvan een of meer kerkgenootschappen deel uitmaken;
– kerkgenootschap;
– (onderneming van een) publiekrechtelijke rechtspersoon;
– Vereniging van Eigenaars;
– overige privaatrechtelijke rechtspersonen (bijvoorbeeld hofjes, boermarken, gilden);
– vestigingen van stichtingen en verenigingen zonder onderneming.

1.6.2.4 Raadplegen

Het handelsregister kan op drie manieren geraadpleegd worden: in persoon, telefonisch of via internet. In persoon kan bij de betrokken Kamer van Koophandel geraadpleegd of geregistreerd worden. De Kamer van Koophandel is telefonisch te bereiken. Voor vragen tijdens kantooruren (tussen 8.30 en 17.00 uur) is telefoonnummer 088-585 1585 tijdens kantooruren beschikbaar. Bedrijfsgegevens kunnen telefonisch worden opgevraagd via 0900-123 4567. Ook kan via WhatsApp (06-1344 5877) een vraag worden gesteld. De beschikbaarheid is ook te raadplegen via www.kvk.nl. Een vraag via WhatsApp wordt binnen 60 minuten beantwoord. De derde manier van informatieverkrijging is via NotarisNet. Het handelsregister kan online worden geraadpleegd.

1.6.3 Waar inschrijven

Elke onderneming en rechtspersoon is ingeschreven in het handelsregister. Er is één handelsregister dat gehouden wordt door de Kamers van Koophandel. Er zijn twaalf Kamers van Koophandel. Elke regio in Nederland heeft een Kamer van Koophandel. Opgave kan worden gedaan bij iedere Kamer van Koophandel, doordat er één digitaal register is. Formeel bevoegd om de opgave in te schrijven blijft echter de Kamer van Koophandel waar de onderneming of rechtspersoon is gevestigd of de hoofdvestiging heeft (zie art. 18 Hregw). 

Indien BV X zijn hoofdvestiging heeft in Amsterdam, dan mag BV X opgave van bijvoorbeeld een nieuwe bestuurder doen bij de Kamer van Koophandel te Rotterdam. De Kamer van Koophandel te Rotterdam zorgt er dan voor dat de opgave wordt verwerkt bij de bevoegde Kamer van Koophandel (Amsterdam).

1.6.3.1 Hoofdvestiging

De onderneming wordt – met alle in Nederland gelegen vestigingen – uitsluitend geregistreerd bij de beherende Kamer van Koophandel. De beherende Kamer van Koophandel is de kamer in het gebied waar de onderneming of rechtspersoon zijn hoofdvestiging heeft. De hoofdvestiging is de plaats die door de onderneming of rechtspersoon als zodanig wordt aangemerkt. Dikwijls is dit de plek waar de leiding van de onderneming zich bevindt. Indien een rechtspersoon géén vestiging heeft, dan bepaalt de plaats van de statutaire zetel bij welke kamer moet worden ingeschreven. Heeft de onderneming of rechtspersoon meerdere vestigingen, dan worden deze ingeschreven bij de kamer in welk gebied de hoofdvestiging is gelegen.

Indien een BV statutair is gevestigd te Groningen met een fabriek in Assen, waar tevens het adres van de vennootschap is, dan wordt deze vennootschap bij de Kamer van Koophandel in Assen geregistreerd.

Wanneer een BV, statutair gevestigd te Leeuwarden, de activiteiten in Zwolle beëindigt, zal de Kamer van Koophandel in Zwolle de registratie beëindigen en overdragen aan de Kamer van Koophandel van Leeuwarden.

Een buiten Nederland gevestigde onderneming wordt ingeschreven bij de Kamer van Koophandel waar de onderneming haar hoofdactiviteiten in Nederland heeft. Indien de hoofdvestiging in het buitenland is gelegen, is de kamer bevoegd waar de hoofdvestiging van de onderneming, dat wil zeggen de in Nederland door de onderneming als hoofdvestiging aangewezen (neven)vestiging, is gelegen.

