Startpunt van het juridische werk is inventarisatie. Hiervoor zijn in Nederland vele registers, al dan niet openbaar.

Iedere behandelaar zal een juist beeld moeten krijgen van een dossier. Op de eerste plaats worden gegevens door de cliënt zelf aangeleverd. Om de door een partij verstrekte gegevens te kunnen controleren en om met zekerheid antwoord te kunnen geven op de vraag wie gerechtigd is tot een vermogensbestanddeel, zijn recherches in registers vereist.

Belangrijkste vragen die beantwoord moeten worden zijn:
– welke vermogensrechten behoren tot de te verdelen (beperkte) huwelijksgemeenschap;
– wie is tot welk vermogensrecht gerechtigd; en
– waar blijkt deze gerechtigdheid uit?

De behandelaar is verplicht alle benodigde registers te raadplegen om een juist beeld te krijgen van de door de cliënt verstrekte gegevens en zo het dossier op te bouwen.

7.4.1 De registers van de burgerlijke stand

In elke gemeente zijn registers van de burgerlijke stand aanwezig.

Dit zijn (zie art. 1:17 lid 1 BW) registers van:
– geboorten;
– huwelijken;
– geregistreerd partnerschappen; en
– overlijden.

In beginsel zijn de akten uit de burgerlijke stand openbaar.

Het zijn gegevens van natuurlijke personen (burgers) die in de betreffende gemeente woonachtig zijn. De gegevens staan ter beschikking van de burger zelf, overheidsinstanties, zoals de belastingdienst, en ook het notariaat.

Een uittreksel of afschrift van een akte van geboorte, huwelijk, geregistreerd partnerschap of overlijden kan een ieder aan de ambtenaar die belast is met de uitgifte van deze akten vragen (art. 1:23b BW).

De akten uit de burgerlijke stand, opgemaakt door de daartoe bevoegd ambtenaar, hebben dezelfde bewijskracht als authentieke akten (art. 1:22 lid 3 BW).

Als cliënten via de rechter gescheiden zijn, hebben zij bij het indienen van het verzoekschrift een afschrift (géén uittreksel) van de huwelijksakte en geboorteakte(n) van hun minderjarige kind(eren) moeten bijsluiten. Zonder deze afschriften kan de procedure niet in gang worden gezet.

Als de notaris het gehele scheidingstraject begeleid moet de notaris ervoor zorgen dat na ondertekening van het (notariële) convenant er van de cliënten een uittreksel van hun huwelijksakte én een uittreksel uit de Basisregistratie Personen van hun minderjarige kinderen aan de procesadvocaat wordt toegestuurd. Daarnaast moet een kopie van een geldig legitimatiebewijs van de ouders worden meegestuurd met daarop vermeld ieders burger-sofinummer. De uittreksels mogen niet ouder zijn dan drie maanden. De procesadvocaat stelt vervolgens het verzoekschrift op en dient deze in bij de rechtbank.

Als een van de partijen gerechtigd is in een onverdeelde nalatenschap of ouderlijke boedel, kan een uittreksel van een overlijdensakte nodig zijn. Het overlijden van een natuurlijk persoon moet vaststaan. Daarna kan de gerechtigdheid in een nalatenschap worden vastgesteld. Zie voor de vaststelling van de gerechtigdheid in een nalatenschap en de bijbehorende procedures het Handboek Boedelafwikkeling.

7.4.2 De Basisregistratie Personen

De geautomatiseerde gemeentelijke Basisregistratie Personen (hierna ook te noemen: BRP) is een veel gebruikt register in het notariaat.

Het BRP is sedert 1994 in werking getreden en heette voorheen Gemeentelijke Basisadministratie (GBA) en is gebaseerd op de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Wet gbp). Het BRP bevat niet in alle gevallen het complete register van een persoon. Geboorten van voor 1966 hoefden niet door gemeenten te worden ingevoerd, kinderen hoefden alleen op de persoonskaart van de man te worden vermeld en als een persoon overleden was voor 1994 hoefde de persoonskaart niet geautomatiseerd te worden. Het BRP is hierdoor niet op alle punten even betrouwbaar.

