1.5 Aandeelhoudersregister en certificaathoudersregister

1.5.1 Aandeelhoudersregister

Zoals hiervoor in onderdeel 1.4 vermeld, is het voor een efficiënte uitvoering van recherches in het kader van aandelentransacties van belang dat de te rechercheren gegevens compleet en inzichtelijk beschikbaar zijn in de administratie van de vennootschap. Daarnaast hebben gerechtigden tot aandelen of een beperkt recht daarop, maar ook derden (bijvoorbeeld bij een voorgenomen beslag) er belang bij dat die gerechtigdheid uit de administratie van de vennootschap blijkt en door de vennootschap kan worden bevestigd. Ook de vennootschap heeft belang bij een goed bijgehouden aandeelhoudersregister: in verband met het bijeenroepen van een algemene vergadering moet de vennootschap weten wie opgeroepen moet worden.
Om deze redenen heeft de wetgever het bestuur van de vennootschap de taak gegeven een register bij te houden (art. 2:85/art. 2:194).

De wet spreekt in art. 2:85/art. 2:194 alleen over register. In de praktijk en in veel statuten wordt het register in navolging van art. 2:86a/artikel 2:196a aandeelhoudersregister genoemd, maar omdat hierin niet alleen de gegevens van aandeelhouders moeten worden opgenomen, maar ook van vruchtgebruikers, pandhouders en, sedert 1 oktober 2012 voor de BV, ook van vergadergerechtigde certificaathouders, zou dit eigenlijk het aandelenregister genoemd moeten worden: in dit register worden alle gegevens omtrent de aandelen van de vennootschap opgenomen. Maar omdat aandeelhoudersregister de in de praktijk gangbare benaming is, houden we in dit handboek deze benaming aan.
Er bestaan veel modellen van aandeelhoudersregisters, zowel losbladig als ook gebonden. Voor een voorbeeld van een register zie MODEL 1.5.1A.
De modellen van aandeelhoudersregisters voorzien in het plaatsen van een handtekening dan wel paraaf van een bestuurder bij de aangebrachte wijzigingen. Dit is geen vereiste ingevolge wet. De wet schrijft alleen voor dat het register door het bestuur wordt bijgehouden (art. 2:85 lid 1/art. 2:194 lid 1).

Volgens de wetgever mag het aandeelhoudersregister ook elektronisch worden bijgehouden. Hiervoor is geen aanpassing van de wet noodzakelijk. Art. 2:194 staat er niet aan de in de weg dat een vennootschap het register bijvoorbeeld op een website bijhoudt met een inlogcode voor aandeelhouders en certificaathouders met vergaderrecht of de gegevens invoert in een computersysteem dat door aandeelhouders en certificaathouders met vergaderrecht ten kantore van de vennootschap geraadpleegd kan worden (Kamerstukken II 2006/07, 31 058, nr. 3, p. 48-49).