1.6.4 De inschrijving

De wet geeft aan wie en wat ingeschreven moeten worden in het handelsregister. Alle opgaven moeten in beginsel worden gedaan op door de Kamer van Koophandel vastgestelde formulieren die ook digitaal beschikbaar zijn. Deze formulieren zijn gratis verkrijgbaar. Belangrijk is dat de opgave moet zijn voorzien van een originele handtekening van de tot opgave bevoegde persoon of diens gemachtigde. Een Kamer van Koophandel kan er echter mee instemmen dat een opgave op andere wijze plaatsvindt dan op een standaard handelsregisterformulier. Bij een opgave op andere wijze moet wel duidelijk zijn dat het gaat om een opgave aan het handelsregister alsmede dat de opgave afkomstig is van een bevoegde persoon. Ook moet de opgave zijn voorzien van een originele handtekening. Een Kamer van Koophandel kan bij twijfel altijd verzoeken dat de opgave (alsnog) op het voorgeschreven standaard handelsregisterformulier wordt gedaan. Alle benodigde formulieren zijn te vinden via de website van de Kamer van Koophandel: www.kvk.nl. Zie voor begeleidende brieven aan het handelsregister over diverse onderwerpen. Inmiddels worden opgaven aan het handelsregister door notarissen digitaal verzorgd. In enkele gevallen is dat niet mogelijk vanwege de maximale verwerkingsmogelijkheid, bijvoorbeeld indien een juridische fusie wordt ingediend met als bijlagen zeer omvangrijke jaarrekeningen (bijv. bij beursgenoteerde vennootschappen).

1.6.5 Legitimatieplicht

Functionarissen die worden ingeschreven in het handelsregister moeten zich legitimeren. De legitimatiecontrole is streng om de optimale betrouwbaarheid van de informatie in het handelsregister te bevorderen.

Op de website van de Kamer van Koophandel (www.kvk.nl) wordt aandacht besteed aan dit onderwerp.

1.6.5.1 Vertegenwoordigingsbevoegden

De legitimatieplicht geldt voor vertegenwoordigingsbevoegde personen. Alle vertegenwoordigingsbevoegden die voor het eerst in het handelsregister geregistreerd worden, vallen onder de legitimatieplicht.

Vertegenwoordigingsbevoegden zijn:
– bestuurder (van de NV, de BV, de coöperatie, de onderlinge waarborgmaatschappij, de stichting die een onderneming drijft, de vereniging die een onderneming drijft, het EESV, de SE en van de ECV);
– gevolmachtigde;
– vertegenwoordigingsbevoegde namens B.V. i.o.;
– vertegenwoordigingsbevoegde namens N.V. i.o.;
– eigenaar eenmanszaak;
– beherend vennoot van een vennootschap onder firma;
– beherend vennoot van een commanditaire vennootschap;
– maat van een maatschap;
– vereffenaar;
– bewindvoerder.

Functionarissen die worden ingeschreven in het handelsregister die niet vertegenwoordigingsbevoegd zijn, vallen niet onder de legitimatieplicht.

Niet-vertegenwoordigingsbevoegden zijn:
– commissaris;
– enig aandeelhouder;
– bestuurder van vereniging die geen onderneming drijft;
– bestuurder van stichting die geen onderneming drijft.

1.6.5.2 Legitimatieprocedure

Uitgangspunt is dat een vertegenwoordigingsbevoegde zich legitimeert bij een Kamer van Koophandel. Elke Kamer van Koophandel is bevoegd een vertegenwoordigingsbevoegde te legitimeren. Deze bevoegdheid is niet beperkt tot de Kamer van Koophandel waar de betrokken onderneming of rechtspersoon is geregistreerd.

