7.14.1 Algemeen

Voor het gereed maken van een akte voor ondertekening gelden een aantal formele eisen. Welke eisen dat zijn hangt af van het soort akte dat ondertekend gaat worden. Bij een convenant gaat het om het maken van afspraken over de rechtsgevolgen die uit de echtscheiding voortvloeien. Bij een verdelingsakte gaat het om uitvoering van afspraken uit een convenant.

De overeenkomst van verdeling (convenant) is de titel voor de uitvoering van de verdeling, de levering die art. 3:186 BW verlangt op de wijze zoals is voorgeschreven voor overdracht van de tot de (beperkte) gemeenschap behorende goederen.

Een convenant bevat alle afspraken die partijen willen vastleggen. Meestal bevat het de volgende onderdelen:
1. de comparitie;
2. de inleiding: huwelijkshistorie, duurzame ontwrichting, kinderen, enzovoorts;
3. de alimentatieafspraak ten aanzien van de partner;
4. de alimentatieafspraak ten aanzien van de kinderen;
5. het ouderschapsplan indien er minderjarige kinderen tijdens het huwelijk van de partners zijn geboren;
6. de beschrijving van het gemeenschappelijk en privévermogen;
7. de wijze van verdeling en de financiële gevolgen van de verdeling;
8. de uitvoering van de Wet verevening pensioenrechten; en
9. de slotbepalingen.
Elk onderdeel is in hoofdstuk 6 van dit boek uitgewerkt (MODEL 7.14.1A, MODEL 7.14.1B).

Een verdelingsakte wordt getekend als partijen formeel gescheiden zijn.
De verdelingsakte bevat de volgende onderdelen (MODEL 7.14.1C):
1. de comparitie;
2. de inleiding: huwelijkshistorie, datum echtscheiding, datum convenant, enzovoorts;
3. de beschrijving van hetgeen in de verdelingsakte wordt verdeeld;
4. de uitvoering van de verdeling;
5. de financiële afwikkeling;
6. het ontslag van de aansprakelijkheid;
7. bijzondere bepalingen zoals meerwaardedelingsregeling, aanbiedingsregeling, enzovoorts;
8. de slotbepalingen; en
9. de bijlagen waar de akte naar verwijst.

7.14.2 De comparitie

De comparitie van een notariële akte begint met de vermelding van de naam van de notaris en vervolgens de namen van de partijen die bij de akte aanwezig zijn. Is een partij niet zelf aanwezig bij het tekenen van de akte, dan zal de naam van de gevolmachtigde worden vermeld én de naam van de partij namens wie de gevolmachtigde optreedt.

Volgens art. 39 Wna moeten de bij het verlijden van de akte verschijnende personen en gevolmachtigden aan de notaris bekend zijn. Hij stelt de identiteit van de personen die de eerste maal voor hem verschijnen vast aan de hand van een document als bedoeld in art. 1 Wet op de identificatieplicht of van een geldig rijbewijs dat is afgegeven op basis van de Wegenverkeerswet, dan wel een geldig rijbewijs als bedoeld in art. 107 Wegenverkeerswet 1994 en vermeldt de aard en het nummer daarvan in de akte.

Is een gevolmachtigde onder verantwoordelijkheid van een notaris werkzaam, dan hoeft de identiteit niet vastgesteld te worden. Wel dient het kantooradres te worden vermeld, art. 40 Wna. Indien een natuurlijk persoon (niet werkzaam op het notariskantoor) als gevolmachtigde partij bij een akte verschijnt, dan wordt aan de akte een volmacht gehecht met daarin de aard en het nummer van het identificatiedocument van de volmachtgever.

In een akte moeten de volgende gegevens van partijen (die bij de akte verschijnen) worden opgenomen: naam, voornamen, geboortedatum en geboorteplaats, woonplaats met adres en burgerlijke staat van de natuurlijke personen.

Bij buitenlanders kan het voorkomen dat de achternaam en voornaam moeilijk te onderscheiden zijn. De wet bevat geen verplichting om het onderscheid tussen de voor- en achternaam met zoveel woorden in de akte weer te geven. Toch is het met het oog op de inschrijving in de openbare registers raadzaam om onderscheid tussen de voor- en achternaam tot uitdrukking te brengen.

De volmacht waaraan de verschijnende persoon bevoegdheid ontleent om de volmachtgever te vertegenwoordigen wordt aan de akte gehecht, art. 44 Wna. Gebruikelijk is dat in de volmacht wordt verwezen naar een ontwerpakte waarin de volmacht is afgegeven. Het is niet verplicht, maar voor het dossier wel aan te raden om op de ontwerpakte ook de handtekening door de volmachtgever te laten zetten als blijk van diens instemming.