Het is een systeem dat in beginsel bestemd is voor gebruik door de overheid. Het notariaat is gerechtigd tot het opvragen van gegevens uit het BRP indien die gegevens noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een wettelijke taak, het verlijden van authentieke akten als bedoeld in art. 2 Wna.

Het BRP is een volledig geautomatiseerd systeem met gegevens uit het bevolkingsregister. Het BRP bevat meer dan alleen de personalia, zoals sofi-nummer (niet voor het notariaat beschikbaar) en gebruik van geslachtsnaam.

Dit register is eenvoudig en snel te raadplegen. Het geeft onder andere gegevens over de burgerlijke staat, gegevens over de echtgenoot of partner, nationaliteit, kinderen, ouders, de gemeente van inschrijving en het adres. Dit zijn voor een behandelaar veel basisgegevens die bij juist gebruik een goed controlemiddel zijn.

Voor het opvragen van een persoon in het BRP dien je te beschikken over de juiste achternaam en geboortedatum. Een behandelaar dient voor elke persoon afzonderlijk het BRP te raadplegen.

Volgens art. 34 Wet gbp worden in het BRP van de gemeente waar de persoon staat ingeschreven uitsluitend de volgende gegevens opgenomen, te weten algemene gegevens over:
– burgerlijke staat;
– gezag over de minderjarige; 
– nationaliteit;
– verblijfsrecht van de vreemdeling;
– gemeente van inschrijving;
– adres in de gemeente van inschrijving;
– verblijf in Nederland en het vertrek uit Nederland;
– administratienummers van de ingeschrevene, ouders, (voormalige) echtgenoot, (voormalig) geregistreerd partner;
– administratienummers van de kinderen;
– gebruik van de geslachtsnaam van de echtgenoot, (voormalige) echtgenoot, (voormalig) geregistreerd partner; en
– het burgerservicenummer van de ingeschrevene, de ouders, de (voormalige) echtgenoot, de (voormalig) geregistreerd partner.

Daarnaast bevat het register nog bijzondere gegevens en administratieve gegevens. Deze worden hier niet behandeld.

Het geheel van de gegevens vormt de persoonslijst van die persoon. Bij algemene maatregel van bestuur wordt nader bepaald welke bijzondere en welke administratieve gegevens worden opgenomen.

Een persoon is doorgaans maar in één BRP ingeschreven.

Art. 66 lid 1 van de Wet gbp bepaalt dat de ingezetene die zijn adres wijzigt, verplicht is binnen vijf dagen na de wijziging van het adres bij het college van burgemeester en wethouders van de gemeente waar hij zijn nieuwe adres heeft, schriftelijk aangifte van adreswijziging te doen. Indien een ingezetene geen woonadres heeft, dient hij een briefadres te kiezen en is hij verplicht aangifte van adreswijziging te doen. Hij moet in die aangifte mededeling van het nieuwe en het vorige adres doen. Art. 28 Wet gbp bepaalt dat degene die is ingeschreven in het BRP, na zijn vertrek uit Nederland of na zijn overlijden ingeschreven blijft in het BRP van de gemeente waarin hij bij dat vertrek of bij dat overlijden was ingeschreven. Art. 31 lid 1 Wet gbp bepaalt daartoe dat indien een persoon in meer dan één BRP is ingeschreven, het college van burgemeester en wethouders van de gemeente waar betrokkene zijn adres heeft of, bij het ontbreken daarvan, zijn laatste adres heeft gehad, er zorg voor draagt dat betrokkene uitsluitend in zijn BRP is ingeschreven. Art. 30 lid 1 Wet gbp bepaalt dat uitschrijving uitsluitend geschiedt op grond van een mededeling van het college van burgemeester en wethouders van een andere gemeente dat heeft besloten tot inschrijving van de betrokken persoon in zijn BRP.