Een notaris evenals een toegevoegd notaris of een kandidaat-notaris is eveneens bevoegd een vertegenwoordigingsbevoegde te legitimeren. Indien een notaris een vertegenwoordigingsbevoegde inschrijft bij de Kamer van Koophandel, komt de juistheid van de legitimatieprocedure voor rekening van de (toegevoegd) (kandidaat-)notaris. De (toegevoegd) (kandidaat-)notaris dient zich te vergewissen van de juistheid van de invulling en ondertekening van de formulieren. Voor het handelsregister betekent dit praktisch gezien het volgende. De (toegevoegd) (kandidaat-)notaris tekent zelf (digitaal) als aangever de handelsregisterformulieren of geeft in een begeleidend schrijven expliciet aan dat de gegevens op de formulieren door het notariskantoor zijn gecontroleerd en naar waarheid ingevuld zijn gebleken.

1.6.5.3 Persoon

Legitimatie van een natuurlijk persoon vindt plaats door middel van een geldig legitimatiebewijs.

Een geldig legitimatiebewijs is:
– Nederlands paspoort;
– buitenlands paspoort;
– Europese identiteitskaart;
– Nederlands rijbewijs; of
– Nederlands vreemdelingendocument.

Het is niet altijd eenvoudig vast te stellen of een buitenlands paspoort een geldig legitimatiebewijs is. Er zijn zogenaamde paspoortenboeken waarin alle geldige legitimatiebewijzen per land zijn opgenomen met een korte omschrijving van de belangrijkste kenmerken van het identificatiedocument, de bijzonderheden en de meest voorkomende wijzen van vervalsing van het betreffende document.

De notaris maakt een copie collationée van het getoonde geldige legitimatiebewijs (MODEL 1.6.5.3A). Voor natuurlijke personen die niet in Nederland wonen, dient een bevoegde functionaris in het land waar de vertegenwoordigingsbevoegde woonachtig is, een verklaring af te geven (MODEL 1.6.5.3B).

Via een Verificatie- en Identificatiesysteem, het zogenaamde VIS, is na te gaan of een legitimatiebewijs als vermist of gestolen is opgegeven. Dit systeem is zeer gebruikersvriendelijk en heeft ten doel visumfraude en visumshoppen te voorkomen. Binnen enkele seconden na invoering van aard en nummer van het identiteitsbewijs volgt de registratie (niet) vermist of gestolen. Bij het VIS-systeem zijn thans bijna alle landen ter wereld aangesloten. Beoogd wordt alle landen te laten aansluiten.

1.6.5.4 Adres

Naast verificatie van de persoon, dient het adres van de vertegenwoordigingsbevoegde te worden nagegaan. Het adres op de gegevensdrager dient overeen te komen met het door de vertegenwoordigingsbevoegde opgegeven adres.

De kamer verifieert het adres online bij de Basisregistratie Personen, het BRP (voorheen genoemd: Gemeentelijk Basisadministratiesysteem, het GBA). Dit systeem is door de notaris te raadplegen via ‘NotarisNet’ van de KNB. Dat adres dient overeen te komen met het door de vertegenwoordigingsbevoegde opgegeven adres.

Via het BRP kunnen alleen adressen in Nederland onderzocht worden. Indien een adres buiten Nederland geverifieerd moet worden, dient een zogenaamde juristenverklaring te worden overlegd (MODEL 1.6.5.4A).

De kamers verifiëren adressen in het buitenland aan de hand van:
– bankafschrift;
– giroafschrift;
– origineel uittreksel bevolkingsregister op naam van de vertegenwoordigingsbevoegde;
– elk ander document waar een adres op is vermeld, zoals autopapieren, telefoonrekening, energierekening, officiële brieven of contracten.

Het document mag niet ouder zijn dan een maand.

1.6.6 Afscherming privéadres

Een belangrijke functie van het handelsregister is dat iedereen bij een Kamer van Koophandel inzage kan krijgen in gegevens en gedeponeerde bescheiden van ondernemingen en rechtspersonen. Echter, de wens van de individuele burger tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer kan hiermee botsen. Die gedachte is de wetgever niet ontgaan. Daarom is in de handelsregisterwetgeving 2007/2008 aandacht besteed aan de privacy van de burger.

