1.5.1 Aandeelhoudersregister

Zoals hiervoor in onderdeel 1.4 vermeld, is het voor een efficiënte uitvoering van recherches in het kader van aandelentransacties van belang dat de te rechercheren gegevens compleet en inzichtelijk beschikbaar zijn in de administratie van de vennootschap. Daarnaast hebben gerechtigden tot aandelen of een beperkt recht daarop, maar ook derden (bijvoorbeeld bij een voorgenomen beslag) er belang bij dat die gerechtigdheid uit de administratie van de vennootschap blijkt en door de vennootschap kan worden bevestigd. Ook de vennootschap heeft belang bij een goed bijgehouden aandeelhoudersregister: in verband met het bijeenroepen van een algemene vergadering moet de vennootschap weten wie opgeroepen moet worden.
Om deze redenen heeft de wetgever het bestuur van de vennootschap de taak gegeven een register bij te houden (art. 2:85/art. 2:194).

De wet spreekt in art. 2:85/art. 2:194 alleen over register. In de praktijk en in veel statuten wordt het register in navolging van art. 2:86a/artikel 2:196a aandeelhoudersregister genoemd, maar omdat hierin niet alleen de gegevens van aandeelhouders moeten worden opgenomen, maar ook van vruchtgebruikers, pandhouders en, sedert 1 oktober 2012 voor de BV, ook van vergadergerechtigde certificaathouders, zou dit eigenlijk het aandelenregister genoemd moeten worden: in dit register worden alle gegevens omtrent de aandelen van de vennootschap opgenomen. Maar omdat aandeelhoudersregister de in de praktijk gangbare benaming is, houden we in dit handboek deze benaming aan.
Er bestaan veel modellen van aandeelhoudersregisters, zowel losbladig als ook gebonden. Voor een voorbeeld van een register zie MODEL 1.5.1A.
De modellen van aandeelhoudersregisters voorzien in het plaatsen van een handtekening dan wel paraaf van een bestuurder bij de aangebrachte wijzigingen.