Het BRP is een goed hulpmiddel voor het opvragen van persoonsgegevens. Een behandelaar dient als standaardprocedure de persoonsgegevens van elke cliënt via het BRP op te vragen.

7.4.3 Het huwelijksgoederenregister

Het huwelijksgoederenregister geeft de huwelijksgoederenrechtelijke status weer van een partij die onder voorwaarden is getrouwd. Van elk huwelijk of geregistreerd partnerschap wordt in het register bijgehouden wat de naam en voornamen van de man respectievelijk de vrouw zijn, alsmede plaats en datum van de huwelijksvoltrekking of de datum van het aangaan van het geregistreerd partnerschap. De regels over de wijze van inrichting en raadpleging van dit register zijn vastgelegd in het Besluit huwelijksgoederenregister (Besluit van 26 november 1969).

Inschrijving in het huwelijksgoederenregister gebeurt bij de griffie in het rechtsgebied waarbinnen het huwelijk voltrokken is (art. 1:116 BW). Indien het huwelijk buiten Nederland is voltrokken geschiedt de inschrijving bij de griffie van de Rechtbank te ’s-Gravenhage (art. 1:116 lid 1 BW).

De volgende stukken moeten aan de griffier worden overgelegd:
– een authentiek afschrift of uittreksel van de akte van huwelijksvoorwaarden of partnerschapsvoorwaarden zodat deze in het register kunnen worden ingeschreven;
– een authentiek afschrift van een rechterlijke uitspraak als bedoeld in art. 1:86 en 91 BW;
– het exploit van dagvaarding ter inschrijving van de eis tot opheffing van de gemeenschap; en
– een authentiek afschrift van een rechterlijke uitspraak als bedoeld in art. 1:112 en 173 BW alsmede de verklaring van de griffier strekkende tot bewijs dat tegen de uitspraak geen wettig bewijsmiddel kan worden opgekomen.

Van een verklaring houdende afstand van een huwelijksgemeenschap of een gemeenschap van geregistreerd partnerschap, bedoeld in de art. 1:104 en 105 BW, maakt de griffier een akte op, die degene die afstand doet in persoon of bij gevolmachtigde ondertekent.

Van een verklaring van de echtgenoten dat de scheiding van tafel en bed heeft opgehouden te bestaan, als bedoeld in art. 1:176 BW, maakt de griffier een akte op, die de echtgenoten in persoon of bij gevolmachtigde ondertekenen. Indien de genoemde gevolmachtigde niet advocaat, procureur of notaris is, moet een authentieke akte of onderhandse volmacht worden overgelegd. Een onderhandse volmacht wordt aan de akte gehecht (art. 1 Besluit huwelijksgoederenregister).

Voor elk huwelijk of geregistreerd partnerschap waarvoor een inschrijving in het huwelijksgoederenregister is geschied, wordt een kaart en zo nodig een omslag aangehouden, waarin naam en voornamen van de man en de vrouw dan wel van de beide personen, alsmede plaats en datum van de huwelijksvoltrekking of geregistreerd partnerschap dat is aangegaan zijn opgenomen (art. 3 Besluit huwelijksgoederenregister).

Op de kaart worden de inschrijvingen, met vermelding van hun dagtekening, aangebracht en door de griffier ondertekend. In het omslag worden de stukken, genoemd in art. 1 lid 1 onder a, b en d, leden 2 en 3 Besluit huwelijksgoederenregister bewaard. De kaarten dragen een nummer en worden gerangschikt in alfabetische volgorde naar de geslachtsnaam van de man, indien het een geregistreerd paar betreft, wordt de geslachtsnaam gekozen van die persoon wiens geslachtsnaam op grond van alfabetische volgorde het eerst in aanmerking komt. Het nummer van de kaart wordt op het omslag aangebracht (art. 3 leden 2 t/m 4 Besluit huwelijksgoederenregister).