Uit art. 51 Hregb volgt dat gegevens omtrent het privéadres van de bestuurders of andere functionarissen bij rechtspersonen (met uitzondering van bestuurders van verenigingen zonder volledige rechtsbevoegdheid, verenigingen van eigenaars en overige privaatrechtelijke rechtspersonen als bedoeld in art. 6 Hregw) worden afgeschermd voor het publiek. Deze gegevens kunnen echter wel worden ingezien door bestuursorganen, advocaten, deurwaarders, notarissen en de organisaties genoemd in art. 28 Hregw. Indien andere natuurlijke personen hun adres willen afschermen, moeten zij dit aan een kamer verzoeken. Bovendien moeten zij voldoen aan een aantal voorwaarden. Er moet sprake zijn van:
– een waarschijnlijke dreiging;
– het woonadres kan niet in het handelsregister worden ingezien met betrekking tot een andere onderneming;
– de betrokkene mag niet beschikken over een openbaar telefoonnummer;
– de betrokkene moet zelf maatregelen hebben genomen de bekendheid van zijn adres te verminderen;
– het belang van afscherming moet zwaarder wegen dan de rechtszekerheid in het economisch verkeer.

Als aan alle bovenomschreven voorwaarden is voldaan, kan (niet: moet) een kamer het verzoek honoreren.

1.6.7 Elektronisch aanleveren

Het notariaat heeft de mogelijkheid om alle voorkomende mutaties in het handelsregister digitaal op te geven. Zie in detail onder Online registreren in het handelsregister voor notariskantoren; Handleiding voor notarissen via https://www.kvk.nl/registrerennotarissen. De opgave wordt gedaan met een elektronische handtekening die is gekoppeld aan het beroepscertificaat.
Kleine rechtspersonen moeten vanaf het boekjaar dat ingaat op of na 1 januari 2016 de jaarrekening langs elektronische weg indienen bij de Kamer van Koophandel. Middelgrote ondernemingen (art. 2:397 BW) moeten vanaf het boekjaar dat aanvangt op of na 1 januari 2017 elektronisch de jaarrekening aanleveren. Grote ondernemingen hebben vanaf aanvang van het boekjaar op of na 1 januari 2019 de mogelijkheid (niet: de verplichting) elektronisch de jaarrekening te deponeren (Stb. 2015, 505 en Besluit elektronische deponering handelsregister, Stb. 2016, 149).

1.6.8 Opgaaf en wijziging

Elke eerste inschrijving en wijziging in bij het handelsregister ingeschreven gegevens dient te worden opgegeven. Bevoegd daartoe is de eigenaar van een eenmanszaak, een beherend vennoot van een personenvennootschap of een bestuurder. Daarnaast is de (toegevoegd) (kandidaat-) notaris bevoegd tot het doen van opgaaf. Een advocaat is dat (nog) niet.

De opgave voor de eerste inschrijving van een onderneming wordt gedaan binnen een periode van twee weken die begint een week vóór en eindigt een week ná de aanvang van de bedrijfsuitoefening. De opgave voor de eerste inschrijving van een rechtspersoon wordt gedaan binnen één week na het plaatsvinden van het feit ten gevolge waarvan de verplichting tot inschrijving ontstaat. De andere voorgeschreven opgaven worden gedaan uiterlijk een week na het plaatsvinden van het feit ten gevolge waarvan de verplichting tot opgave ontstaat. Dit alles vloeit voort uit art. 20 Hregw. Een wijziging in de persoonlijke gegevens die betrekking hebben op het woonadres hoeft niet te worden opgegeven. Deze gegevens worden verwerkt via de Basisregistratie Personen.

Overschrijding van de termijn waarbinnen de opgave moet worden gedaan is een overtreding van een in art. 1 Wet op de Economische Delicten strafbaar gesteld feit en kan worden bestraft met een boete.