Een convenant dat door een behandelaar is opgesteld, wordt zelden bij volmacht getekend, in tegenstelling tot een verdelingsakte.

In het convenant is opgenomen welk huwelijksgoederenregime van toepassing is. Uit het onderzoek door de behandelaar is gebleken welke goederen gemeenschappelijk zijn, welke aan de echtgenoten in privé toekomen en, in geval van een finaal of niet uitgevoerd periodiek verrekenbeding, welke vermogensbestanddelen tot het te verrekenen vermogen gerekend moeten worden. Dit blijkt uit de staat met te verrekenen vermogenbestanddelen (zowel activa als passiva) en een staat van niet te verrekenen vermogensbestanddelen.

Bij uitvoering van verrekenbedingen moet op de staat zijn vermeld welke goederen buiten de verrekening blijven en welke in de verrekening betrokken zijn.
Al deze gegevens moeten uit het convenant en ook uit de verdelingsakte blijken.

7.14.3 Levering

7.14.3.1 Algemeen

Voor het uitvoeren van leveringshandelingen is vereist dat de goederen worden geleverd zoals voor elke categorie goederen is voorgeschreven, art. 3:186 lid 1 BW. Afhankelijk van de aard der goederen schrijft de wet leveringsvoorschriften voor. In de verdelingsakte worden de verschillende leveringshandelingen opgenomen.

7.14.3.2 Onroerende zaken

Via een notariële verdelingsakte wordt de toedeling van de echtelijke woning of ander gemeenschappelijk registergoed ingeschreven in de openbare registers, art. 3:89 BW. De verdelingsakte die aan de openbare registers wordt aangeboden om ingeschreven te worden moet voldoen aan de eisen die gesteld zijn in de Kadasterwet.

7.14.3.3 Roerende zaken

Als er roerende zaken, niet registergoederen, in de verdelingsakte zijn opgenomen, moeten deze aan de verkrijger in bezit worden gesteld zodat deze zich het bezit van de zaak kan verschaffen, art. 3:90 BW. Deze bezitsverschaffing kan geschieden door een tweezijdige verklaring die in de verdelingsakte wordt opgenomen, art. 3:115 BW.

7.14.3.4 Rechten aan toonder

Levering van een recht aan toonder dat in bezit is van de man óf de vrouw, geschiedt door levering van dit papier op de wijze als aangegeven in art. 3:90, 91 en 92 BW waardoor de gevolgen intreden.

7.14.3.5 Vorderingen op naam

De levering van een vordering op naam moet eveneens in de verdelingsakte zijn opgenomen én vervolgens is een mededeling vereist aan de persoon/personen tegenover wie het vorderingsrecht kan worden uitgeoefend, art. 3:94 BW. Een behandelaar moet erop letten dat het convenant en indien wenselijk ook de verdelingsakte voldoende gegevens bevat(ten) waardoor ook achteraf kan worden vastgesteld om welke vordering het gaat en aan wie er geleverd wordt (HR 20 juni 1997, NJ 1998/362, HR 14 oktober 1994, NJ 1995/447 en HR 20 juni 1997, NJ 1998/362).

7.14.3.6 Aandelen in besloten vennootschappen

Aandelen in een besloten vennootschap worden geleverd via een notariële akte ten overstaan van een in Nederland standplaats hebbende notaris waarbij betrokken partijen bekend zijn, art. 2:196 BW. De behandelaar kan ook hier weer kiezen voor het opnemen van de leveringshandeling in een notarieel convenant of in de verdelingsakte. Zijn er meerdere aandeelhouders dan zal de directie van de betreffende besloten vennootschap in kennis moeten worden gesteld van de leveringshandeling. Ook zal de behandelaar vooraf grondig de statuten bestudeerd moeten hebben om te onderzoeken of er sprake is van een vrijgestelde leveringshandeling van de betreffende aandelen. Fiscaal dienen alle aandelen binnen 2 jaar na indiening van het verzoekschrift tot scheiding te worden toegedeeld, wordt hieraan niet voldaan dan volgen er fiscale gevolgen.

7.14.3.7 Effecten

De effecten die na de echtscheiding verdeeld worden, moeten worden geleverd door bijschrijving op naam van de verkrijger in de administratie van de bewaarnemer, art. 17 Wet Giraal effectenverkeer. In de verdelingsakte moet goed omschreven staan welke effecten het betreft en wie de betreffende effecten krijgt toegedeeld. De notariële akte kan als bewijs voor de administratie van de bewaarnemer dienen om de effecten bijgeschreven te krijgen.