Het huwelijksgoederenregister is een openbaar register. Een notaris heeft recht op inzage. De behandelaar dient het register te raadplegen van de griffie binnen welk rechtsgebied het huwelijk is voltrokken. Als een behandelaar niet weet in welke plaats het huwelijk of geregistreerd partnerschap voltrokken is, zal hij de plaats en datum via het BRP (zie onderdeel 7.4.2) kunnen achterhalen. Vervolgens kan hij het juiste huwelijksgoederenregister digitaal aanschrijven om de huwelijksvoorwaarden op te vragen. Uit dit onderzoek blijkt onder welk huwelijksgoederenregime partijen gehuwd zijn.

De meest voorkomende huwelijksgoederenregimes worden verderop in dit hoofdstuk behandeld in de onderdelen 7.9, 7.10 en 7.11.

Is niets in het register bekend, dan kan de behandelaar ervan uitgaan dat het huwelijksgoederenregime van de cliënten de wettelijke gemeenschap van goederen is van huwelijken die vóór 1 januari 2018 zijn aangegaan.

7.4.4 Het openbare register bij het Kadaster

Het kadaster verstrekt jaarlijks een kleine drie miljoen keer informatie over de rechtstoestand van onroerende zaken. Het kadaster informeert vooral notarissen, advocaten, makelaars, deurwaarders, nutsbedrijven, banken, gemeenten en andere overheden. Maar ook particulieren vragen regelmatig om informatie, bijvoorbeeld wanneer ze een huis op het oog hebben en willen weten wat de laatste verkoopprijs was.

Het registreren van de eigendom van grond en het verstrekken van informatie hierover zijn al sinds 1832 taken van het kadaster. Het kadaster is sinds 1994 een ZBO (zelfstandig bestuursorgaan). Dat betekent dat het een publiekrechtelijke rechtspersoon is die als organisatie zijn taken zelfstandig uitvoert.

In Boek 3 BW is titel 1 afdeling 2 (art. 16 tot en met 31) geheel gewijd aan de inschrijving van registergoederen. In de artikelen staat beschreven wat de rechtstoestand van een registergoed is, op welke wijze inschrijving in de registers kan geschieden, welke stukken aan de bewaarder van de registers moeten worden aangeboden en de manier waarop, wat deze stukken moeten inhouden, hoe de inschrijving in de registers geschiedt en uiteraard ook hoe deze inschrijvingen in de registers kunnen worden geraadpleegd.

De behandelaar kan de registers van het kadaster via internet raadplegen. Informatie over de eigenaar van een registergoed is daarmee eenvoudig te achterhalen, evenals de zakelijke rechten en de bijzonderheden die betrekking hebben op het registergoed.

7.4.5 Het handelsregister

7.4.5.1 Algemene inleiding

Het handelsregister heeft de wettelijke taak om de economische belangen van handel en nijverheid in haar gebied te bevorderen. Het secretariaat van het handelsregister heeft wetsuitvoerende taken. Een van die taken is het handelsregister.

Het handelsregister omvat:
– Handelsregisterwet;
– Handelsnaamwet;
– Wet afbetalingsstelsel;
– Colportagewet;
– publicatie jaarstukken;
– registratie faillissementen;
– registratie rechtspersonen;
– stichtingenregister;
– verenigingenregister;
– automatisering.

Het handelsregister heeft tot taak om de juridische aansprakelijkheid voor het ondernemershandelen vast te leggen. Dit kan alleen als de informatie die in het handelsregister is ingeschreven openbaar is. Het handelsregister is dan ook voor een ieder te raadplegen en de openbare informatie is geautomatiseerd beschikbaar.

In het handelsregister worden rechtspersonen ingeschreven. Iedere onderneming in Nederland in de vorm van een rechtspersoon moet zich inschrijven in het handelsregister. In het handelsregister staat vermeld wat de werkelijke activiteiten zijn van de betreffende onderneming.