Van de volgende wijzigingen dient opgaaf te worden gedaan:
– wijziging geregistreerde gegevens, zoals telefoonnummer;
– statutenwijziging;
– omzetting/rechtsvormwijziging;
– uitgifte;
– kapitaalvermindering;
– juridische fusie;
– juridische splitsing;
– liquidatie;
– einde onderneming;
– wijziging functionaris (Nederlands en niet-Nederlands);
– wijziging adres functionaris (Nederlands en niet-Nederlands);
– rectificatie-akte of proces-verbaal van verbetering betrekking hebbend op geregistreerde akte;
– deponeren jaarrekening;
– deponeren 403-verklaring;
– intrekking 403-verklaring;
– deponeren instemmingsverklaring;
– inschrijving, wijziging of uitschrijving enig aandeelhouder;
– inschrijving, wijziging of uitschrijving statutaire belet en ontstentenis persoon;
– deponering bankverklaring, bijvoorbeeld bij storting in vreemd geld na oprichting;
– deponering accountantsverklaring, bijvoorbeeld bij inbreng in natura na oprichting.

1.6.9 Weigering van de opgave

Kamers van Koophandel hebben de mogelijkheid om een ingediende opgave niet in te schrijven. In zo‘n geval weigert een kamer de opgave. Deze bevoegdheid is neergelegd in art. 5 Hregb. Lid 1 van dat artikel bepaalt dat een kamer de opgave moet weigeren wanneer zij er niet van overtuigd is dat de opgave afkomstig is van een daartoe bevoegd persoon. Als de indiener van de opgave bijvoorbeeld geen geldig paspoort kan tonen, zal de kamer de opgave weigeren. Lid 2 geeft aan op welke gronden een kamer de opgave kan (en dus niet moet) weigeren. Een van die gronden doet zich voor wanneer een kamer twijfelt aan de juistheid van de opgave (lid 2 sub e). Een kamer zal een opgave nooit definitief weigeren zonder de indiener eerst de mogelijkheid te hebben geboden de opgave te wijzigen of aan te vullen.

Blijft de opgave echter gebrekkig, dan zal uiteindelijk (in de meeste gevallen) aan de desbetreffende persoon schriftelijk te kennen worden gegeven dat de kamer de opgave weigert. Er is dan sprake van een beschikking van de kamer in de zin van art. 1:2 Awb. Is de indiener het niet eens met deze weigering, dan kan hij als belanghebbende hiertegen bezwaar maken bij de kamer die de beschikking nam. Het is belangrijk dat men zich realiseert dat wanneer de notaris namens cliënt indiener van de opgave was, niet de notaris maar de cliënt belanghebbende is die bezwaar kan maken. Uiteraard is het mogelijk dat de cliënt de notaris machtigt om namens hem een bezwaarschrift in te dienen. Dit moet dan wel duidelijk zijn voor de Kamer van Koophandel.

1.6.10 Ambtshalve wijziging

Kamers van Koophandel hebben de bevoegdheid gegevens ambtshalve, dus zonder dat er een opgave is ingediend, te wijzigen. De bevoegdheid is echter onder de Hregw wel vernieuwd; kamers mogen namelijk bijna alle gegevens wijzigen (zie art. 38 Hregw en art. 48 Hregb). Een kamer mag een gegeven niet ‘zomaar’ onderzoeken en eventueel wijzigen. Er moet, zoals de wet dat formuleert, eerst ‘gerede twijfel’ bestaan omtrent de juistheid van het gegeven. De bevoegdheid om gegevens ambtshalve te wijzigen kan worden beschouwd als een kwaliteitsmaatregel. Immers, de kamers dragen zo bij aan een actueel en compleet register.

Het ligt echter in de lijn der verwachting dat de kamers terughoudend gebruik zullen maken van hun bevoegdheid, doordat het voor een kamer zeer moeilijk is met zekerheid vast te stellen wat de feitelijke situatie bij een onderneming is.

De beslissing van een kamer om een gegeven – al dan niet – te wijzigen is een beschikking in de zin van de Algemene wet bestuursrecht. De desbetreffende belanghebbende kan dus tegen de wijzigingsbeslissing een bezwaarschrift indienen.

1.6.11 Externe werking

Het handelsregister heeft derdenwerking. art. 25 Hregw gaat uit van het beginsel dat derden te goeder trouw bij het sluiten van overeenkomsten de geregistreerde gegevens kunnen inzien. Derden kunnen de onderneming of rechtspersoon houden aan hetgeen is ingeschreven ook al is het ingeschrevene onjuist.

