7.2.1 Inleiding

Er moet onderscheid worden gemaakt in de rol die een notaris speelt in:
1. de uitvoering van een echtscheidingsbeschikking van een rechter; en
2. de rol die een notaris als scheidingsbegeleider op zich neemt.

In de eerste rol speelt de behandelaar een meer ondergeschikte rol. Het gaat daarbij om de vermogensrechtelijke afwikkeling van een door een advocaat opgesteld echtscheidingsconvenant. Dit convenant maakt vervolgens deel uit van de beschikking van de rechter.

De tweede rol geeft een behandelaar een geheel andere positie. Het gaat hierbij om een volledige behandeling van de echtscheiding, al dan niet met mediation. De behandelaar krijgt hierdoor in het dossier een grotere verantwoordelijkheid.

Elk type dossier brengt geheel eigen werkzaamheden met zich. In dit hoofdstuk wordt elke rol afzonderlijk toegelicht en daarnaast ook aangegeven welke werkzaamheden bij een volledige echtscheidingsbehandeling aan de orde komen.

7.2.2 De opdracht komt binnen

7.2.2.1 Het eerste contact bij scheidingsbegeleiding

Het eerste contact met een cliënt die wil gaan scheiden via een notariskantoor kan op verschillende wijzen tot stand komen.

Men denke aan:
– via de post of per e-mail, het gaat dan meestal om een beschikking van de rechtbank die de notaris moet uitvoeren;
– via de telefoon waarbij een cliënt informatie inwint over de echtscheiding via een notaris of waarbij direct om een afspraak wordt gevraagd;
– via een intermediair (accountant, makelaar, hypotheekadviseur enzovoorts) die de notaris vraagt om contact met partijen op te nemen om een afspraak te maken; 
– via een website waarop een intakeformulier door partijen is ingevuld en het verzoek wordt gedaan een afspraak te maken; of
– tijdens een kennismakingsgesprek.

Er moet onderscheid worden gemaakt in de rol die een notaris speelt in de uitvoering van een echtscheidingsbeschikking van een rechter en de rol die een notaris als scheidingsbegeleider op zich neemt.

De behandelaar moet een cliënt duidelijk uitleggen waarom de uitvoering van de gemaakte afspraken via een notariskantoor loopt. Voor een leek is het juridische terrein van een echtscheiding onduidelijk. De behandelaar moet duidelijk maken welke taak en rol een notariskantoor vervult en welk traject er volgt. Zie in zijn algemeenheid over de opdracht MODEL 7.2.2.1A.

7.2.2.2 Opdracht bij echtscheidingsbeschikking

In de praktijk stuurt de rechtbank of advocaat niet automatisch een echtscheidingsbeschikking naar een notaris. In de beschikking van een rechter waarin de echtscheiding wordt uitgesproken, wordt meestal verwezen naar een convenant dat door de advoca(a)t(en) van partijen is opgesteld. Om de rechtsgevolgen van de echtscheiding uit te voeren, zal het eerste contact met het notariskantoor meestal door de cliënt zelf worden gelegd. In de praktijk gebeurt het ook regelmatig dat er een opdracht tot het vestigen van een recht van hypotheek op het notariskantoor binnenkomt en dat uit de gebruikelijke notariële onderzoeken (zie onderdeel 7.4) blijkt dat partijen gescheiden zijn.