Er zijn ondernemingen met en zonder rechtspersoonlijkheid. Het verschil is dat bij ondernemingen zonder rechtspersoonlijkheid de ondernemer met zijn gehele privévermogen aansprakelijk is voor schulden van zijn onderneming.

Voorbeelden van ondernemingen zonder rechtspersoonlijkheid zijn:
– een eenmanszaak;
– een vennootschap onder firma (V.O.F);
– een commanditaire vennootschap (C.V.); of
– een maatschap.

7.4.5.2 Ondernemingen met rechtspersoonlijkheid

Als de onderneming in de vorm van een rechtspersoon wordt uitgeoefend, blijft een natuurlijk persoon aansprakelijk voor het bedrag dat door hem is geïnvesteerd.

Een rechtspersoon is een zelfstandig drager van rechten en plichten. Dit betekent dat de natuurlijke personen, zoals de directeur(en) en commissarissen, niet met hun privévermogen aansprakelijk zijn voor de schulden van de rechtspersoon.

Ondernemingen met rechtspersoonlijkheid zijn:
– een besloten vennootschap (BV);
– een naamloze vennootschap (NV);
– een Europees Economisch Samenwerkingsverband (EESV);
– een Europese naamloze vennootschap (SE);
– een vereniging (incl. coöperatie en onderlinge waarborgmaatschappij); of
– een stichting.

Deze rechtspersonen moeten in het handelsregister staan ingeschreven.

In het handelsregister zijn alle adressen van Nederlandse rechtspersonen te vinden. Naast het adres wordt vermeld:
– het telefoonnummer, e-mailadres of correspondentieadres (indien aanwezig);
– de privé-adressen van de eigenaar, vennoot, bestuurder, commissaris of gevolmachtigde van de onderneming; bij een besloten vennootschap wordt hier ook het privé-adres van de enig aandeelhouder toegevoegd;
– de gegevens van nevenvestigingen;
– de curator (bij een faillissement); en
– eventuele andere ondernemingen op hetzelfde adres.

7.4.5.3 Informatie voor de behandelaar

Een behandelaar kan informatie in het handelsregister zoeken op handelsnaam, correspondentieadres of inschrijfnummer. De publicaties in het handelsregister hebben geen juridische bewijskracht.

Het handelsregister is daarmee voor de behandelaar een middel om de hem verstrekte gegevens betreffende een rechtspersoon te controleren.

Via het handelsregister kan hij uittreksels, gedeponeerde jaarrekeningen en statuten van een rechtspersoon opvragen, achterhalen wie zeggenschap heeft binnen een rechtspersoon of naar buiten toe, vanuit een rechtspersoon.

Als er meer dan een aandeelhouder is, vermeldt het handelsregister niet de namen van de aandeelhouders.

Voor een behandelaar is het handelsregister een goed hulpmiddel, bijvoorbeeld voor het opvragen van de benodigde uittreksels. De behandelaar zal daarnaast altijd de originele stukken zoals statuten, aandeelhoudersregister en jaarrekeningen moeten inzien.

Het opvragen van de diverse gegevens uit het handelsregister geschiedt elektronisch. Voor het opvragen van andere, specifieke informatie kan een kort briefje of telefoontje volstaan.

In art. 18 Handelsregisterwet is opgenomen dat wanneer men nalatig is in het doen van de vereiste opgave tegenover een derde hierop geen beroep kan worden gedaan. Het handelsregister heeft immers pas zin als wat is ingeschreven ook de waarheid is. Als er onjuiste of onvolledige gegevens over een rechtspersoon staan ingeschreven, is de rechtspersoon gebonden tegenover derden die van de juistheid van de informatie uit het handelsregister zijn uitgaan. Zodra gegevens zijn ingeschreven in het handelsregister, werken deze onmiddellijk tegenover derden. Een derde kan zich beroepen op onvolledige of onjuiste informatie. Een derde geniet dus bescherming, omdat van deze derde niet kan worden verwacht dat hij op andere wijze dan door middel van het handelsregister op de hoogte is van allerlei feiten.

