4.1 Inleiding
4.1.1 Overgangsrecht
4.1.2 Plan van aanpak
4.2 Van het eerste contact tot en met het opstellen van een verklaring van erfrecht
4.2.1 Het eerste contact:
• voorlichting;
• eerste inventarisatie van gegevens;
• toezending stukken:
– een eerste brief;
– een brief aan de intermediair;
– een folder met globale informatie over de afwikkeling van nalatenschappen;
– een algemeen vragenformulier;
– algemene informatie over de dienstverlening van de notaris en dat van het betreffende notariskantoor in het bijzonder, met eventuele algemene voorwaarden, de bij boedelafwikkeling gehanteerde tarieven en een opdrachtformulier;
4.2.2 De eerste informatie:
• bij cliënt op te vragen informatie:
– de overlijdensakte;
– het paspoort of een ander legitimatiebewijs van de overledene en de vermoedelijke erfgenamen;
– trouwboekje of partnerschapsboekje;
– eventueel gemaakte huwelijkse voorwaarden of partnerschapsvoorwaarden;
– eventueel aanwezige afschriften van testamenten of codicillen;
– gegevens over de samenstelling van de nalatenschap;
• opzoeken kantoordossiers;
• maken afspraak werkverdeling behandelaar-cliënt; het invullen van het basisvragen formulier
• te regelen praktische zaken:
– in kennis stellen overlijden;
4.2.3 Het eerste gesprek
4.2.4 De recherche
4.2.4.1 Inleiding:
• het beeld van de nalatenschap:
– wie zijn de erfgenamen?
– wat is de samenstelling en omvang van de nalatenschap?
• onderzoek:
– aanvraag Centraal testamentenregister te ’s-Gravenhage;
– aanvraag Basisregistratie Personen van de vermoedelijke erfgenamen via NotarisNet;
– eventueel: onderzoek in de registers van de burgerlijke stand (als de Basisregistratie Personen onvoldoende of niet betrouwbare informatie verschaft);
– eventueel: onderzoek huwelijksgoederenregister; dit onderzoek vindt plaats ter griffie van het arrondissement waar het huwelijk is voltrokken;
– eventueel: onderzoek boedelregister (als onzekerheid bestaat over de eventuele benoeming van een vereffenaar of als de kans bestaat dat een andere notaris zich reeds heeft ontfermd over de boedel);
– onderzoek in het curateleregister (zie www.rechtspraak.nl);
– onderzoek in het faillissementsregister naar faillissementen, surseances en schuldsaneringen (zie www.rechtspraak.nl).
4.2.4.2 Centraal testamentenregister:
• opvragen testament collega;
• opvragen uit een van de Centrale Bewaarplaatsen van Notariële archieven;
4.2.4.3 Basisregistratie Personen
4.2.4.4 Registers van de burgerlijke stand
4.2.4.5 Het huwelijksgoederenregister
4.2.4.6 Het boedelregister
4.2.4.7 Bijzondere handelings- en beschikkingsbevoegdheidsbeperkingen:
• andere wettelijke rechten, minderjarigheid, meerderjarigenbewind, curatele, faillissement, surseance en schuldsanering;
• 2.1.4.8 onderzoek naar mogelijke onwaardigheid;
4.2.5 De opdracht aan de notaris:
• afspraken omtrent de notariële werkzaamheden:
• het maken van een verklaring van erfrecht;
• het verzorgen van de aangifte erfbelasting;
• het vastleggen van de vorderingen van de overige erfgenamen;
• opdrachtformulier;
• opdrachtformulier vervolgwerkzaamheden;
4.2.6 Het benaderen van de erfgenamen en overigen; deontologie;
4.2.6.1 Inleiding:
• brief aan overige erfgenamen;
• keuze erfgenamen voor (beneficiaire) aanvaarding of verwerping;
• schriftelijke verklaring van zuivere aanvaarding);
4.2.6.2 (Beneficiaire) aanvaarding en verwerping:
• keuze erfgenamen zuivere aanvaarding, beneficiaire aanvaarding of verwerping;
• vormvoorschriften uitbrengen keuze;
• minderjarigheid, meerderjarigenbewind, curatele, faillissement, surseance en schuldsanering;