7.14.4 Formaliteiten passeren akte

De Wet op het notarisambt geeft een aantal voorschriften voor de comparitie van notariële akten in titel V.

De behandelaar dient er voor te zorgen dat aan deze voorschriften wordt voldaan.

De te ondertekenen akte is van tevoren als ontwerp aan cliënten toegestuurd. Aan de cliënten is verzocht om bij vragen of opmerkingen over het toegestuurde ontwerp contact op te nemen. Indien nodig kan de behandelaar de ontwerpakte, in overleg met cliënten, nog wijzigen of aanpassen. Bij grote wijzigingen of aanpassingen is het aan te raden dat de behandelaar een herzien ontwerp aan cliënten toestuurt. Bij een zorgvuldige voorbereiding staan er op het laatste moment geen vragen meer open.

Er is slechts een origineel getekende akte, de zogenaamde ‘minuut’-akte. Hierop staan de handtekeningen van de notaris en cliënten. Voor deze authentieke akte gelden na ondertekening aanvullende voorschriften. De notaris reikt van een getekende akte slechts een afschrift uit. Een afschrift is een door de notaris ondertekend stuk met daarop de verklaring dat de inhoud van de akte gelijkluidend is aan het origineel getekende stuk.

Indien er bij een verdeling registergoed betrokken is, zal middels afschriften de door de notaris en partijen getekende akte worden ingeschreven bij het kadaster. Nadat de wijziging is ingeschreven in de openbare registers van het kadaster kan de financiële afwikkeling plaatsvinden conform de opgestelde nota die partijen hebben ontvangen.

Als laatste handeling kan de behandelaar afschriften aan partijen toesturen en het dossier opruimen in het archief.

7.14.5 Incident: weigerachtige deelgenoot bij verdelingsakte

Indien een deelgenoot (ex-echtgenoot) door weigerachtigheid of nalatigheid niet meewerkt aan de verdeling kan via een rechterlijke uitspraak verdeling worden afgedwongen. De hoofdregel is dat niemand gehouden is om in een onverdeeldheid te blijven, art. 3:178 BW. Iedere belanghebbende kan de rechter vragen om een vonnis waarin is opgenomen dat de verdeling tot stand moet worden gebracht en dat de weigerachtige persoon wordt vervangen door een onzijdig persoon, art. 3:181 BW. Het vonnis houdt in dat er door de rechter een bevel tot verdeling ten overstaan van een notaris wordt gewezen, alsmede de benoeming van een notaris als partijen het over de keuze van de notaris niet eens zijn, art. 677 Rv.

De wet geeft in art. 3:185 lid 2 BW richtlijnen voor de rechter over de wijze van verdeling: 
– toedeling van een gedeelte van het goed aan ieder der deelgenoten; 
– overbedeling van een of meer deelgenoten tegen vergoeding van de overwaarde; of 
– verkoop en daarna verdeling van de netto-opbrengst waarbij de rechter bepaalt op welke wijze het goed zal worden verkocht.

Bij de verdeling moet de rechter rekening houden met belangen van partijen en het algemeen belang. Het vonnis van de rechter bevat de wijze van verdeling van de (beperkte) huwelijksgemeenschap, eventueel de benoeming van een onzijdig persoon en benoeming van de notaris.

De griffier zendt de notaris een expeditie van de uitspraak, art. 677 Rv. De notaris bepaalt na ontvangst van de uitspraak een dag en tijdstip waarop partijen voor hem moeten verschijnen om het vonnis met de opdracht tot verdeling tot stand te brengen. Komt een van de opgeroepen partijen niet opdagen, dan kan de notaris hem een of meer malen tegen een nieuwe dag oproepen, art. 677 Rv. Als de notaris partijen niet kan verenigen, constateert hij dat in een proces-verbaal waarin hij opgeeft op welke punten partijen reeds tot overeenstemming zijn gekomen, art. 678 Rv. De onderwerpen waarover verschil van mening bestaat, hoeft een notaris niet te vermelden. Nadat de verdeling op verzoek van een partij aan de rechter is voorgelegd, kan de rechter zelf de verdeling vaststellen, art. 3:185 BW.

7.14.6 Ontslag aansprakelijkheid

Een huwelijksgemeenschap kan schulden bevatten. Bij een scheiding zullen er afspraken gemaakt moeten worden over overname of aflossing van deze schuld(en), zoals een hypothecaire geldlening, persoonlijke lening en doorlopend krediet. De partij die een schuld overneemt moet ervoor zorgen dat degene die mede verbonden was aan deze schuld daarvoor niet meer kan worden aangesproken, zowel intern als extern.