Indien een deelnemer aan het economisch verkeer in het handelsregister ziet dat persoon A de BV X mag vertegenwoordigen, is dat ook zo. Ook al is in werkelijkheid persoon A daar (al lang) niet meer toe bevoegd. Als zaken zijn gedaan met persoon A handelend namens BV X en achteraf blijkt dat persoon A daar toen al geen bevoegdheid meer toe had, kan BV X toch gewoon gehouden worden aan het afgesprokene.

Als de betrokken deelnemer aan het economisch verkeer zelf weet dat het ingeschrevene onjuist is, wordt hij niet beschermd. Hij is dan niet te goeder trouw.

Een ingeschreven feit kan niet per een datum in het verleden, met terugwerkende kracht, veranderd worden. Dit kan wel zo worden opgegeven, maar de (derden)werking van die opgave gaat pas lopen op het moment dat een Kamer van Koophandel de opgave in het dossier inschrijft. Als een feit overigens te laat wordt opgegeven, is dat een overtreding van de Handelsregisterwet. Dit is strafbaar gesteld in de Wet op de Economische Delicten.

Een opgaafplichtige die een door de Handelsregisterwet voorgeschreven opgaaf heeft gedaan, kan zich tegenover derden op een dergelijke inschrijving beroepen. Niet voorgeschreven opgaven kunnen niet ingeschreven worden. Op een niet voorgeschreven opgaaf kan een opgaafplichtige zich dan ook niet beroepen.

Niet alle ingeschreven gegevens vallen onder de werking van art. 25 Hregw. Lid 4 van art. 25 Hregw geeft enkele uitzonderingen. Voor vennootschappen onder firma geldt art. 29 Wetboek van Koophandel onverkort. Dit artikel bepaalt dat zolang de verplichte inschrijving van de vennootschap onder firma in het handelsregister niet is geschied zij ten aanzien van derden zal worden aangemerkt als algemeen voor alle zaken, als aangegaan voor onbepaalde tijd en als geen van de vennoten uitsluitend van het recht om voor de vennootschap te handelen en te tekenen. De derde mag er met andere woorden van uitgaan dat alle vennoten mogen tekenen en handelen voor de vennootschap zonder beperkende voorwaarden. Art. 25 Hregw geldt voorts niet voor opgaven die niet (slechts) op grond van de Handelsregisterwet, Boek 2 BW, de EESV- en de ECV-Verordening, maar (ook) op andere grond moeten worden bekendgemaakt in het handelsregister. Hier moet worden gedacht aan opgaven ter zake van faillissement, surseance van betaling en opgaven betreffende curatele en bewind. Evenmin vallen onder de werking van art. 25 Hregw de in art. 50 Hregb aangewezen gegevens. Dit zijn de gegevens betreffende de eerste ambtshalve inschrijving door de kamer van een onderneming of rechtspersoon, zolang deze inschrijving nog niet definitief is bevestigd door de handtekening van de persoon die eigenlijk tot het doen van de opgave verplicht is. Art. 16a Hregw bepaalt voorts dat van de derdenwerking is uitgesloten de volmacht voor het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen die door een publiekrechtelijke rechtspersoon is verleend.

1.6.12 Handelsnaam

Het handelsnaamrecht is geregeld in de Handelsnaamwet. Een handelsnaam is de naam waaronder een onderneming wordt gedreven. Er moet dus een onderneming zijn, voordat sprake kan zijn van een handelsnaam. Stichtingen en verenigingen drijven doorgaans geen onderneming. Als zij wel een onderneming drijven, kan de naam van de stichting of vereniging de handelsnaam zijn. Een onderneming kan meerdere handelsnamen voeren. Zo kan bijvoorbeeld een nevenvestiging een andere handelsnaam voeren dan de hoofdvestiging. De handelsnaam is een gegeven dat in het handelsregister van de Kamer van Koophandel dient te worden geregistreerd.