4.2.6.2.1 Processchema kantonrechter art. 4:192 lid 2, eerste zin: stellen termijn keuze aanvaarding/verwerping;
4.2.6.2.2 Processchema kantonrechter art. 4:192 lid 2, tweede zin: verlengen termijn;
4.2.6.2.3 Processchema kantonrechter aanvaarding en verwerping in geval van meerderjarigenbewind;
4.2.6.3 De ‘tenzij-clausule’:
• brief in verband met ‘tenzij clausule’ (MODEL 4.2.6.3A);
• overeenkomst tussen de erfgenamen, waarin de verdelingsafspraken, het beheer en een onherroepelijke volmacht ter effectuering van de afspraken zijn vastgelegd (MODEL 4.2.6.3B);
4.2.6.4 Het beheer en de administratie:
• brief aan overige erfgenamen; één erfgenaam belast met beheer;
• brief aan erfgenamen, behandelaar belast met beheer (MODEL 4.2.6.4A);
4.2.7 De boedelvolmacht:
• boedelvolmacht door echtgenoot aan één erfgenaam tot beheer van de nalatenschap;
• boedelvolmacht door echtgenoot aan één erfgenaam tot beheer van de nalatenschap en tot verkoop;
• brief aan cliënt in verband met intrekken volmacht;
• legalisatie handtekening;
4.2.8 De positie van legitimarissen
4.2.8.1 Inleiding; informatieplicht
4.2.8.2 Beoordeling van de positie van legitimarissen
4.2.8.3 De verklaring van berusting
4.2.8.4 Conclusie
4.2.9 Het vervaardigen van een verklaring van erfrecht;
4.2.9.1 Inleiding:
• brief notaris die is betrokken bij de afwikkeling van de nalatenschap;
4.2.9.2 De verklaring van toedeling (MODEL 4.2.9.2A);
4.2.9.3 De verklaring van executele
4.2.9.4 De verklaring van bewind
4.2.9.5 Wie krijgt een verklaring van erfrecht?
• inschrijving verklaring van erfrecht in de openbare registers.
4.2.9.6 Bijzondere bevoegdheidsbeperkende omstandigheden:
• minderjarigheid, meerderjarigenbewind, curatele, faillissement, surseance en schuldsanering;
4.3 Van verklaring van erfrecht tot en met aanslag erfbelasting
4.3.1 Inleiding
4.3.2 Aangifte of niet? Uitstel indiening aangifte:
• opvragen aangifteformulier belastingdienst;
• uitstelbrief;
4.3.3 Het verzorgen van de aanslag erfbelasting:
• aangifteformulier Belastingdienst;
• eigen aangifteformulier;
• verzoek minnelijke waardering;
• brief accordering aangifte erfbelasting;
4.3.4 Het controleren van de opgelegde aanslag en de betaling van de verschuldigde erfbelasting:
• opgelegde aanslag met een kort briefje aan de belastingplichtigen;
• brief met verzoek betaling aanslag door echtgenoot.
4.3.5 Het voeren van beheer en het verrichten van beschikkingshandelingen
• echtgenoot alleen beheers- en beschikkingsbevoegd.
4.4 Van aanslag erfbelasting tot en met de definitieve afwikkeling;
4.4.1 Inleiding; het verzorgen van de vaststelling van de vorderingen van de overige erfgenamen:
• de akte van vaststelling van de vorderingen (MODEL 4.4.1A);
• onderdelen van de akte van vaststelling van de vorderingen:
– de comparitie;
– de vererving;
– de inventarisatie van de ontbonden gemeenschap van goederen/nalatenschap per het moment van overlijden, de boedelbeschrijving;
– de berekening van de vorderingen van de kinderen;
– de bepalingen omtrent de vorderingen van de kinderen;
– de constatering van de verkrijgingen;
– slotbepalingen;
4.4.2 De comparitie
4.4.2.1 De verschijnende personen:
• de echtgenoot in de volgende hoedanigheden:
– voor zichzelf, als gerechtigde;
– als wettelijke vertegenwoordiger;
– als bewindvoerder;
– als executeur;
4.4.2.2 Bekendheid van de verschijnende personen
4.4.2.3 Gegevens partijen bij de akte
4.4.2.4 Vertegenwoordigers:
• (wettelijke) vertegenwoordigers;
• kantoorpersoneel;
• rechtspersonen.