In de praktijk blijkt dat het aandeelhoudersregister vaak niet goed wordt bijgehouden; het register wordt daarom ook wel aangeduid als ‘het kladboek van Jantje’. Ook komt het vaak voor dat het register ontbreekt (zie onderdeel 1.4.3.2 en 1.5.3).
De Tweede Kamerleden De Groot en Recourt (beiden PvdA) hebben in januari 2011 de initiatiefnota ‘Een centraal aandeelhoudersregister voor besloten- en (niet-beursgenoteerde) naamloze vennootschappen’ aangeboden aan de voorzitter van de Tweede Kamer. Doel van de nota is het tegengaan van fraude met BV's en niet-beursgenoteerde NV's. De indieners van de nota stellen voor een openbaar centraal digitaal aandeelhoudersregister voor aandelen op naam in BV's en niet-beursgenoteerde NV's in te voeren.
In zijn brief van 17 december 2012 is door de Minister van Veiligheid en Justitie aan de Tweede Kamer aangekondigd dat een centraal aandeelhoudersregister zal worden ingesteld. Het centraal aandeelhoudersregister is niet openbaar toegankelijk maar slechts voor overheidsdiensten in het kader van controle, toezicht en handhaving. Daarbij gaat het in elk geval om de volgende overheidsinstanties: Dienst Justis, Bureau Bibob, FIU, de Belastingdienst, bijzondere opsporingsdiensten, veiligheids- en inlichtingendiensten, politie en Openbaar Ministerie. Bij de uitwerking van wetgeving zal worden bepaald of andere instanties daaraan toegevoegd moeten worden. Het notariaat krijgt toegang omdat daarmee de tijdrovende recherchewerkzaamheden die de notaris in het kader van een aandelenoverdracht moet verrichten in belangrijke mate kunnen worden gereduceerd. Ook de aandeelhouder zal inzage hebben in informatie die over hem is opgenomen. Doordat het centraal aandeelhoudersregister slechts voor deze partijen toegankelijk is, wordt de privacy van de betrokkenen geborgd.
Zie over het centraal aandeelhoudersregister nader W. Bosse, 'Het Nederlandse UBO-register en centraal aandeelhoudersregister', WPNR 7117 (2016) en 'Het centraal aandeelhoudersregister', WPNR 7146 (2017).
Door verschijning op 25 november 2020 van het rapport van prof.mr.drs. Niek Zaman en mevrouw mr. Hannah Erdman over het centraal aandeelhoudersregister (CAHR), is hiervoor recent weer aandacht ontstaan. Het rapport heet: ‘Een Centraal Aandeelhoudersregister (CAHR) als betrouwbaar en innovatief opstapje voor digitalisering van aandelen en een betere kapitaal-infrastructuur voor BV’s’, Universiteit Leiden, 25 november 2020, en is te vinden op: https://www.universiteitleiden.nl/binaries/content/assets/rechtsgeleerdheid/instituut-voor-privaatrecht/cahr-onderzoek-finaal-rapport-dd-25-november-2020.pdf. Zie over dit rapport W. Bosse, ‘Het centraal aandeelhoudersregister ‘revisited’’, WPNR 7322 (2021).
Zaman en Erdman stellen in hun rapport voor om de inschrijving in het op te zetten CAHR een constitutief vereiste te laten zijn voor de overdracht en uitgifte van (certificaten van) aandelen alsmede de vestiging van een beperkt recht daarop.

Het door de vennootschap bijgehouden aandeelhoudersregister vermeldt:
– de namen en adressen van alle aandeelhouders, en houders van een recht van vruchtgebruik of pandrecht op een of meer aandelen;
– de datum waarop zij de aandelen, het recht van vruchtgebruik of het pandrecht hebben verkregen;
– de datum van de erkenning of betekening;
– het op ieder aandeel gestorte bedrag;
– welke aan de aandelen verbonden rechten (stemrecht en certificaathouders – dan wel, voor de BV – vergaderrechten) toekomen aan houders van een recht van vruchtgebruik of pandrecht op een of meer aandelen (art. 2:197 lid 4 resp. art. 2:198 lid 4 );
– elk verleend ontslag van aansprakelijkheid voor nog niet gedane stortingen;
en voor de BV sedert 1 oktober 2012 tevens:
– de soort en de aanduiding van de aandelen;
– indien een aandeelhouder niet gebonden is aan een statutaire verplichting of eis als bedoeld in art. 2:192 lid 1;
– de namen en adressen van de houders van certificaten van aandelen waaraan vergaderrecht is verbonden, met vermelding van de datum waarop het vergaderrecht aan hun certificaat is verbonden en de datum van erkenning of