In deze fase is de feitelijke scheiding afgerond en is de taak van de behandelaar het uitvoeren van de gemaakte afspraken, de zakelijke afwikkeling. De feitelijke uitvoering van de gemaakte afspraken tussen de ex-echtgenoten kan pas plaatsvinden nadat de beschikking van de rechter is ingeschreven in de registers van de burgerlijke stand van de woonplaats waarin partijen zijn getrouwd. Vanaf dat moment is de (beperkte) gemeenschap voor verdeling vatbaar. In de praktijk is het theoretisch mogelijk om vanaf het moment van indiening van het verzoekschrift tot echtscheiding te gaan verdelen, maar daar wordt zelden gebruik van gemaakt. In een (digitale) brief kan de behandelaar contact met cliënten opnemen en de uitvoering van de beschikking van de rechtbank in gang zetten. Voor elke behandelaar geldt dat deze de regie van de zakelijke afwikkeling in handen moet nemen en de werkzaamheden die moeten gebeuren inventariseert. Hij dient ervoor te zorgen dat hij voldoet aan de verwachting van de cliënt en dat hij hem duidelijk maakt wat de dienstverlening omvat. Nadat de cliënt het echtscheidingstraject van de advocaat en rechter heeft gevolgd, is de notaris de laatste schakel in het echtscheidingstraject. Voor een notariskantoor gaat het in de meeste gevallen om de verdeling van de voormalige echtelijke woning en het regelen van de financiële afwikkeling van de echtscheiding. Afhankelijk van de inhoud van de beschikking zal de behandelaar om informatie aan cliënt(en) moeten vragen, zoals eigendomsbewijs, hypotheekakte, wijze van betaling overbedelingsvordering, legitimatiebewijzen enzovoorts.

7.2.2.3 Opdracht bij echtscheidingsbegeleiding

Voor de scheidingsbegeleider is de beginfase anders. Omdat een scheiding voor de betrokkenen emotioneel gevoelig ligt, is het leggen van een goed eerste contact van groot belang. De drempel om een afspraak voor een scheiding te maken ligt hoog en degene die contact opneemt is dan ook vaak nerveus. Het eerste contact wordt meestal telefonisch gelegd. Probeer op een goede conversatietoon dit eerste contact zakelijk te houden en maak duidelijk dat in een gesprek aan tafel alle ruimte en tijd zal worden genomen voor een goed en helder gesprek. De scheidingsbegeleider dient ervoor te zorgen dat hij voldoet aan de verwachting van de cliënt en dat hij hem duidelijk maakt wat de dienstverlening omvat. Stel ook vast wat de cliënt van je verwacht: een mediator die thuis is op echtscheidingsgebied of een behandelaar die de scheiding begeleidt. Een behandelaar moet in de beginfase duidelijk maken dat slechts met wederzijds goedvinden een scheidingstraject in gang kan worden gezet.

Naar aanleiding van het eerste contact wordt aan cliënt gestuurd:
– een uitnodigingsbrief voor een eerste gesprek (MODEL 7.2.2.3A) waarin de bevestiging van de gemaakte afspraak staat;
– de mediationovereenkomst;
– een uitgebreid inlichtingenformulier;
– een folder met daarin globale informatie over scheiden; en
– algemene informatie over de dienstverlening van de notaris, over het notariskantoor in het bijzonder, de eventueel van toepassing zijnde algemene voorwaarden en de bij de scheiding gehanteerde uurtarieven.

De behandelaar vraagt op deze wijze naast algemene informatie ook feitelijke gegevens die nodig zijn om partijen in het echtscheidingstraject goed te kunnen begeleiden.

7.2.3 Opvragen en verzamelen informatie

7.2.3.1 Gegevens opvragen na echtscheiding via rechter

Als partijen via de advocaat en rechter hun scheiding geregeld hebben, zal er naar de inhoud van de echtscheidingsbeschikking gekeken moeten worden om te zien welke informatie de behandelaar nodig heeft om tot voorbereiding van het dossier te kunnen overgaan.

De behandelaar zal moeten opvragen:
– het getekende convenant;
– de echtscheidingsbeschikking;
– het bewijs van inschrijving van de beschikking in de registers van de burgerlijke stand;
– de eventueel gemaakte huwelijksvoorwaarden;
– de eigendomsbewijzen en hypotheekakten;
– lopende leningen;
– polisbescheiden;
– aandelen: afschriften van titels en statuten;
– contracten van personenvennootschappen en rechtspersonen;
– enzovoorts (MODEL 7.2.3.1A).

7.2.3.2 Gegevens opvragen bij ‘echtscheidingsbegeleiding’

Als er sprake is van echtscheidingsbegeleiding zal de behandelaar een beeld moeten krijgen van wat precies tot het gemeenschappelijk vermogen van de aanstaande ex-echtgenoten behoort.