4.4.2.5 Volmacht
4.4.2.6 Wettelijke vertegenwoordigers
4.4.3 De gegevens over de vererving
4.4.4 De inventarisatie van de ontbonden gemeenschap/nalatenschap per het moment van overlijden
4.4.4.1 Inleiding
4.4.4.2 Huwelijksgoederenregime
4.4.4.3 Inbreng
4.4.5 De boedelbeschrijving
4.4.5.1 De verplichting tot het opmaken van een boedelbeschrijving en haar vorm:
• bijzondere regels bij wettelijke vertegenwoordiging (minderjarigheid, meerderjarigenbewind, curatele);
4.4.5.2 De inhoud van de boedelbeschrijving
4.4.5.3 De eed, belofte of bevestiging
4.4.5.4 De waardering
4.4.6 De berekening van de vorderingen van de overige erfgenamen
4.4.6.1 Inleiding; inbrengverplichtingen:
• de berekening van de vorderingen;
4.4.6.2 Machtiging kantonrechter:
• verzoek tot machtiging (MODEL 4.4.6.2A);
4.4.6.2.1 Processchema kantonrechter art. 1:345: machtiging vaststelling vordering bij niet vrij beheer;
4.4.6.3 Vaststelling door de rechter;
4.4.7 Bepalingen omtrent de geldvorderingen;
4.4.7.1 Rente;
4.4.7.2 Opeisbaarheidsbepalingen;
4.4.7.3 Overdraagbaarheid van de geldvorderingen;
4.4.7.4 Voldoening van de geldvordering;
4.4.7.5 Geen wilsrechten;
4.4.7.6 Verplichtingen wettelijke vertegenwoordigers na voldoening vordering;
4.4.8 Overige bepalingen van de akte van vaststelling van de geldvordering;
4.4.8.1 Geen leveringshandeling vereist
4.4.8.2 Voldoening van schulden
4.4.8.3 Ontslag aansprakelijkheid/overneming van schulden:
• schuldoverneming;
• tweezijdige rechtshandeling tussen de erfgenamen en de schuldeiser; een akte is niet vereist;
• vormvrije toestemming van de schuldeiser;
• vormvrije kennisgeving door de erfgenamen aan de schuldeiser, maar een schriftelijke kennisgeving indien toestemming vooraf is gegeven;
Zij komt tot stand bij de overeenkomst tussen de erfgenamen en jegens schuldeiser pas na kennisgeving en toestemming.
4.4.8.4 Ontslag aansprakelijkheid/overneming van overeenkomsten:
• contractsoverneming:
• een akte opgemaakt tussen de erfgenamen;
• vormvrije medewerking van de wederpartij;
• vormvrije kennisgeving door de erfgenamen aan de schuldeiser, maar een schriftelijke kennisgeving indien medewerking vooraf is gegeven;
Zij komt tot stand op het moment dat alle erfgenamen medewerking hebben verleend.
4.4.8.5 Slotbepalingen van de akte van vaststelling van de vorderingen
4.4.8.6 De afronding van de afwikkeling na het passeren:
• het versturen van afschriften naar de Dienst voor het kadaster en de openbare registers ter inschrijving;
• het royeren van in verband met het overlijden door aflossing waardeloos geworden hypothecaire inschrijvingen;
• het bijwerken van het handelsregister;
• het bijwerken van aandeelhoudersregisters;
• het versturen van de afschriften naar de erfgenamen;
• het versturen van de einddeclaratie;
• het bijwerken van de ‘kaartenbak’;
• het ordenen en archiveren van het dossier.