Sedert 1 oktober 2012 is het ingevolge in art. 2:227 lid 2 bij de BV mogelijk om vergaderrecht te verbinden aan certificaten van aandelen. Voor die tijd hadden certificaathouders, zoals thans nog bij de NV (art. 2:117 lid 2), vergaderrecht, indien de certificaten met medewerking van de vennootschap waren uitgegeven. Zie over het overgangsrecht, de volgende alinea.
In verband met de mogelijkheid van toekenning van vergaderrecht aan certificaathouders van aandelen in het kapitaal van een BV, is aan art. 2:194 lid 1 toegevoegd dat in het aandeelhoudersregister ook opgenomen moeten worden de namen en adressen van de houders van certificaten waaraan vergaderrecht is verbonden, met vermelding van de datum waarop het vergaderrecht aan hun certificaat is verbonden en de datum van erkenning of betekening. Dit laatste hangt samen met art. 2:196c waarin is bepaald dat de regels voor erkenning en betekening van de levering van aandelen van overeenkomstige toepassing zijn met betrekking tot de levering van certificaten van aandelen waaraan vergaderrecht is toegekend.

Overgangsrecht inschrijving van de per 1 oktober 2002 vergadergerechtigde certificaathouders (met medewerking van de vennootschap uitgegeven certificaten)
Ingevolge art. V.2 van de Invoeringswet vereenvoudiging en flexibilisering van het bv-recht moet de vennootschap ten spoedigste, doch uiterlijk een jaar na datum van inwerkingtreding van de wet (1 oktober 2012) voldoen aan art. 2:194 lid 1 , laatste volzin (inschrijving van vergadergerechtigde certificaathouders). Volgens de toelichting bij deze wet geldt daarbij als uitgangspunt de kenbaarheid van de aanwezigheid van bewilligde (‘vergadergerechtigde’, WB) certificaathouders door middel van opname in het register. Zij dienen persoonlijk uitgenodigd te worden voor de algemene vergadering, aldus het nieuwe art. 2:223. Opname in het register dient na inwerkingtreding van de wet dan ook zo snel mogelijk plaats te vinden. Is die opname nog niet afgerond op het moment waarop de eerste algemene vergadering na de datum van inwerkingtreding van de ‘flexwet’ wordt gehouden, dan zal van die vergadering alsnog aankondiging moeten worden gedaan in een dagblad overeenkomstig het huidige art. 2:223 lid 2 . Zijn alle namen bekend en in het register opgenomen, dan kan worden overgestapt op de bijeenroeping overeenkomstig het nieuwe art. 2:223. Uiteindelijk dient de volledige opname in het register binnen een jaar na de datum van inwerkingtreding afgerond te zijn (zie art. V.2 lid 1 van het wetsvoorstel), dat is 1 oktober 2013. De aanwezigheid van certificaathouders met vergaderrechten hoeft dus geen aanleiding te zijn voor een onmiddellijke statutenwijziging. De vergaderrechten blijken immers uit het aandeelhoudersregister zodra dat is bijgewerkt. Maar uiteindelijk zullen de statuten wel bij de eerstvolgende gelegenheid en uiterlijk binnen vijf jaar na inwerkingtreding van deze wetgeving aangepast moeten worden (zie art. V.2 lid 6 van het wetsvoorstel). Overigens is niet te verwachten dat de opname van de vergadergerechtigden in het register tot grote problemen zal leiden. Krachtens art. 2:194 lid 3 zijn de vergadergerechtigden verplicht het bestuur tijdig de benodigde gegevens voor opname in het register te verstrekken. Zoals al in de memorie van toelichting bij de ‘flexwet’ is aangegeven (p. 48), zal het administratiekantoor (of een andere aandeelhouder ten titel van beheer) op verzoek van de certificaathouder zorg dragen voor de inschrijving in het register. Doordat het administratiekantoor reeds beschikt over de noodzakelijke gegevens, kan die inschrijving eenvoudig worden gerealiseerd.

Ingevolge art. 2:194 lid 1 moeten sedert 1 oktober 2012 in het register ook de soort of de aanduiding van de aandelen worden vermeld. Volgens de wetgever vallen onder soorten van aandelen de stemrechtloze en de winstrechtloze aandelen (Kamerstukken II 2010/11, 32 426, nr. 8, p. 11). De regeling omtrent winstrechtloze aandelen is te vinden in art. 2:216 lid 7 en omtrent stemrechtloze aandelen in art. 2:228 lid 5.