Het handelsregister bevat ook informatie over de omvang van een onderneming. Dat wil zeggen het aantal personen dat minder respectievelijk meer dan vijftien uur per week werkzaam is in de onderneming. Als de eigenaar en/of familieleden meewerken in de onderneming worden deze ook meegerekend.

Het begrip ‘onderneming’ volgens de Kamer van Koophandel is vaak ruimer dan wat onder een bedrijf verstaan wordt.

De Kamer van Koophandel heeft een aantal criteria ontwikkeld waar een onderneming aan moet voldoen om zich in te schrijven in het handelsregister. Deze criteria zijn:
– de ondernemer verricht een ‘regelmatige maatschappelijke werkzaamheid’;
– de werkzaamheden worden tegen betaling verricht;
– de ondernemer treedt zelfstandig op, voor eigen rekening en risico;
– de ondernemer treedt openlijk op, in concurrentie met andere ondernemers;
– de ondernemer neemt deel aan het economisch verkeer in een georganiseerd verband. Dit verband is gericht op samenwerking van mensen, kapitaal en/of goederen; en
– er wordt winst of kostenbesparing beoogd. Dit is ruimer dan het gebruikelijke begrip winst. Het gaat hier niet om of de ondernemer daadwerkelijk winst heeft gemaakt of kosten heeft bespaard, maar of hij dit als doel heeft.

Er zijn ook ondernemingen die zich niet hoeven in te schrijven in het handelsregister. Het betreft hier:
– ondernemingen, die toebehoren aan een publiekrechtelijk lichaam, zoals overheidsinstellingen, ziekenhuizen en scholen voorzover deze geen publiekrechtelijk rechtspersoon zijn;
– een eenmanszaak of maatschap waarin uitsluitend landbouw of visserij wordt uitgeoefend. Zodra er ook andere activiteiten zijn, zoals de verkoop van goederen die niet zelf zijn geproduceerd, is deze uitzondering niet meer van toepassing;
– ondernemingen waarin uitsluitend straathandel in de vorm van venten wordt uitgeoefend door de ondernemer of leden van zijn gezin; en
– personen met een vrij beroep, tenzij het vrije beroep bedrijfsmatig wordt uitgeoefend of in de vorm van een privaatrechtelijke rechtspersoon wordt beoefend. Een advocatenbureau hoeft bijvoorbeeld niet ingeschreven te zijn, tenzij de activiteiten op bedrijfsmatig niveau liggen of het kantoor in de vorm van een BV opereert.

Vrije beroepsbeoefenaars kunnen zich niet inschrijven in het handelsregister, tenzij zij hun bedrijf uitoefenen in een rechtspersoon.

Een vrije beroepsbeoefenaar is iemand die wordt gevraagd vanwege zijn individuele, persoonlijke kwaliteiten, die liggen op artistiek of academisch/hbo-niveau. In de praktijk is het onderscheid tussen een vrij en een niet vrij beroep moeilijk aan te geven. De Kamer van Koophandel heeft de volgende lijst samengesteld van personen die een vrij beroep hebben:
– advocaat;
– accountant-administratieconsulent;
– alternatieve genezer;
– belastingconsulent;
– bouwkundig architect;
– dierenarts;
– fysiotherapeut;
– gerechtsdeurwaarder;
– huidtherapeut;
– huisarts;
– interieurarchitect;
– juridisch adviseur;
– kunstenaar;
– logopedist;
– medisch specialist;
– notaris;
– oefentherapeut Cesar/Mensendieck;
– organisatieadviseur;
– orthopedagoog;
– psycholoog;
– raadgevend adviseur;
– redacteur;
– registeraccountant;
– stedenbouwkundige;
– tandarts;
– tandarts-specialist;
– tolkvertaler (al dan niet beëdigd);
– tuin- en landschapsarchitect; en
– verloskundige.