Hiervoor dient hij op te vragen:
– het trouwboekje of partnerschapsboekje;
– de eventueel gemaakte huwelijksvoorwaarden/partnerschapsvoorwaarden;
– afschriften van testamenten;
– de eigendomsbewijzen en hypotheekakten;
– lopende leningen zoals die van Prime-line, Wehkamp, enzovoorts; 
– de doorlopende kredieten, lease-contracten en andere persoonlijke verplichtingen;
– lopende rekeningen, effectenrekeningen, spaarrekeningen, aandelen enzovoorts;
– polisbescheiden van levensverzekeringen, koopsompolissen, lijfrenten, kapitaalverzekeringen, enzovoorts;
– studieverzekeringen voor kinderen;
– inkomensgegevens zoals jaaropgaven, loonstrookjes en aangifte inkomstenbelasting;
– gegevens van motorrijtuigen, caravan, boot, enzovoorts;
– offerte(s) nieuwe hypothecaire financiering;
– opgave vermogen en bezittingen en de inkomsten daaruit;
– gegevens pensioenmaatschappijen (ook vorige werkgevers), zie www.mijnpensioenoverzicht.nl;
– aandelen: afschriften van titels en statuten;
– contracten van personenvennootschappen en rechtspersonen;
– aandeel onverdeelde (ouderlijke) boedels of nalatenschappen en de bewijsstukken hiervan, zoals een verklaring van erfrecht;
– lijst van substantiële inboedelgoederen;
– enzovoorts (MODEL 7.2.3.2A).

7.2.3.3 Vervolg na verzamelen gegevens

Veelal kan pas na inventarisatie de samenstelling en omvang van de (beperkte) gemeenschap worden vastgesteld en hiermee de juridische situatie van de echtscheiding. Daarom is het in deze fase van belang dat alle benodigde gegevens op tafel komen zodat de behandelaar zich een beeld kan vormen van wat er geregeld of verdeeld moet worden.

De behandelaar moet direct onderscheid maken tussen een partij die onder huwelijksvoorwaarden gehuwd is en een partij die in gemeenschap van goederen gehuwd is. Ook zal hij moeten letten op privé-geclausuleerd verkregen vermogen krachtens erfrecht of schenking zoals bedoeld in art. 1:94 lid 1 BW.

Afhankelijk van de inhoud van de huwelijksvoorwaarden moet de behandelaar vaststellen wie privé welke vermogensrechten heeft en welke vermogensrechten gemeenschappelijk zijn. Daarnaast kan er sprake zijn van een vordering van een partij op het vermogen van de ander of op de gemeenschap wegens een al dan niet nagekomen verrekenbeding. Ook een beding in de huwelijksvoorwaarden waarbij er bij echtscheiding wordt afgerekend tussen partijen alsof er een gemeenschap van goederen zou hebben bestaan kan tot een verrekeningsvordering tussen partijen leiden. Aangezien er vele variaties in de huwelijksvoorwaarden zijn, is het van essentieel belang dat een behandelaar op de hoogte is van de wettelijke bepalingen en de rechtsgevolgen van de huwelijksvoorwaarden en jurisprudentie. Voor de inhoudelijke kant van huwelijksvoorwaarden wordt verwezen naar de onderdelen 7.8, 7.9 en 7.10.

7.2.4 Voorbereiden verdelingsakte

7.2.4.1 Voorbereiden verdelingsakte na echtscheiding via rechter

Als een cliënt via de rechter gescheiden is en er is een getekend convenant, dan kunnen de in het convenant vastgelegde afspraken worden uitgevoerd. Als het convenant duidelijk is, kan de behandelaar de verdelingsakte voorbereiden zonder dat er direct een bespreking op kantoor noodzakelijk is. Ontbreekt er informatie of moet er toelichting op het convenant komen, dan dient de behandelaar partijen of hun advocaat te benaderen. De cliënt krijgt een ontwerp verdelingsakte toegestuurd met daarbij een brief met toelichting.