Dat er aandelen met een bepaalde aanduiding zijn volgt uit art. 2:189a, waarin wordt bepaald dat onder ‘orgaan van de vennootschap’ wordt verstaan de vergadering van aandeelhouders met een bepaalde aanduiding. Aan deze vergadering kunnen bepaalde bevoegdheden worden toegekend, zoals de bevoegdheid tot benoeming van een eigen bestuurder (art. 2:242 lid 1). Volgens het nieuwe art. 2:194 lid 1 moet in het register ook vermeld worden dat een aandeelhouder niet gebonden is aan een statutaire verplichting of eis als bedoeld in art. 2:192 lid 1 .

Ingevolge lid 3 van art. 2:194 worden aandeelhouders en anderen waarvan gegevens moeten worden vermeld, verplicht tijdig de nodige gegevens aan het bestuur te verschaffen.

Het bestuur is verplicht om regelmatig in het aandeelhoudersregister deze gegevens bij te houden (art. 2:85 lid 2/art. 2:194 lid 2).
Het niet voldoen aan de verplichting tot het bijhouden van een aandeelhoudersregister is een economisch delict (art. 1, sub 4 Wet Economische Delicten). Indien een register niet vindbaar is, dient het bestuur onmiddellijk een vervangend aandeelhoudersregister op te stellen waarin de hem bekende gegevens worden vermeld (zie onderdeel 1.5.3).
Het bijhouden van het register is een verplichting waarvoor het bestuur collegiaal verantwoordelijk is en is geen vertegenwoordigingshandeling. Aantekeningen in een register kunnen worden voorzien van een handtekening van één van de bestuurders. Dit is niet wettelijk verplicht, zie de tekst hierboven in dit onderdeel.

Naast de eisen die de wet stelt aan een aandeelhoudersregister, worden ter bevordering van de rechtszekerheid vaak ook de volgende gegevens in het register vermeld:
– de datum waarop de statuten van de vennootschap zijn gewijzigd en de vermelding van de naam en plaats van de notaris voor wie de desbetreffende akte van statutenwijziging werd verleden;
– de vermelding van de naam en plaats van de notaris voor wie een akte van uitgifte, levering, vestiging of afstand van een recht van vruchtgebruik of een pandrecht werd verleden;
– een conservatoir beslag dat op aandelen, of op een recht van vruchtgebruik of een pandrecht daarop is gelegd en de naam en het adres van de beslaglegger.

Een aandeelhouder, vruchtgebruiker en een pandhouder zijn gerechtigd tot een uittreksel uit het aandeelhoudersregister dat betrekking heeft op ieders recht op een aandeel (art. 2:85 lid 3/art. 2:194 lid 4). Op verzoek van een van hen zal het bestuur van de vennootschap kosteloos een uittreksel daarvan verstrekken.
Ook certificaathouders met vergaderrecht van een BV hebben recht op een kosteloos uittreksel uit het aandeelhoudersregister met betrekking tot hun rechten jegens de vennootschap (art. 2:194 lid 4).

Het bestuur van de vennootschap legt het register ten kantore van de vennootschap ter inzage van de aandeelhouders. Ook vruchtgebruikers en pandhouders aan wie vergaderrechten toekomen, en certificaathouders met vergaderrecht van een BV zijn gerechtigd tot inzage.

De gegevens van het aandeelhoudersregister omtrent niet-volgestorte aandelen zijn ter inzage van een ieder. Een uittreksel van deze gegevens wordt ten hoogste tegen kostprijs verstrekt (art. 2:85 lid 4/art. 2:194 lid 5 BW). Om praktische redenen wordt daarom in dergelijke gevallen het aandeelhoudersregister gesplitst in een gedeelte waarin volgestorte aandelen worden vermeld en een gedeelte waarin de niet-volgestorte aandelen worden verantwoord.

