2.1.1 Het eerste contact

Het eerste contact met de cliënt die een nalatenschap aanbrengt bij een notariskantoor kan op verschillende manieren tot stand komen:
• een telefoontje waarin informeel om informatie over de afwikkeling van de nalatenschap wordt gevraagd of waarin heel concreet gevraagd wordt om een afspraak te maken;
• een spontaan bezoek aan kantoor, met dezelfde vragen;
• via een website of de website van de notaris;
• een intermediair (accountant, belastingadviseur, makelaar, advocaat etc.) die het notariskantoor vraagt te assisteren bij de afwikkeling van een nalatenschap of die helemaal ter hand te nemen.

Dat eerste moment is voor de boedelafwikkeling erg belangrijk. Hoe moet een notaris reageren? Een stel folders opsturen en verder afwachten? De cliënt onmiddellijk op gesprek vragen om de boedel binnen te halen?

Voor elke behandelaar geldt: actief boedelen, de regie van de afwikkeling in handen houden en niets aan het toeval overlaten. Zorg dat het verwachtingspatroon van de cliënt ten aanzien van de dienstverlening door de behandelaar overeenkomt met hetgeen de behandelaar ook daadwerkelijk zal doen. Er is maar één methode om beider verwachtingspatronen met elkaar overeen te laten komen: zo veel mogelijk informatie verstrekken en de cliënt op de hoogte houden van de stand van zaken. Vgl. de tuchtrechtuitspraken van Hof Amsterdam 12 juli 2007, opgenomen in onderdeel 9.2.207 en Hof Amsterdam 25 oktober 2007, opgenomen in onderdeel 9.2.210, Kamer voor het notariaat Arnhem-Leeuwarden 21 juli 2015, Notariaat Magazine 2015,