Normaal gesproken kunnen partijen niet van een beschikking en de gemaakte afspraken afwijken. Een behandelaar moet – net als bij een koopcontract – de gemaakte afspraken zorgvuldig in de verdelingsakte weergeven. Hij zal niet eigenmachtig de afspraken mogen wijzigen. Komt hij onjuistheden tegen, dan zal hij deze aan partijen moeten voorleggen. Pas nadat beide partijen uitdrukkelijk met de wijziging instemmen, mag een behandelaar deze doorvoeren.

In dit geval is dus geen sprake van een voorbereidende bespreking. De behandelaar ziet de cliënten op het moment van een toelichtend gesprek of bij het ondertekenen van de verdelingsakte. Dit is tevens het moment waarop de notaris aan zijn Belehrungsplicht (art. 43 Wna) moet voldoen en de te tekenen akte met cliënten moet bespreken.

7.2.4.2 Eerste gesprek bij echtscheiding via notaris

Als cliënten via de notaris willen scheiden, al dan niet via scheidingsbemiddeling, wordt de behandelaar in een eerder stadium ingeschakeld.

Het eerste gesprek dat in verband met de echtscheiding wordt aangegaan vergt de nodige tact. Aangezien de cliënten die via een notariskantoor hun scheiding willen regelen nog tot op zekere hoogte gezamenlijk willen overleggen, is dit voor een behandelaar een voordeel. Vergeet echter niet dat cliënten onzeker, emotioneel en gespannen zijn. De onzekerheid over hun eigen financiële toekomst en het niet meer samen met de partner kunnen overleggen, maakt dat de behandelaar de juiste toon moet vinden om cliënten gerust te stellen. Een goede manier hiervoor is het gezamenlijk belang dat cliënten hebben als eerste te bespreken, bijvoorbeeld de omgang met de kinderen, of te vragen over welke onderwerpen cliënten het eens zijn. Dat geeft de behandelaar en de cliënten de mogelijkheid om aan elkaar te wennen en het gesprek op gang te brengen. Vervolgens dienen de andere punten die cliënten aandragen te worden besproken.

De door de cliënt(en) toegezonden of tijdens de eerste bespreking meegenomen stukken moeten de behandelaar een eerste beeld geven over de samenstelling van de (beperkte) huwelijksgemeenschap. Het is verstandig om alle aangeleverde gegevens met cliënten door te nemen. Dat geeft zowel de behandelaar als de cliënten overzicht. Tijdens dit eerste gesprek kunnen ook de te maken afspraken geïnventariseerd worden.

7.2.4.3 Het gespreksverslag bij scheiding via notaris

Is er sprake van mediation bij scheiding dan zal de daarvoor opgeleide behandelaar tijdens het eerste gesprek samen met partijen de mediationovereenkomst tekenen.

Na het eerste gesprek zal de behandelaar een gespreksverslag maken en aan cliënten toesturen. Dit verslag moet een weergave zijn van hetgeen besproken is, welke afspraken gemaakt zijn, de reden van partijen om uit elkaar te gaan, enzovoorts. Voor zover mogelijk stelt de behandelaar vast wie op welke vermogensrechten aanspraak maakt door middel van een activa- en passiva-opstelling.

De behandelaar moet aangeven over welke informatie hij beschikt, zoals een opsomming van de aanwezige bezittingen en schulden, afspraken die reeds tussen partijen zijn gemaakt en punten waarover nog afspraken vastgelegd moeten worden.

Het is daarmee voor behandelaar en partijen een eerste overzicht van de inhoudelijke kant van de echtscheiding.

Vanwege de emotionele kant van een eerste gesprek is het raadzaam geen uitspraken te doen die van ingrijpende aard zijn. Het eerste gesprek dient vooral om te oriënteren, inventariseren en voor te lichten. Maak cliënten duidelijk dat er over alle vermogensrechtelijke goederen afspraken moeten worden gemaakt: wie wat toegedeeld wil krijgen en welke financiële consequenties dat heeft.