1.5.2 Certificaathoudersregister

De gegevens van de houders van certificaten met vergaderrecht van een BV moeten in het aandeelhoudersregister van de vennootschap worden vermeld (art. 2:194 lid 1, laatste zin), zie onderdeel 1.5.1. De wetgever heeft ervoor gekozen voor de BV niet een afzonderlijk register van certificaathouders in het leven te roepen, maar voor aanvulling van de wettelijke regeling voor het aandeelhoudersregister met enkele bepalingen voor vergadergerechtigde certificaathouders, omdat inpassing in art. 2:194 het voordeel heeft dat gebruik kan worden gemaakt van het systeem van het aandeelhoudersregister waarmee men in de praktijk al bekend is.

De verplichting tot het bijhouden van een certificaathoudersregister heeft op dit moment geen wettelijke basis. In de praktijk wordt ten behoeve van de rechtszekerheid aangesloten bij de registratievereisten met betrekking tot aandelen. Zeker gezien het feit dat een overdracht van certificaten van aandelen niet een notariële akte vereist en het in de praktijk toch regelmatig de wens is dat certificaten van aandelen onderhands worden overgedragen, is het bijhouden van een certificaathoudersregister van groot belang.

In de administratievoorwaarden voor de certificering van aandelen wordt vrijwel altijd voorgeschreven dat er een certificaathoudersregister is dat door bestuur van de Stichting Administratiekantoor regelmatig bijgehouden dient te worden. Het certificaathoudersregister vermeldt, bij voorkeur, de volgende gegevens:
– de namen en adressen van alle certificaathouders, en houders van een recht van vruchtgebruik of pandrecht op een of meer certificaten van aandelen;
– de datum waarop zij de certificaten, het recht van vruchtgebruik of het pandrecht daarop hebben verkregen;
– de datum van de erkenning of betekening;
– de vermelding of de houders van de certificaten van aandelen wel of geen vergaderrecht hebben;
– de vermelding of de certificaten van aandelen royeerbaar, niet royeerbaar of beperkt royeerbaar zijn;
– de datum waarop de administratievoorwaarden van het administratiekantoor zijn gewijzigd en de vermelding van de naam en plaats van de notaris voor wie de desbetreffende akte van wijziging van de administratievoorwaarden werd verleden;
– de vermelding van de naam en plaats van de notaris voor wie een akte van uitgifte, levering, vestiging of afstand van een recht van vruchtgebruik of een pandrecht werd verleden;
– een conservatoir beslag dat op certificaten van aandelen, of op een recht van vruchtgebruik of een pandrecht daarop is gelegd en de naam en het adres van de beslaglegger.
Analoog aan de regels met betrekking tot het aandeelhoudersregister, (i) zijn de certificaathouder en de vruchtgebruiker en de pandhouder van een certificaat gerechtigd tot een uittreksel uit het certificaathoudersregister dat betrekking heeft op ieders recht op een certificaat van een aandeel, en (ii) zal op verzoek van een van hen het bestuur van de Stichting administratiekantoor kosteloos een uittreksel daarvan verstrekken.
Het bestuur van het administratiekantoor legt het certificaathoudersregister ten kantore van de Stichting administratiekantoor ter inzage voor de certificaathouders, de vruchtgebruikers en de pandhouders van de certificaten van aandelen.

In het op 25 november 2020 verschenen rapport van Zaman en Erdman over het centraal aandeelhoudersregister (CAHR) (zie onderdeel 1.5.1) stellen zij voor om ook voor de uitgifte, overdracht of verpanding van certificaten van aandelen op basis van een onderhandse of notariële akte, de registratie in het CAHR als constitutief vereiste te stellen.
In het kader van misbruikbestrijding lijkt het de onderzoekers relevant dat ook certificaten van aandelen waaraan geen vergaderrecht is verbonden in het CAHR worden geregistreerd.