Bij aflossing van een schuld zal er in het convenant een regeling moeten staan over de wijze en termijn van deze aflossing. Bij een scheiding zijn de hypotheekschuld op de echtelijke woning en een kredietlening de meest voorkomende schulden. Deze schulden zijn tijdens de huwelijksperiode aangegaan en normaal gesproken zijn beide partijen daarvoor hoofdelijk aansprakelijk.

Als de woning wordt verkocht moet de gehele hypothecaire leenschuld worden ingelost. Na verkoop van de woning resteert er geen hypothecaire geldlening meer. In sommige gevallen is de verkoopsom lager dan de hypothecaire leenschuld. Dan dienen partijen bij te betalen bij de verkoop. Zijn daarvoor geen financiële middelen, dan zal de hypothecaire geldlening worden omgezet in een persoonlijke leenschuld waarvoor beide partijen ook na de scheiding (hoofdelijk) aansprakelijk blijven.

Bij overname van de voormalige echtelijke woning door een van de echtgenoten, zal de overnemende partij moeten verklaren dat zij de gehele leenschuld die op de woning rust zal overnemen. Dit zal door de overnemende partij expliciet verklaard moeten worden in het convenant en ook in de verdelingsakte. Naast instemming van de partijen zelf zal ook de schuldeiser daarmee moeten instemmen. Hiervoor is een overeenkomst nodig tussen de overnemende partij en de schuldeiser. Pas als de schuldeiser heeft ingestemd met de schuldovername en daarnaast afstand heeft gedaan van zijn vorderingsrecht op de vertrekkende wederpartij, is de vertrekkende partij gevrijwaard.

Bij schuldoverneming is vereist dat de schuldeiser toestemming verleent, art. 6:155 BW, nadat er een verzoek van schuldenaren is geweest. Schuldoverneming is gebruikelijk bij een persoonlijke lening, een kredietfaciliteit, enzovoorts.

Voordat er een verdeling plaatsvindt, kan schuldoverneming geregeld worden door schriftelijke toestemming van de schuldeiser, art. 6:156 lid 1 BW. Het gevolg van schuldoverneming is dat de schuldenaar aan wie de hele vordering is toegedeeld, moet verklaren dat hij de hele schuld voor zijn rekening neemt. De schuldeiser moet verklaren dat hij daarmee instemt en tevens dat hij afstand doet van zijn vordering tegenover de uitgetreden schuldenaar.

Samengevat wil de overnemende partij het lopende contract met de schuldeiser overnemen. Contractsovername betekent dat er overzetting plaatsvindt door een contractspartij van haar rechtsverhouding uit overeenkomst op een derde door een schriftelijk vast te leggen overeenkomst en dat hiervoor medewerking van de overdrager noodzakelijk is, art. 6:159 BW. Door contractsoverneming gaan alle rechten en verplichtingen over. Eigenlijk is een contractsovername een ‘indeplaatsstelling’ van de overnemende partij in de bestaande rechtsverhouding in de plaats van de ‘vertrekkende’ partij. Er zijn altijd drie partijen bij betrokken: de schuldeiser, de overnemende partij en de vertrekkende partij. Door contractsoverneming gaan alle rechten en verplichtingen over op de overnemende partij. Door schriftelijke vastlegging, vaak een onderhandse akte, blijkt van instemming door alle partijen. Pas nadat alle partijen hun medewerking hebben verleend komt de contractsoverneming tot stand.

Omdat schulden een verplichting tot betaling en aflossing inhouden en daarmee effect hebben op draagkracht, moet een schuld goed worden geadministreerd. De interne en externe gevolgen van een schuld na scheiding moeten voor beide partijen bekend zijn. Ook het in kaart brengen en vastlegging van verandering(en) in de positie van schuldenaar en schuldeiser als gevolg van de scheiding behoort tot de taak van een behandelaar.

7.14.7 Afronding na het passeren van de verdelingsakte

Na het tekenen van de verdelingsakte moet het dossier nog verder worden afgewikkeld.

Afhankelijk van de inhoud van de verdelingsakte, zijn veelvoorkomende werkzaamheden:
– het versturen van afschriften naar de Dienst voor het kadaster en de openbare registers voor inschrijving;
– het royeren van de waardeloos geworden hypotheekinschrijving(en);
– het versturen van de ingevulde formulieren ter uitvoering van de Wet verevening pensioenrechten;
– het bijwerken van het handelsregister;
– het bijwerken van het aandeelhoudersregister;
– het versturen van afschriften naar partijen en derden belanghebbenden;
– het opstellen van de declaratie;
– het bijwerken van de kaartenbak; en
– het ordenen en archiveren van het dossier.