Het recht op een handelsnaam ontstaat door het feitelijk gebruik van de handelsnaam. Dat wil zeggen dat de onderneming de handelsnaam daadwerkelijk naar buiten toe dient te gebruiken op bijvoorbeeld briefpapier en facturen. Het recht op een handelsnaam ontstaat niet door de registratie bij het handelsregister.

De statutaire naam van een naamloze vennootschap, besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, coöperatie, onderlinge waarborgmaatschappij, SE en ECV is altijd de handelsnaam. De statutaire naam moet namelijk op het briefpapier worden vermeld en wordt daardoor automatisch gebruikt door de onderneming.

Een domeinnaam, kreet of slogan kan een handelsnaam zijn. De onderneming moet dan wel naar buiten toe optreden onder die domeinnaam, kreet of slogan. Uiteraard mag geen strijd met de Handelsnaamwet bestaan.

1.6.13 Verboden handelsnaam

De handelsnaamwet verbiedt het gebruik van een handelsnaam die:
– een onjuiste indruk wekt omtrent de eigenaar van de onderneming;
– een onjuiste indruk wekt omtrent de rechtsvorm;
– een onjuiste indruk wekt omtrent aard en omvang van de onderneming;
– een zodanige gelijkenis vertoont met de naam van een andere onderneming dat gevaar ontstaat voor verwarring bij het publiek;
– het merk van een ander bevat of iets dat sterk op het merk van een ander lijkt.

Alleen een rechtmatig gevoerde handelsnaam wordt door de Handelsnaamwet beschermd. Van een rechtmatig gevoerde handelsnaam is sprake wanneer deze niet in strijd is met de Handelsnaamwet, andere wetsbepalingen, de zorgvuldigheidsnorm en contractuele verplichtingen.

1.6.14 Inbreuk

Bij inbreuk op een handelsnaam kan iedere belanghebbende zich met een verzoekschrift tot de rechtbank, sector kanton, wenden met het verzoek om het gebruik van de verboden handelsnaam te beëindigen. Een actie op grond van onrechtmatige daad kan eveneens worden ingesteld. Belanghebbende kan zijn degene wiens handelsnaam ten onrechte wordt gebruikt door een ander of degene wiens merk ten onrechte wordt gebruikt door een ander; leveranciers, concurrenten en publiek. Ook een Kamer van Koophandel kan een verzoekschrift tot naamswijziging indienen.

1.6.15 Handelsnaamonderzoek

Om een indicatie te krijgen of het gaan voeren van een bepaalde handelsnaam problemen zal opleveren, kon de ondernemer of de behandelaar namens de ondernemer een landelijk handelsnaamonderzoek laten uitvoeren door een Kamer van Koophandel. Op dit moment is dat niet langer mogelijk. Overwogen wordt deze mogelijkheid opnieuw in te stellen.

Een Kamer van Koophandel toetste daarbij in de eerste plaats of de naam voldoende onderscheidend vermogen had, niet strijdig was met de Handelsnaamwet en op het eerste gezicht niet bezwarend was. Als deze toets was gedaan, onderzocht een Kamer van Koophandel in de tweede plaats of de mogelijkheid bestond dat verwarring zou ontstaan met andere handelsnamen in het land. Het handelsnaamonderzoek mondde uit in een advies van de Kamer van Koophandel aan de ondernemer. Het advies moest worden gezien als een basis voor de beslissing van de ondernemer een handelsnaam al dan niet te gaan voeren. Aan het advies en het onderzoek kon de ondernemer geen rechten ontlenen.

Bij gebrek aan een handelsnaamonderzoek kan de notaris zelf onderzoek doen.

1.6.16 Overeenkomstige naam

Indien vergelijkbare namen zijn geregistreerd voor andere ondernemingen, is het raadzaam dat de ondernemer zich bezint op een nieuwe naam. Het is evenwel mogelijk dat de ondernemer besluit de voorgenomen handelsnaam toch te gaan voeren. Het is dan raadzaam dat de notaris de ondernemer erop wijst dat daarmee risico wordt gelopen alsmede dat dit risico voor rekening komt van de ondernemer en niet voor rekening van de behandelaar.