1.5.3 Best practices en ontbreken aandeelhouders- en/of certificaathoudersregister

Nadat een transactie is tot stand gekomen ten aanzien van aandelen in het kapitaal van een vennootschap dan wel certificaten daarvan, worden in de praktijk door de behandelaar de aanpassingen verwerkt in het aandeelhoudersregister respectievelijk in het certificaathoudersregister; deze moeten vervolgens door een bestuurder van de vennootschap respectievelijk door een bestuurder van de Stichting administratiekantoor worden getekend/geparafeerd. Dit laatste slechts omdat de modellen van de aandeelhouders- en certificaathoudersregisters daarin voorzien: het is evenwel geen wettelijke verplichting. Volgens de wet hoeft het bestuur het aandeelhoudersregister alleen bij te houden (art. 2:85 lid 1/art. 2:194 lid 1 ). Zie ook hierboven in dit onderdeel.

In haar artikel ‘De aandelenoverdracht, de onderzoeks- en rechercheplicht en het nieuwe toezicht’, in; Toezicht, winter 2011, een uitgave van het Bureau Financieel toezicht, schrijft mr. Ingrid Bleeker, destijds toezichthouder notariaat bij Bureau Financieel Toezicht, over de afwerking van de akte van levering van aandelen:
‘Daarnaast verdient het voor de notaris aanbeveling om het aandeelhoudersregister na passeren zelf bij te werken en een kopie van het bijgewerkte register in het dossier te bewaren, en het bijwerken van het aandeelhoudersregister niet over te laten aan het bestuur van de vennootschap, dat daartoe wel bevoegd is. Ook verdient het aanbeveling om de mutaties van het enig aandeelhouderschap en het vertegenwoordigingsbevoegd bestuur als notaris zelf te laten verwerken bij de kamer van koophandel of er op zijn minst op toe te zien dat de wijzigingen worden verwerkt.’
In haar reactie op deze nieuwsbrief is de Gecombineerde Commissie Vennootschapsrecht van de Nederlandse Orde van Advocaten en de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (GCV), vooral kritisch op het ontbreken van verordenende bevoegdheid van het BFT op dit gebied (Reactie GCV nieuwsbrief BFT inzake aandelenoverdracht, WPNR 6955 (2012).

Indien het originele aandeelhoudersregister, dan wel certificaathoudersregister onvindbaar is, dient het bestuur een vervangend register op te (laten) stellen. Indien de behandelaar daartoe een opdracht krijgt, dient hij eventueel op basis van een nog beschikbare kopie van het onvindbare originele register, een vervangend register aan te maken en daarin door een bestuurder van de vennootschap respectievelijk door een bestuurder van de Stichting administratiekantoor de handtekening te laten plaatsen, tenzij dit digitaal wordt opgesteld.
Afhankelijk van de opdracht en de naar verwachting traceerbare gegevens, zal het vervangende register worden aangemaakt per de de datum van opmaak van het register met de gegevens vanaf de oprichtingsdatum, met daarbij de aantekening dat het vervangend register is opgemaakt op basis van de door het bestuur van de vennootschap aangeleverde documenten en informatie.

Een vervangend register kan worden gemaakt op basis van de volgende documenten:
– afschrift van de akte van oprichting, de akte van omzetting, de akte van levering, de akte van uitgifte, de akte van fusie, de akte van splitsing, de akte(n) van statutenwijziging. Deze documenten kunnen (ook) bij de kamer van koophandel gevonden en opgevraagd worden. Ook kunnen daar bij ‘historie’ bij de desbetreffende BV, haar oude handelsnamen, oude adressen, vorige activiteiten, uitgetreden bestuurders gevonden worden;
– de recherche kan worden uitgebreid tot a) kopieën van vastgestelde, getekende en gedeponeerde jaarrekeningen van de vennootschap en b) afschriften van bij de kamer van koophandel in het dossier van de desbetreffende vennootschap ingeschreven handelsregisterformulieren.
Door invoering van het in onderdeel 1.5.1 genoemde centraal aandeelhoudersregister zullen de huidige gebreken die kleven aan het vennootschappelijk aandeelhoudersregister en het certificaathoudersregister, zoals kwijtraken en de niet-actuele, onjuiste en onvolledig informatie, kunnen worden opgelost.