7.5 Besluitvorming buiten vergadering

Art. 2:128/238 biedt de mogelijkheid aan de praktijk om besluiten te nemen zonder dat er een vergadering van aandeelhouders wordt gehouden. Op deze wijze van besluitvorming zal in dit onderdeel nader worden ingegaan.

7.5.1 Inleiding

In de (notariële) praktijk worden, zeker bij de ‘gewone’ besloten vennootschappen, de meeste besluiten door aandeelhouders genomen zonder dat er een algemene vergadering volgens de voorschriften is bijeengeroepen.

Vaak zien we dat een zogenaamd aandeelhoudersbesluit is genomen welk besluit is vastgelegd in een schriftelijk stuk. Ook dit is een besluit in de zin van art. 2:238. Zo’n besluit kan op deze manier genomen worden als er maar een aandeelhouder is.
Kent de vennootschap meerdere aandeelhouders, dan kan er buiten vergadering ook een besluit worden genomen, maar dan moeten de aandeelhouders allemaal hun stem schriftelijk hebben uitgebracht. Dit kan overigens ook per fax of e-mail (langs elektronische weg) als de statuten dit toelaten.
Zijn de stemmen niet schriftelijk uitgebracht dan is er geen besluit tot stand gekomen of zo men wil, sprake van een nietig besluit.
In de praktijk zien we ook vaak schriftelijke notulen van een vergadering van aandeelhouders, zonder dat de vergadering echt heeft plaatsgevonden en de stemmen ook niet schriftelijk zijn uitgebracht. Dit zijn notulen van een zoals Van Schilfgaarde (p. 196) het noemt ‘papieren vergadering’. In beginsel zijn de besluiten opgenomen in deze notulen nietig, tenzij de aandeelhouders of alle aandeelhouders deze notulen hebben ondertekend. In dat geval kan het document worden aangemerkt als een besluit in de zin van art.

Om toegang te krijgen tot deze pagina, moet u een abonnement nemen.